Друк документів в Excel.
Excelмає широкі можливості, які використовуються при друці робочих книг. Користувач може встановлювати і змінювати такі параметри, як ширина полів, орієнтація сторінок, тип вирівнювання, верхній і нижній колонтитули і т.д. Крім цього, можна вказати, що саме виводити на друк: усю робочу книгу, окремі робочі аркуші або частину одного робочого аркуша. Є також можливість автоматичного поділу інформації, яка знаходиться на робочому аркуші на кілька частин, що корисно при друці об’ємних аркушів на принтері малого формату.
Перед тим як розпочати процес друку документу, необхідно встановити параметри сторінки, що дозволить визначити вигляд, який буде мати документ після друку.
Після встановлення параметрів сторінки бажано здійснити попередній перегляд інформації перед друком. Це дозволить оцінити розміщення об’єктів на аркуші паперу і зекономити папір на пробний друк. Варто звернути увагу на те, що в Excelдосить вдало реалізовані функції попереднього перегляду, тобто вигляд електронної таблиці у вікні попереднього перегляду повністю відповідає тому, що буде отримано в результаті друку на поточному принтері.
Впевнившись у відповідності вигляду документу у вікні попереднього перегляду до потрібного користувачеві, можна розпочинати його друк на принтері.
1. Встановлення параметрів аркушів.
Для встановлення параметрів аркушів необхідно в пункті менюФайл вибрати командуПараметри сторінки. При цьому відкривається однойменне вікно. Варто зауважити, що його можна відкрити й іншими способами, знаходячись в діалогових вікнахПечать абоПредварительний просмотр.
Вікно встановлення параметрів документу складається з чотирьох закладок.
Перша закладкаСтраница. Вона містить такі розділи:
• Ориентация - встановлює просторове розміщення інформації на аркуші паперу, а саме:
- книжная - вертикальне розміщення (портретне розміщення);
- альбомная—горизонтальне розміщення;
• Масштаб - встановлює масштаб відтворення інформації на папері і складається з двох взаємовиключаючих опцій, а саме:
- установить ... % от нормальной величины - встановлює процентне відношення зображення на аркуші відносно натуральної величини електронної таблиці.
- разместить не более чем на ... стр. в ширину и ... стр. в высоту - вказує на скільки сторінок по горизонталі та вертикалі змасштабувати дану електронну таблицю. В цьому випадку програма сама підбирає масштаб таким чином, щоб повністю роз'містити зображення на дану кількість сторінок. Ця опція корисна в тому випадку, коли для друку великих за розміром електронних таблиць доводиться використовувати не широкоформатні плоттери, а звичайні принтери;
• Размер бумаги призначений для вибору з випадаючого списку розміру аркушів паперу, на яких будемо здійснювати друк.
• Качество печати - встановлює роздільну здатність при друці на принтері;
• Номер первой страницыдозволяє встановити чи змінити номер першої сторінки.
Друга закладкаПоля. В даній закладці потрібно встановити поля від країв аркуша до самої електронної таблиці:верхнє, нижнє, ліве, праве.
Крім цього, можна задати відступи до верхнього та нижньогоколонтитулів.
За допомогою опцій розділуцентрировать на странице можна відцентрувати електронну таблицю відносно країв аркуша:горизонтально - в горизонтальному напрямку, вертикально - в вертикальному напрямку.
Третя закладкаКолонтитулы складається з двох випадаючих списків, в яких можна вибрати верхнійта нижнійколонтитули. Якщо серед колонтитулів, що пропонуються в списку, немає необхідного користувачу - то його можна створити, натиснувши кнопку Создать верхний колонтитул абоСоздать нижний колонтитул. При цьому відкривається вікно:
В полеСлева вносимо текст колонтитула, який буде відображатись на лівому краю аркуша,В центре - по центрі аркуша, таСправа - на правому краю аркуша. При створенні колонтитулів можна скористатись спеціальними піктограмами, які виконують такі функції:
· викликає діалогове вікно форматування шрифту колонтитулу,
· вставляє в колонтитул номер поточної сторінки,
· вставляє в колонтитул кількість сторінок,
· вставляє в колонтитул поточну дату,
· вставляє в колонтитул поточний час,
· вставляє в колонтитул назву файла робочої книги,
· вставляє в колонтитул назву поточного робочого листа.
Остання закладкаЛист. Вона містить такі розділи:
· Выводить на печать диапазон - де можна безпосередньо вказати діапазон комірок, які будуть друкуватись на принтері. Це особливо зручно, коли діапазон досить значний і відмічання його курсором миші ускладнене. Якщо це поле залишити порожнім, то роздрукуються всі комірки із діапазону, де є інформація;
· Печать на каждой странице -вказуєзаголовки тих рядків і колонок, які будуть друкуватись на кожній сторінці (на папері);
· Печать - вказує елементи, які будуть надруковані додатково до вмісту електронної таблиці:
- сетка - сітку, що розмежовує комірки;
- примечания - примітки до комірок.
