Тема 1.7. Первичное наблюдение
· Первичные документы как носители исходной информации о хозяйственных операциях.
· Документация, ее сущность и значение.
· Классификация документов.
· Порядок оформления и обработки документов.
· Основные требования, предъявляемые к заполнению документов.
· Документооборот и порядок хранения документов.
· Инвентаризация и ее значение в бухгалтерском учете.
· Первичные документы как носители исходной информации о хозяйственных операциях.
Бухгалтерский учет осуществляет сплошное и непрерывное наблюдение за разнообразными хозяйственными операциями, происходящими в организации. Сбор информации происходит в системе первичного учета в ходе первичного наблюдения. Первичный учет — это процесс сбора, измерения, регистрации, накапливания и хранения информации. Он составляет основу последующей обработки информации. На этой стадии учета первоначальные сведения о хозяйственных фактах, произошедших на складах, в цехах, отделах, отражаются в первичных документах. Документ (лат. dokumentum — доказательство) представляет собой письменное доказательство того, что хозяйственная операция действительно произошла, или доказывает право на ее осуществление.
Первичный документ— письменное доказательство того, что хозяйственная операция действительно произошла или доказывает право на ее осуществление.
Первичный учетный документ – любой материальный носитель данных, который позволяет юридически доказательно подтвердить факты хозяйственной деятельности и право на их совершение.
Это материальный носитель информации об объекте первичного наблюдения. Значение бухгалтерских документов велико, так как от своевременности и качества составления документов зависит качество составленной на их основе отчетной документации. Документы широко используются в управлении предприятием. В формах многих документов даются распоряжения о совершении хозяйственных операций. Документирование создает основу для предварительного и последующего кон-троля за законностью и целесообразностью хозяйственных операций. Предварительный контроль осуществляется работниками предприятия в момент подписи документов на совершение операций. Последующий контроль производится путем проведения документальной ревизии и аудиторских проверок. Документы играют большую роль в обеспечении сохранности собственности предприятия. Строгое соблюдение правил приема и отпуска ТМЦ, денежных средств только на основании правильно оформленных документов предотвращает возможность злоупотребления материально ответственных лиц. Они широко используются при анализе хозяйственной деятельности предприятия, в судебных органах, арбитражах, при рассмотрении различных хозяйственных споров.
Для того чтобы документ стал основой бухгалтерского учета, он должен удовлетворять требованиям, которые определены Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности», инструкцией по архивам и делопроизводству Республики Беларусь и другими законодательными актами. Документ должен оформляться на бланках и иметь обязательные реквизиты и определенный порядок их расположения, установленный ГОСТ ом.
· Документация, ее сущность и значение.
Основой осуществления бухгалтерского учета в организации является соответствующая технологическому процессу схема движения документов. Документирование хозяйственных операций заключается в восприятии данных об операции (подсчет, измерение) и занесении полученных данных в документ (заполнение его реквизитов).
Сбор исходных первичных данных и заполнение документов — трудоемкий процесс. На первичный учет приходится от 40 до 60% объема всей учетно-экономической работы. Первичный учет может осуществляться ручным и автоматизированным способом.
Основным способом первичного отражения и контроля всех хозяйственных операций является документация.
Документация - один из элементов метода бухгалтерского учета, является способом сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения необходимых сведении о совершившихся хозяйственных явлениях, а также осуществление последующих записей в системе счетов бухгалтерского учета. Независимо от способов записи исходных данных каждая хозяйственная операция должна быть оформлена документом в момент и по месту ее совершения.
Документация представляет собой совокупность документов, составляемых на все хозяйственные операции. Содержащиеся в них данные служат в дальнейшем единственным основанием для отражения хозяйственных операций в текущем бухгалтерском учете.
Значение документации в работе организаций не ограничивается тем, что она:
· служит средством обоснования учетных записей;
· имеет большое оперативное значение. Бухгалтерские документы используются для передачи распоряжений от распорядителей к исполнителям, т.е. применяются для руководства и управления хозяйственной деятельностью.
