Внемашинное информационное обеспечение
Внемашинное ИОвключает в себя систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документацию.
Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно без применения средств вычислительной техники.
Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами.
Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.
Под экономическим документом понимается информационное сообщение, зафиксированное ручным или печатным способом на бланке установленной формы и имеющим юридическую силу.
Система документацииявляется основой информационного обеспечения любого уровня и представляет собой совокупность документов, циркулирующих на объекте. В ее составе выделяются системы первичной и результатной (выходной) документации.
Документы объединяются в системы документов по функциональному признаку, образуя унифицированную систему документации (УСД) – это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, отвечающих единым правилам и требованиям и содержащих информацию, необходимую для оптимизации управления в различных сферах человеческой деятельности.
Цели создания УСД:
1. Обеспечение экономической эффективности и гарантированного уровня качества информации на всех этапах обработки документов.
2. Совершенствование и уменьшение разнообразия содержания и форм документов.
Каждому документу присвоен код в соответствии с общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
Применение УСД обеспечивает:
1. Сокращение количества форм документов одинакового назначения;
2. Использование минимального количества данных, вводимых для решения функциональных задач;
3. Употребление единой терминологии;
4. Использование единых форм документов на различных уровнях управления;
5. Стандартизацию и единообразие оформления документов.
При разработке системы документации ИСУП определяется перечень входных и выходных документов, устанавливаются их характеристики, содержание, сфера применения, проектируются формы документов и рациональные схемы их движения.
Под информационным потоком понимается направленное движение информации от источника ее возникновения к ее потребителю. Причем информация передается в виде отдельных первичных документов, массивов первичных документов или файлов на машинных носителях. В ходе проектирования информационной системы экономического объекта разрабатываются графики документооборота, которые призваны исключить дублирование информации в системе, усилить контроль исполнительной дисциплины, оптимизировать систему управления объектом в целом.
Для того чтобы информацию из документов можно было обрабатывать с помощью компьютеров, она должна быть предварительно закодирована. Кодирование предполагает предварительную классификацию.
Классификация — разделение множества объектов на подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами классификации.
Объект классификации — элемент классифицируемого множества.
Признак классификации — свойство или характеристика объекта классификации, по которому проводится классификация.
Метод классификации – совокупность правил и результат распределения заданного множества объектов на подмножества - классификационные группировки в соответствии с признаками сходства или различия. В качестве объектов классификации выступают различные номенклатуры- материалы, товары, подразделения и т.п.
Различают два метода классификации:
· иерархический метод;
· фасетный метод.
Если признаков несколько и между ними существует иерархическая соподчиненность, то получают иерархическую классификацию.
Правила построения иерархического классификатора:
1. Определить число признаков, указать их наименование и соподчиненность (напр. А – факультет включает Б - специальности, Б включает В – группы, В включает Г - номера студентов в группе);
2. Определить число значений, принимаемых каждым признаком, и выбрать максимальное (напр., А принимает максимальное значение 5, Б – 5, В – 4, Г – 25);
3. Построить классификационное дерево (рис.4);
4. Построить структуру кода по схеме (рис.5).
Рис. 4. Классификационное дерево
Рис.5. Структура кода
Фасетный метод классификации предполагает, что исходное множество объектов разбивается на подмножества группировок по независимым между собой признакам классификации – фасетам.
Фасет – набор значений отдельного признака классификации, все фасеты взаимно независимы.
Каждый объект одновременно имеет классификационные признаки из различных фасетов, а классификационные группировки создаются динамически путем задания фасетной формулы – последовательности фасет и значений классификационных признаков выбранных фасетов.
Например, множество студентов можно разделить по трем признакам: пол, успеваемость и место проживания (регион). Получим независимые классы фасеты, представленные на рис. 6.
Рис. 6. Иллюстрация к фасетной классификации объектов
Полученные таким образом фасеты позволяют с помощью операций пересечения, объединения и др. получить ответы на различные вопросы.
Например, на вопрос: «Какие студенты мужского пола, проживающие в Москве, учатся на отлично?» - будет получен ответ: Петров. Для его получения составляют фасетную формулу вида:
,
где знак ∩ означает пересечение множеств.
После классификации выполняется кодирование информационных единиц. Коды необходимы для автоматического поиска информации, ее группировки, сортировки и получения сводных результатов вычислений.