- заголовки строк и столбцов - заголовки рядків та колонок.
• Последовательность вывода страниц - призначений для встановлення послідовності виведення сторінок на друк:
- вниз, затем вправо - вниз, а тоді направо;
- вправо, затем вниз - направо, а тоді вниз.
У вікнах встановлення параметрів аркушів є ряд командних кнопок, з них
• Печать - перейти з цього вікна до вікна друку, яке буде описано трохи далі;
• Просмотр - перейти з цього вікна до вікна попереднього перегляду робочого аркушу, яке буде описано далі;
• Свойства - перейти з цього вікна до вікна параметрів принтера.
2. Попередній перегляд перед друком.
Після встановлення параметрів сторінки, бажано здійснити попередній перегляд інформації на робочому листі перед друком. Це дозволить оцінити розміщення об'єктів на аркуші паперу і зекономити папір на пробний друк. Варто звернути увагу на те, що в Excel досить вдало реалізовані функції попереднього перегляду, тобто вигляд електронної таблиці у вікні попереднього перегляду повністю відповідає тому, що буде отримано в результаті друку на поточному принтері. Вигляд інформації у вікні попереднього перегляду змінюється в залежності від характеристик поточного принтера. Наприклад, якщо на аркуші є кольорова діаграма, а поточний принтер чорно-білий, то вона відображатиметься у відтінках сірого кольору.
Викликати вікно попереднього перегляду перед друком можна вибравши командуПредварительный просмотр з пункту менюФайл. Можна також вибрати піктограму, або знаходячись у вікні встановлення параметрів сторінки натиснути командну кнопкуПросмотр.В будь-якому випадку з'являється вікно, більшу частину якого займає ділянка перегляду, в якій зображено аркуш із інфомацією, що буде роздрукована. Верхній рядок вікна попереднього перегляду займає меню, яке містить такі командні кнопки:
• Далее - переглянути наступний друкований аркуш;
• Назад - переглянути попередній друкований аркуш;
• Масштаб - наблизити зображення аркуша для детального перегляду. Аналогічну дію можна виконати, зафіксувавши курсор миші у вигляді лупи на аркуші;
return false">ссылка скрыта• Печать - перехід у вікно друку документу;
• Страница - перехід у вікно встановлення параметрів сторінки;
• Поля - встановити поля та відстані до колонтитулів в ручному режимі. При цьому потрібно курсором миші перейти до відповідної межі і коли він набуде вигляду двонаправлених стрілок, перемістити межу в інше положення;
• Разметка страницы - дозволяє перейти в режим перегляду електронної таблиці - розмітка сторінок. При цьому інформація відображається поділеною на сторінки відповідного формату;
• Закрыть - закрити вікно попереднього перегляду;
• Справка - викликати допомогу по вікні попереднього перегляду.
3. Друк робочих книг.
Впевнившись, у відповідності вигляду документу у вікні попереднього перегляду до потрібного користувачеві, можна розпочинати його друк на принтері. Для цього бажано, викликати вікно друку, вибравши командну кнопкуПечать у вікні попереднього перегляду. Це вікно можна також викликати командоюПечать у пункті менюФайл, або в контекстному меню головного меню Excel, a також комбінацією клавіш Ctrl+P.
Для друку документів використовується також піктограма, але при цьому вікноПечать не викликається, а друк розпочинається відразу із параметрами за замовчуванням (ці параметри будуть описані нами пізніше).
Вікно друку електронних таблиць досить схоже на вікно друку документів текстового процесора Word. Вікно складається з чотирьох розділів:
• Принтер призначений для вибору принтера і вказання його параметрів;
• Печатать призначений для встановлення кількості друкованих акрушів, які будуть виводитись на друк. При цьому можна вибрати одну з опцій:
- все всі сторінки (встановлено за замовчуванням),
- страницы с ... по... -вказати діапазон сторінок з якої і до якої .друкувати;
• Вывести на печать дозволяє вказати, що саме друкувати:
- выделенный диапазон)- тільки виділені комірки, та об'єкти на робочих листах,
- выделенные листы - тільки поточний аркуш, або кілька відмічених робочих аркушів,
- всю книгу - повністю всю робочу книгу.
• Копии встановлює кількість екземплярів кожного аркуша, що потрібно роздрукувати та порядок друкування копій.
Після того, як всі потрібні параметри встановлені, можна натиснути командну кнопкуOk для того, щоб розпочати процес друку на принтері.
У випадку, коли часто доводиться друкувати певну ділянку комірок, зручно встановити ділянку робочого аркуша для друку. Для цього потрібно відмітити певний діапазон комірок і в пункті менюФайл вибрати підпункт Область печати, а в ньому - командуЗадать. Якщо встановлена ділянка друку вже неактуальна, то для того, щоб зняти ділянку друку, потрібно вибрати в пункті менюФайл підпунктОбласть печати і в ньому командуУбрать.