· выполняет контрольную функцию, т.е. посредством документации контролируется правильность совершенных операций, устанавливаются причины тех или иных хозяйственных нарушений, особую роль играет документация в борьбе за сохранность собственности. Документация позволяет вскрывать случаи хищения собственности и разного рода злоупотреблений, а нередко и предупреждать их.
· правовое (юридическое) значение документации. Подтверждая правильность зарегистрированных в учете фактов, документы являются неопровержимым доказательством при спорах, возникающих между данной организацией и другими органами и лицами. Их используют органы суда и арбитража при решении вопросов о различных претензиях, проверках полноты выполнения договоров и других обязательств.
· выполняют аналитическую функцию, т.е. ведется текущий анализ выполняемой работы.
· Классификация документов.
Для облегчения изучения и использования большое разнообразие первичных документов классифицируется. Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам:
• назначению;
• последовательности (времени) составления;
• способу использования или степени охвата хозяйственных
операций;
• количеству позиций (строк);
• месту составления;
• форме;
• способу заполнения;
• воспроизведению информации;
• срокам хранения.
По назначениюдокументы подразделяются на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления, комбинированные.
Распорядительные — это документы, которые содержат распоряжения на выполнение той или иной операции. Назначение этих документов — передача указаний руководящих работников непосредственным исполнителям. К ним относятся приказы и записки о приеме на работу и об увольнении, об отпуске, доверенности на получение материальных ценностей, путевые листы на перевозку грузов, хозяйственные договоры и др. Эти документы подписываются руководящими лицами. Они имеют важное значение, но не подтверждают факт совершения операции, поэтому не служат основанием для отражения ее в учете.
Исполнительные (оправдательные) документы удостоверяют факт совершения операции, подтверждают их выполнение. К ним относятся акты приема-передачи основных средств, их ликвидации, товарные и товарно-транспортные накладные на отпуск товаров, отчеты материально ответственных лиц и др., подтверждающие произведенные расходы. Эти документы, как правило, составляются в момент совершения операции и используются для первичной ее регистрации и поэтому служат основанием для учетных записей.
Документы бухгалтерского оформления создаются внутри бухгалтерии для упрощения и ускорения учетных записей. Это различного рода группировочные и накопительные ведомости поступления и расхода материалов, расчеты себестоимости продукции, разработочные таблицы распределения заработной платы, расчеты амортизации основных средств и нематериальных активов, листки-расшифровки произведенных расходов, справки об исправлении ошибок и др.
Комбинированные документы объединяют признаки распорядительных, оправдательных и частично документов бухгалтерского оформления. Они содержат распоряжение на оформление операций и подтверждают ее выполнение. Эти документы находят широкое распространение, так как объединение признаков ряда документов сокращает их поток, что упрощает работу бухгалтерского аппарата. Большинство кассовых и банковских документов является комбинированным. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера, платежные требования и поручения, наряды на сдельную работу, лимитно-заборные карты, авансовые отчеты подотчетных лиц и др.
Поспособу использования(степени охвата операций) документы классифицируются на разовые и накопительные.
В разовых документах отражается одна или несколько однородных операций (кассовые ордера, акты, товарные накладные). В накопительных документах отражаются однородные хозяйственные операции в течение определенного периода (дня, декады, месяца). К ним относятся месячные лимитно-заборные карты, наряды на сдельную работу. Применение накопительных документов предпочтительно, так как при этом сокращается количество документов и расход бланков.
По последовательности (времени) составления различают первичные, сводные, производные и промежуточные документы.
Первичные документы (исполнительные, комбинированные) содержат исходную информацию, они составляются в момент совершения операции. Сводные составляются позже на основе первичных, например, авансовый отчет об израсходовании суммы, ранее полученной под отчет.
По количеству позиций (строк) в документе различают однострочные и многострочные.
В однострочном документе содержится только одна позиция (одно наименование материала, продукции), а в многострочных отражается несколько наименований. Первые выгодно применять при ручной обработке информации, а вторые — при использовании вычислительной техники. Однострочные документы удобнее группировать вручную.
