АРМ РАБОТНИКА КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

Исходная для решения задач управления персоналом информация создается на основе унифицированных форм документов первичного учета кадров, плановых документов, общероссийских и локальных классификаторов (классификаторы профессий рабочих, должностей служащих, квалификационных разрядов и категорий и т.п.).

Информация по конкретному работнику содержит данные:

· о месте его работы,

· демографические данные,

· данные об образовании,

· наличие специальной подготовки,

· семейное положение,

· движение на предприятии (по структурным подразделениям, смена профессии, квалификационный рост) и др.

Выходные данные включают большой набор обобщенных показателей по различным признакам и имеют вид отчетов, списков, справок, аналитических разработок, расчетов и т.п., что позволяет осуществлять непрерывность кадрового планирования, обеспечивает многовариантность и многофакторность расчетов.

Для эффективной работы системы управления персоналом важно создать на предприятии единую автоматизированную сеть АРМ, предусматривающую взаимный обмен кадровой информацией между всеми уровнями управления на базе современных средств передачи данных.

Тем самым изменяется содержание труда работников кадровой службы, которые освобождаются от рутинной работы и выполнения лишних операций. Они работают в диалоговом режиме (режиме общения), выполняя все типы операций технологического процесса обработки данных (сбор, подготовка, ввод, обработка, вывод и тиражирование необходимой информации). АРМ кадровой службы предоставляет пользователю возможность:

· ввода и корректировки данных о работнике;

· формирования и выдачи различного рода выходных документов;

· создания новых баз данных;

· изменения структуры массива данных;

· добавления новых комплексов и задач, изменения при этом соответствующего меню;

· перерасчета данных на заданную дату и др.

АРМ специалиста по кадровой работе обеспечивает выполнение в автоматизированном режиме следующих комплексов и отдельных задач:

· информационно-справочное обслуживание;

· учет и анализ кадрового обеспечения;

· учет, анализ и подбор сотрудников организации на имеющиеся вакантные места;

· подбор резерва на выдвижение;

· расчет дополнительной потребности организации в специалистах соответствующей квалификации;

· аттестация кадров;

· формирование плана централизованного повышения квалификации сотрудников;

· анализ состава и движения руководящих кадров;

· прогнозирование и расчет перспективного плана потребности в специалистах соответствующей квалификации;

· анализ профессиональной структуры кадров;

· анализ текучести кадров.

Практика зарубежных стран свидетельствует о возможности подсоединения предприятий к межотраслевым и общегосударственным локальным сетям, что позволяет иметь более полную информацию о рынке труда в целом и даже об отдельных работниках - их прошлых мест работы, специализации, квалификации и т.п.

Разработка и внедрение АРМ кадровой службы должны проходить поэтапно, начиная с автоматизированной информационно-справочной системы по кадрам, решающей такие задачи, как:

· персональный учет кадров;

· составление отчетности по кадрам;

· анализ качественного состава и движения кадров;

· выдача по запросам требуемой информации;

· подготовка и повышение квалификации кадров.

Здесь целесообразна реализация модульного принципа построения системы (например, «Кадры»), что позволяет адаптировать систему для различных категорий пользователей, наращивать систему, расширять ее функции. Один из вариантов построения информационной системы по кадрам включает пять модулей:

1. "Штаты": формирование штатного расписания, учет вакансий по подразделениям и организации в целом;

2. "Приказы": подготовка и выполнение всех видов кадровых приказов, контроль за их исполнением;

3. "Кадры": формирование базы данных о сотрудниках, включающей сведения из личной карточки работника, сведения о результатах аттестации, повышения квалификации, перемещениях, наградах, взысканиях и др.;

4. "Справки": поиск и анализ информации по всем показателям базы данных, оперативная подготовка справок по поступающим запросам и т.п.;

5. "Статистика": подготовка стандартных форм с возможностью вывода их на печать, архивирование данных за любые периоды времени

На последующих этапах развития системы решаются задачи:

1. Аттестации кадров;

2. Подбора и расстановки кадров;

3. Планирования потребности и расстановки специалистов и др.

Основные преимущества использования АРМ в управлении персоналом:

1. Дальнейшая интеграция кадровой, экономической и социологической информации;

2. Повышение оперативности внесения изменений в информационные файлы;

3. Расширение информации, касающейся характеристики рабочих мест, содержания самой работы, определяющих требований к работнику, что позволит взаимоувязать найм нового работника с характеристиками вакантных рабочих мест (должностей);

4. Обеспечение работников при найме информацией о возможной оплате труда, профессионально-квалификационном продвижении и другими сведениями, необходимыми для своевременной оценки выполнимости ожиданий работника от нового места работы;

5. Повышение компьютерной грамотности работников кадровых служб и др.

