Документ 2. Подготовка мероприятия по модели Jetta. Чек-лист (компания Volkswagen)

Рекомендованные мероприятия	Срок	Ответственное лицо	Комментарии
Подготовительный этап
Проверка наличия автомобилей к началу мероприятия
Разработка концепции мероприятия, сценарий, музыкальное сопровождение, видеоряд, бюджет, подрядчики и т.п.
Формирование рабочей группы по подготовке мероприятия, распределение обязанностей
Написание задания подрядчикам, ответственным за мероприятие: сценарий, свет, звук, кейтеринг, гардероб, развлекательная часть, фото отчет и пр.
Разработка меню мероприятия
Разработка/ заказ подарков гостям мероприятия
Разработка/ заказ подарков Клиентам модели Jetta (кол-во рассчитывается исходя из планов продаж модели)
Заказ достаточного количества информационного и рекламного материала в салоне дилера (каталоги и прайс-листы по модели, буклеты по предоставляемым услугам в салоне дилера)
Согласование Согласование всех элементов подготовки к мероприятию (сценарий, тексты выступлений) и макеты (пригласительные, оформление места проведения, сувенирная продукция и пр.)
Рекламная кампанияРазработка рекламной кампании, анонсирующей появление автомобиля в салоне с приглашением клиентов на индивидуальный тест-драйв.
Согласование рекламной кампанииСогласование медиа-плана кампании и макетов (наружная, печатная, радио-, интернет-, ТВ-реклама)
Приглашения Составление списка гостей, которых необходимо пригласить на мероприятие (возможно, предварительный обзвон, чтобы проверить базу данных на наличие верных адресов). Рассылка приглашений.
Этап проведения кампании. 7 дней до мероприятия.
Оформление зоны продаж POS-материалы: панно, плакаты для штендеров
Оформление территории Флаги на флагштоки, оклейка фасада здания, оформление зоны парковки
Подготовка демо-автомобиляОклейка автомобиля, заказ подномерных табличек с надписью "Новый Jetta", выставление автомобиля в центре салона, выставление автомобиля под покрывалом
Подготовка тест-драйва выбор и согласование маршрута тест-драйва, подготовка тестового автомобиля (оклейка), разработка графика тест-драйва
Не забыть Не забыть о бэджах, визитках, регистрационных стойках. Согласовать с подрядчиками график работы (ввоз оборудования, монтаж, демонтаж) на мероприятии
Внешний видОбеспечить идеальную чистоту, наличие внешних и внутренних указателей и образцовых условий в месте проведения мероприятия
Проверка готовности к мероприятиюПроверка себя еще раз по контрольному чек-листу. Всё ли готово к мероприятию? Прогон/репетиция всей программы, чтобы избежать непредвиденных моментов. Проинформировать все службы: ресепшн, отдел продаж, сервиса и т.п. о готовящемся мероприятии.
Работа со СМИПодготовка пресс-материалов по мероприятию (пресс-релиз по мероприятию, пресс-кит по модели (запрашивается у импортера). Рассылка информационных материалов по базе целевых СМИ. Приглашение ведущих пишущих журналистов на мероприятие.
Гостеприимство Лично поприветствовать столько гостей, сколько возможно.
Follow-up
Анализ эффективности Не забывайте оценить эффективность проведенного мероприятия. Появилась ли ответная реакция со стороны гостей? Сколько тест-драйвов организовано? Сделана ли предварительная запись? Что можно учесть и улучшить при проведении следующего мероприятия?
МониторингМониторинг вышедших по итогам проведенного мероприятия материалов в СМИ, рассылки пресс-релиза. Подготовка пресс-клиппинга по итогам вышедших статей.
ОтчетностьПодготовьте отчет по проведенному мероприятию (форму для отчета можно скачать на маркетинговом сайте в разделе маркетинг / формы отчетности / отчет по мероприятию. К отчету должны быть приложены актуальный чек-лист мероприятия, сценарий мероприятия, фотоотчет, документы об оплате (сводная таблица затрат, копии платежных поручений, подтверждающих факт оплаты, копии счетов-фактур, актов, накладных).
Благодарность Поблагодарите всех, кто внес свой вклад в успех мероприятия. Например, можно разослать благодарственные письма всем подрядчикам и Клиентам.