По месту составления документы делятся на внутренние и внешние.
Внутренние составляются внутри организации (приходные и расходные кассовые ордера, лимитно-заборные карты, наряды на сдельную работу, документы бухгалтерского оформления и др.). Внешние поступают извне. Это приемо-сдаточные акты, платежные требования, авизо (извещения), счета-фактуры поставщиков, товарные и товарно-транспортные накладные.
По формедокументы бывают типовыми (унифицированными) и специализированными.
Типовые применяются во всех отраслях экономики республики, а специализированные — в отдельных отраслях (путевые листы строительных машин, в сельском хозяйстве — карточка учета надоя молока и др.). Большинство документов типовые.
Для оформления многочисленных хозяйственных операций, совершаемых в организациях, выписывается большое число документов, обработка которых требует больших затрат труда бухгалтерских работников.
Осуществление единого методологического руководства учетом и отчетностью в нашей республике обеспечивает возможность установления единообразных (унифицированных) форм документов.
Унификация документов — это разработка единых форм документов для учета однородных операций в различных организациях.
Создание унифицированных документов, облегчает их составление, разработку типовых проектов автоматизации учета, позволяет централизовать изготовление специальных бланков документов. Банковские и кассовые документы являются унифицированными.
По способу заполнения различают документы оформленные вручную, на пишущих машинках, ПК.
По воспроизведению информации документы подразделяются на подлинники (оригиналы), копии и выписки из документов
Подлинник — это оформленный и подписанный соответствующим образом документ в окончательной редакции. Копия — это воспроизведение всех реквизитов документа-подлинника, а выписка — копия части документа.
По срокам хранения различают документы текущего срока хранения (от 1 до 5 лет) и постоянного хранения.
· Порядок оформления и обработки документов.
Поступившие в бухгалтерию документы подвергаются формальной, арифметической и проверке по существу.
При формальной проверке устанавливается правильность заполнения реквизитов документов, а также подлинность подписей лиц, подписавших документ.
При арифметической проверке устанавливается точность вычислений.
При проверке по существу устанавливаются законность и целесообразность хозяйственных операций.
Далее документы группируются, т.е. объединяются по определенным признакам, чтобы делать записи общими итогами и составлять сводные документы. После этого производится таксировка документа — определение суммы хозяйственной операции, если в документе указаны только натуральные единицы измерения.
Последним этапом бухгалтерской обработки документов является составление бухгалтерских проводок (контировка). Информация после этого заносится в учетные регистры.
Обработанные первичные документы поступают в текущий бухгалтерский архив, в котором хранятся один год, по истечении которого передаются в постоянный архив.
В случаях реорганизации или ликвидации организации государственной формы собственности ее документы переходят к правопреемнику, а если его нет – документы сдаются на государственное хранение. При ликвидации или банкротстве организаций негосударственной формы собственности сохранность их документов должна быть обеспечена органом, зарегистрировавшим их устав.
С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, главный бухгалтер (или другое должностное лицо) может снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.
Обеспечение сохранности документов и форм отчетности, а также документооборота возложено на руководителя организации.
· Документооборот и порядок хранения документов.
Бухгалтерские документы на предприятии осуществляют оборот.
Документооборот– это движение документа от момента его создания до подшивки в дело и передачи его в архив.
Документооборот должен быть организован с соблюдением следующих требований:
· минимальное количество стадий прохождения;
· максимальное использование информации на каждой стадии движения;
· разработка графиков документоборота;
· использование в процессе обработки информации средств электронно-вычислительной техники.
· Основные требования, предъявляемые к заполнению документов.
Начальной стадией документооборота является составление документов. К составлению документов предъявляют определенные требования:
· первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это невозможно, то после ее окончания;
· должны быть заполнены все обязательные реквизиты: наименование и номер документа; наименование организации и дату составления;
основание и содержание хозяйственной операции;
количественное измерение операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей, фамилии и личные подписи участников хозяйственной операции;
· документы должны заполняться только ручкой. Некоторые документы, например, документы, которые направляются в банк, должны быть напечатаны;
· исправления (при их наличии) должны быть выполнены аккуратно таким образом, чтобы были видны старые записи. В банковских документах исправления не допускаются;
· в документах должны быть подписи лиц, ответственных за совершение операций;
· некоторые документы должны быть заполнены на бланках типовой унифицированной формы (кассовые документы, товарно-транспортная накладная и др.).
