ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» определяет понятие документ как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

С развитием информационных технологий наряду с понятием бумажного документа появилось понятие электронного документа.

Электронный документ— это информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным законом.

В электронных документах содержатся информация, имеющая различное представление: текст, графика, звук, изображение в коммуникационных форматах. Электронные документы хранятся как файлы на машинном носителе.

Юридическая сила электронных документов обеспечена с помощью следующих реквизитов:

1. идентификационный код источника;

2. электронная подпись автора документа;

3. код формы документа;

4. номер документа;

5. дата, время создания или модификации документа.

В традиционном бумажном документообороте авторство документа и его подлинность (аутентификация) подтверждаются рукописной подписью и печатью, поскольку текст документа и удостоверяющие реквизиты жестко связаны с материальным носителем. В электронных документах такой связи нет. Поэтому для установления подлинности автора электронного документа и отсутствия изменений, в полученном по каналу связи документе, используется электронная цифровая подпись (ЭЦП).

Согласно Закона РФ «Об электронной цифровой подписи» ¾ электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и, позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Электронная цифровая подпись признается равнозначной собственноручной подписи на бумажном носителе.

ЭЦП выполняет следующие функции:

· удостоверяет, что подписанный текст исходит от лица, поставившего подпись;

· не дает самому этому лицу возможности отказаться от обязательств, связанных с подписанным текстом;

· гарантирует целостность (неизменность) подписанного документа.

ЭЦП представляет собой несколько буквенно-цифровых символов, передаваемых вместе с электронным документом.

Способы создания электронных документов:

1. Традиционный ручной ввод информации в экранную форму установленного образца;

2. Сканирование немашинного документа и преобразование в стандартный формат машинного документа;

3. Программный способ создания машинного документа, в т.ч. вставка в документ внедренных или связанных объектов (согласно технологии OLE);

4. Импорт входных файлов коммуникационных форматов в электронный документ, которые могут рассматриваться как «вложения» и существовать независимо от основного документа либо интегрироваться с основным документом;

5. Сообщение электронной почты, сохраняемое в виде электронного документа.

Документопоток – это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную среду.

На каждом предприятии создается свой документооборот –движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) осуществляется при выполнении следующих видов деятельности:

· документирование;

· делопроизводство, т.е. организация работы с документами.

Совокупность взаимосвязанных документов, систематически используемых для процессов управления объектом, называется системой документации (СД).