Основные причины дефицита времени

«Что значит золото и серебро в сравнении со временем, когда одной минуты нельзя купить за все золото мира, и когда малейшее мгновение стоит вечности?» — вопрошал Иоанн Златоуст еще на заре цивилизации, но и тогда уже сетовал, что люди не умеют ценить самую драгоценную в мире вещь.

Человек, умеющий эффективно распоряжаться своим временем, всегда более успешен, большего добьется в жизни и в конечном итоге сможет полнее реализовать себя.

Причины, вызывающие нехватку времени в работе менеджеров, можно подразделить на внешние и внутренние.

I. Внешние причины. Внешние причины дефицита времени обусловлены воздействиями окружающей среды и не зависят от личных качеств и способностей руководителя. Сюда в первую очередь относятся следующие:

1. Нагромождение работ. Такая проблема возникает, когда руководитель стремится делать всюработу сам и часто за выполнением мелких и незначительных дел не успевает заняться наиболее важными. Это говорито том, что он не имеет представленияо степени важности работ, не занимаетсяустановкой приоритетов и разбивкойзадач на более и менее значимые.Помочь в этом случае может анализи постоянное сопоставление данной, конкретной работы, которую необходимовыполнить, с конечными, стратегическими целями организации. Такое сопоставление наглядно покажет, какиезадачи связаны с решением ключевыхвопросов и поэтому должны быть выполнены только руководителем, а какие неимеют глобального значения и могутбыть поручены другим сотрудникаморганизации.

2. Неэффективный информационный обмен. Если система коммуникаций на предприятии продумана плохо, руководителю приходится тратить дополнительное время на получение необходимойинформации.Руководителям организаций, в которыхсуществует подобная проблема, необходимо пересмотреть схему движенияинформационных потоков внутри организации и более четко определить,с какими именно блоками информациидолжно работать каждое конкретноеподразделение фирмы.

3. Слабая мотивация труда. На предприятиях, где высшее руководство не заботится о создании системыстимулирования труда, как правило, традиционно низкая производительность.Менеджеры среднего и низового уровнейне стремятся сделать свою работу эффективной, работают с прохладцей, чтов результате порождает несвоевременноевыполнение производственных заданийи хроническую нехватку времени.

Выходом из этой ситуации будет разработка мероприятий, направленных на усиление мотивации у сотрудников предприятия, с учетом того, что мотивом для повышения эффективности труда может быть не только материальное поощрение, но и перспективы карьерного роста.

ІІ. Внутренние причины. Внутренние причины дефицита времени зависят от характеристик личности руководителя, таких как организованность и самодисциплина, особенности темперамента, склонность к самоанализу, умение признавать свои ошибки. Среди таких причин можно выделить следующие:

1. Постоянная спешка. Иногда руководителям кажется, чточем чаще они будут демонстрироватьнехватку времени, тем значимее будет выглядеть их персона в глазах подчиненных. Но на самом деле это самообман,и в современных организациях, гдеосновная часть работников имеет достаточно высокий уровень образования,такая тактика давно уже не проходит.Кроме того, само восприятие образатакого руководителя у подчиненныхбудет скорее всего отрицательным,и в глазах сотрудников он будет выглядеть не как человек, несущий непосильную ношу срочных и неотложных дел,а как человек, не умеющий организоватьсвое время.

2. Постоянные доработки дома. Эта проблема тесно связана с предыдущей, поскольку все время спеша и неуспевая ничего сделать на работе, руководитель вынужден доделывать своидела в нерабочее время. Постоянно действуя в таком режиме, руководитель неуспевает отдыхать, что сказывается наего работоспособности и в конечномитоге ведет к упадку здоровья.

3. Суетливость. Эта черта во многом обусловленахарактером и особенностями темперамента человека, ему часто бываеттрудно бороться с самим собой. Но когдаруководитель ясно видит, что какие-тоего личностные качества отрицательносказываются на результатах работы, ондолжен сознавать, что если хочет бытьуспешным в своем бизнесе, то необходимо от таких качеств избавиться.Кроме того, суетливость может быть вызвана неумением организовать свой день, когда плохо спланированная последовательность дел заставляет метаться от одного к другому и в результате в конце рабочего дня у руководителя остается ощущение, что не сделано ничего.

4. Бесплановость работы. Человек, привыкший все делать спонтанно, решать проблемы по мере ихвозникновения, не думая о том, что многие из них можно было бы предотвратить, не видит необходимости в планировании своих действий. Придерживаясьтаких принципов в личной жизни, онпереносит их и на общий стиль жизнисвоей организации.Постоянный дефицит времени неизбежно будет являться неотъемлемойчастью подобного поведения. Ведь, нежелая продумывать свои действия хотябы на несколько шагов вперед, руководитель не сможет предвидеть и того,сколько времени понадобится для решения очередной возникшей проблемы илидля выполнения очередной неотложнойзадачи. Неслучайно планирование выделяется как одна из основных функцийуправленческой деятельности.

5. Нежелание видеть проблему. Иногда менеджер не воспринимаетпостоянную нехватку времени какрезультат своей неорганизованности, а склонен думать, что все дело в том, чтосейчас у него накопилось слишком многодел, но через некоторое время поток неотложных дел схлынет, и он снова будетвсе успевать. Не усматривая в существующем положении проблемы, менеджерне будет пытаться решить ее, что в конечном итоге грозит завести его во временной цейтнот.

Чтобы не доводить дело до крайности, необходимо периодически проводить анализ своего рабочего дня, сопоставляя запланированные работы по их значимости для конечных результатов деятельности фирмы, а также контролируя затраты времени на выполнение этих работ.

 

Планирование в системе тайм-менеджмента

Чем подвижнее и изменчивее внешняя среда, тем больше необходимость планирования как средства разработки определенной линии поведения в этой среде. Американскими исследователями установлена высокая положительная корреляция между планированием и успехом организации.

И действительно, менеджер, четко представляющий, что и когда ему необходимо сделать, имеет очевидные преимущества перед тем, кто вынужден беспорядочно переходить от одного вопроса к другому, не замечая за повседневной сутолокой, что львиная доля времени тратится на решение второстепенных задач, которые можно было бы перепоручить подчиненным.

Планирование осуществляется поэтапно, сначала на продолжительный период времени (несколько лет), затем этот период разбивается на более мелкие временные промежутки. Чем меньше отрезок времени, тем более детальным должен быть план.

После того как составлен план на несколько ближайших лет, составляется план на год, а затем квартальный план, который служит инструментом контроля за годовым бюджетом.

На основе показателей квартального плана составляется план на месяц и подекадные планы, включающие конкретные количественные показатели, которых необходимо достичь за предстоящий период.

Последним этапом в планировании рабочего времени является дневной план, который представляет собой наиболее важную ступень планирования. Он представляет собой список конкретных заданий, которые необходимо выполнить в течение дня, а также предполагает разбивку дел на группы по их значимости и выделение задач, исполнение которых делегировать.

При составлении плана дня лучше оставить 40% рабочего времени свободными, чтобы иметь резерв для решения непредвиденных задач.

Планирование рабочего времени не менее важно, чем планирование деятельности организации в целом, и является составной частью самоменеджмента. Такое планирование предполагает постановку целей, оценку способов их достижения и выбор наиболее оптимальной альтернативы использования рабочего времени из всех возможных.