Поступать в бухгалтерию документы должны в определенном порядке и в сроки, которые устанавливает главный бухгалтер организации. За правильность содержащихся в документе данных несут ответственность лица, подписавшие документ.
· Инвентаризация и ее значение в бухгалтерском учете.
В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организация проводит инвентаризацию имущества и обязательств.
Под инвентаризацией понимается способ проверки соответствия фактического наличия имущества в натуре данным бухгалтерского учета.
Проведение инвентаризации необходимо:
• для фиксирования хозяйственных явлений, не поддающихся повседневному наблюдению в текущем учете. Например, изменение массы и количества товарно-материальных ценностей в связи с изменением в условиях хранения;
• установления расхождений, вызванных ошибками в учете;
• контроля за материально ответственным лицом.
Выявляются расхождения фактического наличия товарно-материальных ценностей и данных учета, которые возникают в результате обвесов
или обмеров при приемке и передаче ценностей, подсчете денег.
Порядок проведения инвентаризаций регламентируется Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» и Методическими указаниями по проведению инвентаризации имущества и финансовых обязательств.
В соответствии со ст. 12 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» проведение инвентаризации является обязательным в следующих случаях:
• при передаче активов государственного унитарного предприятия в аренду, а также при купле-продаже;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене руководителя организации и (или) материально ответственных
лиц;
• при выявлении фактов хищения и (или) порчи активов;
• в случае возникновения непреодолимой силы, т.е. чрезвычайных и
непредотвратимых обстоятельств.
Инвентаризации, проводимые в организациях, классифицируют по ряду признаков.
По степени охвата имущества и обязательств различают:
· полные инвентаризации, охватывающие все без исключения стороны деятельности организации;
· частичные инвентаризации, охватывающие один или несколько видов деятельности организации.
По порядку и методу проведения бывают:
· плановые инвентаризации, проводимые в соответствии с установленным графиком;
· внезапные инвентаризации, проводимые ввиду чрезвычайных
обстоятельств
В зависимости от объекта проверки различают:
· натуральную проверку, состоящую в непосредственном наблюдении объектов и определении их количества путем подсчета, взвешивания, обмера;
· документальную проверку, заключающуюся в подтверждении имеющейся дебиторской задолженности, финансовых обязательств документами.
Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в состав которой входят представители администрации организации, работа бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты и др.). Могут быть включены также специалисты внутреннего аудита организации или независимого аудита.
При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации в разных местах создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризации допускается возлагать на нее. Состав комиссии утверждается приказом руководителя организации. Отсутствие хотя бы одного из членов комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
По результатам инвентаризации составляются инвентаризационные описи или акты инвентаризации в количестве не менее двух экземпляров. Не допускается оставлять в описи незаполненные строки; на последних страницах такие строки прочеркиваются. Исправление ошибок производится корректурным способом. Эти документы подписываются всеми членами комиссии и материально ответственными лицами, причем материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
На основании описи и актов в бухгалтерии составляется сличительная ведомость только по тем ценностям, по которым установлены отклонения от учетных данных. Используя данные сличительных ведомостей и письменные объяснения материально ответственных лиц, инвентаризационная комиссия принимает решение о регулировании инвентаризационных разниц, оформленное протоколом.
Излишки имущества в бухгалтерском учете отражают по дебету соответствующих счетов, предназначенных для учета того или иного вида имущества, и кредиту счета 92 «Внереализационные доходы и расходы». Недостачи различных видов предварительно, до установления причин и виновников их возникновения, относят в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». По дебету этого счета отражается фактическая себестоимость недостачи с учетом НДС, а по кредиту — их списание.