Автоформат, работа с автотекстом.

Наряду с проверкой правописания в Word 2000 имеются и другие очень удобные и полезные инструменты - автотекст, автозамена и автоформат,которые помогают повысить каче­ство создаваемых документов и устранить ошибки при вводе текста. Кроме того, использование этих средств позволяет заметно уско­рить и облегчить ввод текста в документ Word.

Все эти функции могут быть реализованы из диалогового ок­на Автозамена, для вызова которого можно использо­вать следующие команды

Диалоговое окно Автозамена имеет 4 вкладки:

1) Автозамена- для составления списка автоматических за­мен и установки режимов их выполнения;

2) Автоформат при вводе- для установки параметров вы­полнения автоматического форматирования при вводе текста;

3) Автотекст- для просмотра списка и ввода новых элемен­тов автотекста, а также для назначения или отмены режима автозавершения (автозаполнения) - см.

4) Автоформат для установки параметров быстрого автома­тического форматирования всего документа или выделенного фрагмента.

Хотя в назначении и выполнении этих средств имеется много общего, использование каждого из них имеет свои особенности.

Автозамена.

По существу автозамена является дополнитель­ным средством проверки и корректировки правописания в про­цессе ввода текста в документ.

Word автоматически исправляет наиболее часто встречаю­щиеся опечатки, а также орфографические и грамматические ошибки, сверяя введенные слова с заранее сформированным спи­ском автозамен. Список имеющихся автозамен отображается в диалоговом окне Автозаменана первой вкладке .

В списке элементов автозамены Word имеется множество стандартных элементов, которые используются по умолчанию, например, "апарат" заменяется на "аппарат", исправляются грамматически не сочетаемые пары слов, например, "этот сло­во" заменяется на "это слово" и т.п.

Список автозамен может дополняться и корректироваться по усмотрению пользователя. В него можно вносить слова, в кото­рых часто делаются однотипные опечатки (например, "локу-мепт"заменять на "документ" и др.).

При добавлении слова (или фрагмента текста) в список авто­замен ошибки, возникающие при вводе этого слова (или фраг­мента), исправляются автоматически, если на вкладке Автозаме­наустановлен переключатель Заменять при вводе.

Впроцессе редактирования автозамена выбирает только це­лые слова. Например, если вводится "апарат", Word не заменит его словом "аппарат" до тех пор, пока после него не будет введен пробел, Enter, точка, запятая или другой символ, указывающий на конец слова.

Если установлен переключатель Делать первые буквы предложения прописными,то Word заменяет первую букву но­вого предложения на прописную, исходя из того, что предыдущее предложение заканчивается точкой или другим символом конца предложения. Однако в некоторых случаях после точки не требу­ется ставить прописную букву, например "и т. д." или "см. рис.1".

В этих случаях можно отменить автозамену снятием соот­ветствующего переключателя в диалоговом окне Автозаменаили добавлением этого элемента в список исключений после щелчка по кнопке Исключенияна вкладке Автозамена.

Для автоматического добавления исключений в список авто­замены в диалоговом окне Исключения при автозаменеможно установить переключатель Автоматически добавлять слова в список.В этом случае после выполнения ненужной автоматиче­ской замены следует нажать клавишу Backspaceи ввести нуж­ный текст поверх автоматически исправленного. Этот вариант будет автоматически добавлен в список исключений.

Word позволяет вставлять элементы в список автозамены с сохранением параметров их форматирования. Для этого при соз­дании элемента автозамены нужно выделить форматированный фрагмент и установить, переключатель Форматированный текст.Чтобы сохранить элемент вместе с форматированием аб­заца, нужно включить непечатаемый символ абзаца в выделен­ный фрагмент.

Следует помнить, что автозамена работает только в мо­мент ввода символов текста. При открытии созданного ранее документа автозамена в отличие от программы проверки право­писания не исправляет ошибки, уже имеющиеся в тексте.

Функцию автозамены удобно использовать для упроще­ния ввода часто используемых слов и словосочетаний и даже рисунков, находящихся в тексте

Автотекст. Автотекст - это готовые поименованные фраг­менты документа, которые могут использоваться для их вставки в документ под управлением пользователя.

