Продуктивные совещания

Бесконтрольное проведение совещаний вредит продуктивности работы. Хорошо организованное совещание — это информационный инструмент, средство обмена мнениями, создания в команде творческой обстановки. Плохо организованное совещание — кладбище времени и идей. О том, как правильно проводить совещания, написано много. Но есть два правила, на которые меньше всего обращают внимание.

1. Проводите все совещания в неклиентские часы. Ничто так не раздражает клиента, как известие о том, что его банкир в данный момент находится на совещании. Если совещания проводятся в неклиентское время, они непроизвольно «залезают» в привычные часы для коктейля или грозят захватить уикэнд, что отбивает охоту затягивать заседание.

2. Все совещания нужно строить по «закону заката» в рамках годового цикла. Возобновление совещаний возможно только после того, как все участники уверены в их эффективности.

Вернемся к нашему вымышленному банку. Департамент коммерческих кредитов проводит совещания три раза в неделю. Совещание является одновременно внутренним кредитным комитетом, на котором одобряются кредиты, превышающие индивидуальные лимиты инспекторов. Впрочем, на совещаниях есть что обсудить и помимо кредитов (см., например, повестку совещания в таблице 4.3).

Таблица 4.3
Повестка совещания в департаменте коммерческих кредитов

Руководитель департамента председательствует, руководитель кредитно-информационного отдела выполняет функции секретаря. Кредитные аналитики учатся и помогают кредитным инспекторам в проведении презентаций. Стандартная повестка совещания включает:

• ревизию срочных векселей, вопросы их ставок и дисконтов (подробнее см. главу 6);
• анализ бюджета. Ежемесячно кредитный менеджер рассматривает фактические результаты исполнения бюджета подразделения. Анализ охватывает остатки по ссудным счетам, доходность, чистый процентный доход, резервирование на покрытие убытков по ссудам, расходы и т. д. Старший менеджмент рассматривает бюджетные результаты банка в целом;
• доклады кредитных инспекторов совещанию о своих ссудах, размер которых превышает их индивидуальный лимит. Руководитель и другие кредитные работники получили материалы по этому вопросу заблаговременно;
• ревизию просроченных векселей, платежей, вопросы анализа финансовых отчетов клиентов, обеспечения и страхования кредитов. Эта тема рассматривается в главе 5;
• обзор отклоненных кредитных заявок. Чтобы иметь полное представление о том, чем заняты инспекторы, кредитный менеджер должен следить за тем, какие типы ссуд и почему отклоняются. Результаты такого обзора периодически докладываются совету директоров, также для лучшего понимания последним нюансов кредитной работы;
• обучение. Кредитные работники ежемесячно получают информацию о новшествах, затрагивающих их повседневную деятельность. Презента. ции обычно проводятся кредитными аналитиками или инспекторами. Для кредитных аналитиков разработка и проведение презентаций — важная часть их учебного процесса. Тем самым аналитики не только изучают тех. нические вопросы работы, но также получают необходимые навыки письменного и устного изложения.

В департаменте ежегодно проводится общая дискуссия об эффективности таких совещаний. Рассматриваются конкретные предложения по их совершенствованию.