Кодирование – это процесс присвоения условного обозначения (кодов) объектам. Код - условное обозначение единицы информации с помощью цифр или букв, присвоенное в соответствии с принятой системой кодирования информации.
Характеристики кода:
1. Метод кодирования;
2. Алфавит (цифры, буквы, штрихи, цвета, звуки);
3. Длина (количество знаков) и структура обозначения кода (порядок расположения знаков)
4. Помехозащищенность.
К кодам предъявляются следующие требования:
· минимально необходимая длина;
· помехозащищенность.
Система кодирования – совокупность правил, определяющая систему знаков и порядок их использования в работе с информацией.
Распространенными являются следующие системы кодирования: порядковая, серийная, позиционная, мнемоническая (код повторения), шахматный код.
Порядковая система кодированияпредполагает последовательное присвоение единицам информации условных обозначений (кодов), которые выражаются числами натурального ряда в возрастающем или убывающем порядке. Применяется при кодировании малочисленных, малопризначных и устойчивых объектов (например, коды месяцев, категорий работников, виды начислений заработной платы, единиц измерения и т. п.). Например, виды начислений заработной платы могут быть закодированы следующим образом:
Рис. 7. Порядковая система кодирования
Кодируемые объекты не должны изменяться.
Серийная система кодированияориентирована на кодирование объектов, которые предварительно сгруппированы в серии по заданному признаку. Сериям присваиваются номера с учетом их возможных расширений. Применяется при кодировании малочисленных, но неустойчивых объектов.
Построение кода операций движения животных
Рис. 8. Серийная система кодирования
Позиционная (разрядная) система кодированияприменяется при строго иерархической структуре информационного множества, что предусматривает классификацию по ряду признаков. При этом каждому признаку выделяется строго определенное число разрядов (один или несколько). Затем каждый признак кодируется отдельно, начиная с 1, 01, 001 и т.д. в зависимости от значности признака.
Например, для счета 10 «Материалы» выделяют три уровня: вид материальных ценностей (1 знак), склад (1 знак) и номенклатурный номер (2 знака). Структуру кода рассмотрим на рисунке 9.
Рис. 9. Структура кода (а) и пример кода (б)
для счета 10 «Материалы»
Комбинированная система так же, как и позиционная, предусматривает четкое выделение всех признаков номенклатуры. Но при этом каждый признак может кодироваться по любой системе: порядковой, серийной или позиционной. Комбинированная система более гибкая и широко применяется в решении экономических задач, т.к. обеспечивает автоматическое получение всех необходимых итогов в соответствии с выделенными признаками.
Мнемоническая система кодирования повторяет характеристики объекта. Например, коды гаечных ключей могут быть следующими: ключ 12х14 кодируется как 1214, ключ 14х17 – как 1417 и т.д.
Шахматная система применяется для кодирования двухпризначных номенклатур, например:
Штриховое кодирование используется для автоматизированного ввода первичной информации (в торговле, банковской системе, почтовых ведомствах и др.). С этой целью товары снабжаются этикетками с нанесенными штрихкодами. В местах приемки и продажи товаров имеются сканеры, позволяющие автоматически считывать этот код и вводить полученную информацию в компьютер для ее обработки, а также производить кассовые расчеты. Штриховой код представляет собой чередование темных и светлых полос разной ширины и основан на принципе двоичной системы счисления: широким линиям и широким промежуткам присваивается значение 1; узким – 0.
Коды обеспечивают:
Ø сокращение затрат на ввод исходных данных за счет перенесения справочных данных в макет ввода первичного документа (рис. 10),
Рис. 10. Иллюстрация применения кодов для сокращения
затрат на ввод исходных данных
Ø позволяют с помощью процедур группировки выполнять различные группировки данных для получения многоуровневого накопления результатов. Иллюстрацией может служить «Сальдовая ведомость материалов по складам» (рис. 11).
Рис. 11. Сальдовая ведомость учета материалов по складам
Таблица соответствия единиц информации и их кодовых обозначений называется классификатором. Классификатор используется для выполнения функций однозначного обозначения объектов, для обеспечения возможности группировки информации по ряду признаков, для минимизации объемов хранимых данных в информационной базе системы, для ускорения процедур поиска и обмена данными в компьютерной среде.