Автотекст служит одним из инструментов хранения и быст­рой вставки текста, рисунков, полей, таблиц, закладок и других часто используемых элементов. В программе Word имеется список встроенных элементов автотекста, классифицированных по различным категориям. Например, при создании письма можно воспользоваться такими элементами списка автотекста, как При­ветствиеи Прощание

В виде автотекста удобно сохранять часто употребляемые слова, фразы и рисунки вместе с определенным для них стилем, присвоив им собственные имена, а затем по мере необходимости быстро вставлять в документ, например:

• полное название организации;

• фамилию, имя, отчество с указанием должности;

• логотип организации;

• "шапки" стандартных форм документов;

• типовые бланки и т. п.

Элементы автотекста можно добавлять и удалять, но не ре­дактировать.

Вставить элемент автотекста можно несколькими способами:

• Вывести на экран панель инструментов Автотекст,раскрыть список Все элементыи щелкнуть по нужному элементу

• Ввести команду ВСТАВКА►Автотекст, выбрать в списке один из разделов и щелкнуть по вставляемому элементу автотекста.

• Ввести команду СЕРВИС► Автозамена и на вкладке Ав­тотекст выбрать в списке элемент автотекста и щелкнуть по кнопке Вставить .

• Ввести с клавиатуры имя автотекста'и нажать клавишу F3

Для создания нового элемента автотекста нужно выде­лить в документе весь элемент автотекста, а затем использовать один из способов:

• Вывести на экран панель инструментов Автотекст и щелкнуть по кнопке Создать, а затем ввести имя элемента авто­текста .

• Ввести команду ВСТАВКА►Автотекст►Создать, а за­тем ввести имя элемента автотекста.

• Ввести команду СЕРВИСА Автозамена и на вкладке Ав­тотекст ввести имя элемента автотекста и щелкнуть по кнопке Добавить.

Для часто используемых элементов автотекста можно создать на панели инструментов новые кнопки и в дальнейшем использо­вать их для вставки соответствующих элементов автотекста.

В диалоговом окне Автозамена на вкладке Автотекст можно включить режим автозаполнения, установив переключа­тель Автозавершение для автотекста и дат. Этот режим позво­ляет автоматически записывать полный вариант слова или фразы после ввода только нескольких первых букв. Автозаполнение можно применять для быстрого ввода не только элементов спи­ска автотекста, но и:

• текущей даты;

• дней недели;

• названий месяцев;

• имени автора документа и названия организации.

Если включен режим автозавершения, то после ввода не­скольких первых букв имени автотекста, дня недели, месяца или текущей даты Word выведет соответствующий элемент в виде всплывающей подсказки в маленьком текстовом окне желтого цвета.

Для вставки этого элемента нужно нажать клавишу F3 или Enter. Чтобы проигнорировать вставку, нужно продолжить ввод символов текста.

При создании и использовании элементов автотекста и авто­замены необходимо иметь в виду следующие их особенности:

1. Фрагменты автотекста и автозамены сохранятся в шаблоне документа, поэтому они доступны всем документам, Которые создаются на основе данного шаблона. Автотекст одного шаблона может быть добавлен к содержимому автотекста другого шаблона.

В качестве названий ("кодов") элементов автотекста и ав­тозамен нельзя использовать символы или их сочетания, имею­щие самостоятельное значение, например, союзы, предлоги (и, а, над и т.п.), так как при вводе этих символов они будут автомати-чески заменяться на закодированный ими элемент, а вставка в текст документа самих союзов и предлогов будет невозможна.

3. Делая выбор между использованием автотекста и автоза­мены, следует иметь в виду, что, несмотря на их сходство, авто­текст и автозамена - это два разных способа автоматической вставки элементов. Основное их различие состоит в том, что ав­тозамена работает в динамическом {автоматическом) режиме, а элементы автотекста вставляются в документ под управлением пользователя.

4. Для использования вставки с помощью автозамен фраг­ментов, включенных пользователем в список элементов автоза­мен, приходится запоминать названия ("коды") этих элементов, а при использовании автотекста можно делать выбор из раскры­вающегося списка. Кроме того, список элементов автотекста можно распечатать. Для этого нужно ввести команду ФАЙЛ►Печать,а затем в диалоговом окне Печатьв поле Напечататьвыбрать Элементы автотекста.

5. Увеличение списка автоматически заменяемых слов за­медляет работу программы, так как при выполнении автозамены происходит сравнение введенного фрагмента со всеми элемента­ми сформированного списка