Методика регламентации процессов

Если организация приступает к системному внедрению процессного подхода, то и задача регламентации деятельности должна решаться системно. На рисунке 4 показаны шаги методики поэтапной регламентации процессов организации.

На первом шаге необходимо создать структуру документации организации, причем не обязательно сложную. Достаточно определиться, какие типы документов и на каком уровне будут использоваться для регламентации деятельности. Полезно помнить о принципе простоты: документы должны быть как можно проще, а их количество как можно меньше.

Рисунок 4 – Методика регламентации процессов организации

На втором шаге следует разработать, согласовать и утвердить основные формы документов, например такие шаблоны, как:

• регламент выполнения процесса;

• документированная процедура;

• операционная карта процесса;

• положение о подразделении;

• должностная инструкция;

• прочие.

На третьем шаге необходимо разработать, согласовать и утвердить документированную процедуру управления НМД. В этой процедуре, общей для всей организации, должны быть раскрыты требования к разработке, согласованию, утверждению, использованию, хранению, актуализации НМД внутреннего и внешнего происхождения. Наличие данной процедуры необходимо для того, чтобы создаваемые по ходу регламентации документы управлялись в организации соответствующим образом.

На четвертом шаге необходимо разработать и утвердить план по регламентации деятельности организации. Рекомендуется разрабатывать данный план на основе системы процессов. В этом случае проще будет определить приоритеты и последовательность регламентации.

Пятый шаг является достаточно сложным и длительным. На этом этапе разрабатывается НМД, общая для организации. В первую очередь акцент делается на документы, регламентирующие процессы управления организацией, в том числе деятельность органов ее управления и высшего менеджмента. Кроме того, на данном этапе могут быть разработаны наиболее важные и актуальные документированные процедуры и стандарты организации.

Шестой и седьмой шаги могут выполняться параллельно, если это допускают выделенные на проект ресурсы. На шестом шаге выполняется регламентация процессов верхнего уровня. При этом детального описания всех процессов организации не требуется. Важно определить границы процессов, ответственность менеджеров и порядок управления процессами. На седьмом шаге разрабатываются положения о подразделениях. В случае, когда система процессов организации построена корректно, это сделать просто. Если непонятно, в каких процессах участвуют подразделения, то разработку положений о подразделениях целесообразно выполнять после определения и регламентации процессов, хотя бы на верхнем уровне. При разработке регламентов выполнения процессов и положений о подразделениях используются система процессов и система показателей организации.

После того как разработаны регламенты процессов, можно заняться детальным описанием и регламентацией процессов на более низких уровнях (восьмой шаг) и регламентацией деятельности сотрудников (девятый шаг). Для описания на нижнем уровне целесообразно использовать операционные карты процессов. Не следует разрабатывать карты на все подпроцессы, указанные в регламентах процессов верхнего уровня. Необходимо регламентировать только наиболее важные процессы. Регламентирующая документация для сотрудников (должностные и рабочие инструкции) должны быть максимально конкретными и привязанными к реальным процессам организации.

Следует отметить, что разработка НМД организации требует значительных затрат времени. Общая трудоемкость создания НМД состоит из двух частей – разработки и согласования документов. Существуют следующие закономерности:

• трудоемкость согласования документа, регламентирующего деятельность на межфункциональном уровне (например, «Стандарт на вид деятельности», сравнима с затратами труда (или превышает их) на разработку документа;

• общая трудоемкость разработки зависит как от сложности документа («Процесс производства продукции»), так и от его важности для организации в целом («Процесс управления компанией»);

• трудоемкость разработки документов нормативно-методического характера определяется несколькими факторами:

- желание руководителей верхнего уровня разработать реально работающую документацию в разумные сроки;

- корпоративную культуру организации;

- уровень организации проекта;

- квалификацию сотрудников, занятых разработкой НМД;

- наличие шаблонов на основные типы документов;

При нормальной организации проекта, наличии поддержки руководства и квалифицированного персонала можно существенно снизить трудоемкость и календарные сроки разработки, согласования и утверждения НМД.