Внедрение и практическое использование АРМ оказывает положительное воздействие на организацию труда специалиста по кадрам. Положительный социально-экономический эффект выражается в росте производительности труда и снижении его рутинности.

ПЛАНИРОВАНИЕ ПЕРСОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Основу концепции управления персоналом организации в настоящее время составляет возрастающая роль личности работника, знания его мотивационных установок, умение их формировать и направлять в соответствии с задачами, стоящими перед организацией.

В развитых странах господствует убеждение, что основу учета деятельности любой фирмы составляют высококлассные менеджеры. И одной из целей системы управления персоналом является организации процесса эффективного использования персонала. С этой целью необходимо организовать труд каждого члена коллектива таким образом, чтобы учитывалось несколько характерных особенностей функционирования современного предприятия:

· иерархия структуры как отдельно взятой организации, так и в целом между структурными подразделениями и отдельными руководствами;

· рациональная автономность структурных подразделений или отдельных руководителей;

· согласованность взаимодействия между иерархическими звеньями по вертикали;

· каналы управления персоналом как по вертикали, так и по горизонтали: административный, хозяйственный, экономический, правовой, социальный;

· концептуальное единство деятельности персонала: единая доступная терминология, режим рабочего времени, оперативности;

· упорядоченность и целенаправленность необходимой информации по решению задач организации.

Как показывает практика, недостатки в организации личного труда менеджеров, в конечном счете, приводят к неэффективному использованию ими рабочего времени – важнейшего ресурса. Поэтому, в настоящее время должно быть уделено достаточное внимание персональному менеджменту.

Ежедневное решение различных проблем управления деятельностью организации можно предоставить в виде различных функций, которые находятся в определенной взаимозависимости между собой и последовательности их решения:

· постановка целей;

· планирование;

· принятие решений;

· реализация и организация;

· контроль;

· информация и коммуникации.

Научно-технический прогресс и организационные нововведения, представляют новые требования к организации деятельности каждого отдельного работника в системе управления. При этом одним из основных моментов в процессе труда работников управленческой сферы становится рациональное планирование их деятельности, которая осуществляется как в интересах организации, так и в интересах персонала.

Планирование деятельности работников организации должно создавать условия для эффективной деятельности каждого работника:

1. Работник должен обладать необходимой ему информацией или иметь доступ к ней в любой заданный момент времени,

2. Работник должен иметь средства для работы с информацией и организации своего рабочего времени,

3. Работник должен владеть методами работы с информацией и регламентированием времени на эту работу.

При этом необходимо всегда помнить, что планирование персональной деятельности эффективно тогда, когда оно интегрировано в общий процесс планирования в организации и реализуется при помощи методов и средств современных ИТ.

Планирование персональной деятельности должно учитывать:

1. Возможность и необходимость формирования расписания рабочего промежутка времени (дня, недели, декады, месяца и т.д.);

2. Возможность и необходимость формирования последовательности выполнения задач поставленных перед работником с указанием степени участия, предлагаемого объема работ, даты завершения, перечня подразделений (или работников), подключаемых к решению задач в процессе;

3. Возможность и необходимость формирования списка контактов работника как внутри организации, так и с ниже- или вышестоящими подразделениями, с деловыми партнерами;

4. Возможность и необходимость оперативной связи между подразделениями организации и вне ее;

5. Возможность и необходимость подключения к базе данных организации и к базам данных глобальных вычислительных сетей.

По данным научных исследований известно, что у менеджеров США распределение рабочего времени по функции находятся в следующих соотношениях: 26 % организация, 18 % - планирование, 18 % - координация; 28 % - контроль.

Те 18 % времени, которые тратятся на планирование своей работы менеджерами США, считаются малыми и основная причина этого заключается в полной загрузке руководителей текущей работой – телефонные звонки, разговоры с подчиненными, почтовая корреспонденция, незапланированные посетители и т.д. Новые подходы к этой проблеме требуют научный анализ использования рабочего времени и грамотной его организации. Оказывается, что 80 % результата достигается лишь в течение 20 % потраченного времени, т.е. лишь 20 % используется продуктивно.

Реализовать планы персональной деятельности организации, учитывающие современные требования и подходы, можно лишь с использованием современных информационных технологий. Интегрированной формой организации делопроизводства и персональной деятельности является локальная вычислительная сеть с контекстом программных средств, помогающих наиболее эффективно выполнять поставленные задачи – электронный офис.

При этом необходимо учитывать иерархию проблем руководителя. На рисунке представлена схема процесса планирования рабочего времени менеджера.

Рис. 15. Обобщенная схема процесса планирования

рабочего времени менеджера