ВЕДЕНИЕ НАРЯДОВ, КНИГ, КАРТОЧЕК, ЖУРНАЛОВ

18.1. Главным специалистом (заведующим канцелярией) к началу года составляется номенклатура дел[103], которая утверждается старшим мировым судьей.

Дополнения в номенклатуру дел вносятся с разрешения старшего мирового судьи, которые заверяются подписью главного специалиста (заведующим канцелярией). Номенклатура дел составляется на основании типовой номенклатуры дел, утвержденной Управлением.

Индексы (номера)[104] и полное наименование нарядов[105], журналов, книг должны точно соответствовать индексам и заголовкам, указанным в номенклатуре дел судебного участка (судебных участков).

Вторые и последующие тома нарядов, журналов и книг вносятся в номенклатуру дел по мере их заведения.

18.2. Все исполненные служебные документы подшиваются в наряды, которые заводятся по предметному (тематическому) принципу с учетом установленных сроков хранения документов. Наряды, как правило, заводятся на один год в соответствии с номенклатурой дел. Вся переписка по одному и тому же вопросу подшивается в одном наряде в хронологическом порядке поступления и исполнения документов по данному вопросу. Не разрешается подшивать в наряды неисполненные документы.

Подшивка должна производиться систематически. Не допускается накапливание и длительное хранение не подшитых служебных документов.

18.3. На всех подшитых в наряд документах, а также на листах журнала, книги в правом верхнем углу ставится порядковый номер графитным карандашом или нумератором. Нумерация листов в каждом томе наряда начинается с первого номера. Чистые листы в нарядах не нумеруются.

18.4. На нумерацию листов, подшивку нарядов распространяются те же правила, что и на судебные дела[106].

18.5. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в наряд текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

18.6. Наряды постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), а также судебные дела, материалы должны быть подшиты в твердую обложку.

18.7. Во всех нарядах, делах, материалах составляется внутренняя опись (форма № 16) с указанием заголовка, индекса (номера) документа, даты и номера листа в наряде.

18.8. Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно.

18.9. Подлинные личные документы в наряды не подшиваются, а возвращаются их владельцам. При необходимости в наряд подшиваются только заверенные копии этих документов.

18.10. Наряд, так же как и судебное дело, должен содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. Если количество листов в наряде превышает 250, материалы формируются в тома в хронологическом порядке. Том 2 может быть начат лишь после окончания тома 1. Дата открытия тома 2 не должна быть более ранней, чем дата окончания тома 1. На томах должен быть общий заголовок по номенклатуре дел судебного участка (судебных участков).

18.11. Обложка наряда должна содержать индекс (номер) и наименование согласно номенклатуре дел, наименование судебного участка (судебных участков), дата начала и окончания, количество листов и приложений, срок хранения в архиве судебного участка (судебных участков).

18.12. Если наряд состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого наряда, а на последующих томах – номер очередного тома.

На обложку каждого тома выносится общий заголовок по номенклатуре дел, а затем уточняется содержание каждого тома в отдельности.

Пример:

Документы оперативных совещаний мировых судей в 2 томах. Том №1 - совещания мировых судей по уголовным делам;

Документы оперативных совещаний мировых судей в 2 томах. Том №2 - совещания мировых судей по гражданским делам.

Наименование наряда[107] должно быть кратким, ясным, и в то же время полно отражать содержание подшитых в нем документов. Присваивать нарядам наименования, которые не определяют содержание подшитых в них документов («Разная переписка», «По разным вопросам» и т. п.), запрещается.

Если наряду нельзя дать одно общее наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов, подшитых в нем, или перечисления наиболее важных документов.

18.13. Оформление и подготовку к сдаче в архив судебного участка (судебных участков) нарядов и других документов, подлежащих постоянному и временному хранению (свыше 10 лет), производят секретарь суда, а также консультант, главный специалист (последние по своему виду работы).

18.14. Секретарь суда, а также консультант, главный специалист (последние по своему виду работы) обязаны тщательно просмотреть и проверить документы, помещенные в наряд, обращая особое внимание на то, чтобы в нем не были подшиты несколько экземпляров (дубликатов) одного и того же документа, черновики документов, документы без подписи мирового судьи (старшего мирового судьи), неисполненные документы.

18.15. Оконченные журналы или книги, учетно-статистические карточки оформляются для передачи в архив судебного участка (судебных участков) секретарем суда, а также консультантом, главными специалистами (последние по своему виду работы).

18.16. На обложке журнала, книги согласно номенклатуре дел проставляется срок хранения и указывается количество листов, а также даты начала и окончания производств.

18.17. На обложках журналов, книг указываются те же данные, что и на обложках нарядов, кроме количества приложений. Каждый заводимый журнал, книга должны быть пронумерованы по листам. Записи в журналах, книгах производятся ручкой. Всякое исправление должно быть оговорено и заверено подписью исправляющего. Подчистки не допускаются.

18.18. Для учета количества листов в наряде, журнале, книге и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись.

Заверительная надпись составляется в наряде на отдельном листе - заверителе, в журнале, книге - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки. Заверительная надпись составляется по установленной форме (форма № 56). Запрещается выносить заверительную надпись на обложку наряда или чистый оборот листа последнего документа. Если наряд подшит или переплетен без бланка листа - заверителя, он наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки.

В заверительной надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов наряда через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи.

В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов наряда:

- наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;

- номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет;

- номера крупноформатных листов;

- номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Все последующие изменения в составе и состоянии наряда (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

18.19. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление наряда.

18.20. Полному оформлению подлежат наряды постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения. Полное оформление наряда предусматривает:

- подшивку или переплет наряда;

- нумерацию листов в наряде;

- составление внутренней описи документов наряда (форма № 16);

- составление заверительной надписи наряда (форма № 56);

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки наряда (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

18.21. Наряды временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: составление внутренней описи, нумерация листов и подшивка материалов.

18.22. Наряды, журналы, книги, картотеки, а также служебные документы, не подшитые в наряды, подлежат хранению в шкафах, сейфах или ящиках.