Туристическая документация

Созданный туроператором туристический продукт (тур) подразумевает его обязательное методическое обеспечение в фирме. Методическое обеспечение воплощается в специальной технологической документации, полностью описывающей сам тур, процессы его воспроизводства и услуги предоставляемые туристам. Это необходимо для четкой, оперативной и гибкой работы сотрудников фирмы, а также для возможности постоянного контроля за содержанием тура, его выполнением и для работы над его совершенствованием.

Состав и содержание технологической документации туров предусмотрены нормативными документами РФ. Туры и их технологическая документация должны отвечать нормативным требованиям, направленным на защиту прав потребителей. Они контролируются в процессе проведения сертификации туристической продукции. Технологическая документация комплектуется в папки туров.

В набор технологической документации для каждого тура обязательно включаются:

· технологическая карта туристского путешествия;

· график загрузки туристического предприятия группами туристов на определенное время;

· информационный листок в путевке туристического путешествия;

· бланки путевок типовой формы ТУР-1 «Туристская путевка»; (приложение 8)

· бланки договоров с потребителями, турагентами (в соответствии с Федеральным законом «Об основах туристской деятельности в РФ»);

· договоры с партнерами- поставщиками услуг (гостиницами, транспортными компаниями, экскурсионными бюро);

· калькуляция и расчет стоимости тура;

· описание маршрута;

· график движения по маршруту;

· карта- схема маршрута;

· текст путевой информации (для автобусных туров);

· описание технологических особенностей тура (памятка о сроках подачи заявок, заявок на транспорт, билеты, экскурсии и на бронирование в гостиничных предприятиях, предприятиях питания; бланки заявок; графики движения транспорта по маршруту; возможные пересади, ожидания и пр.);

· тексты памяток для туристов

· справочные материалы по маршруту;

· варианты рекламных проспектов и буклетов;

· прайс-листы (каталоги);

На автобусных турах заполняется утвержденный Министерством транспорта России «Паспорт автобусного маршрута» (в зарубежном варианте - «Листки поездки»), отражающий не только схему маршрута и технологию обслуживания, но и технические данные автобуса, километраж и особенности автодорог, запреты и ограничения автодорожного движения, придорожные пункты отдыха и питания, санитарные стоянки.

Технологическая карта туристического путешествия - это документ, наглядно и лаконично дающий все необходимые для работы сведения и данные по туру.

В ряде случаев (в зависимости от специфики маршрута и обслуживания) некоторые пункты могут быть опущены.

График загрузки туристических предприятий по маршруту отражает реальную загрузку туристских предприятий по маршруту и позволяет ее отслеживать и контролировать.

Информационный листок к путевке туристского путешествия содержит разделы обязательной и дополнительной информации по маршруту, предназначенной для туристов, и является неотъемлемым приложением к туристской путевке или ваучеру. Он содержит следующие данные:

· указание вида и типа туристского путешествия, основного содержания программы обслуживания в путешествии, протяженности и продолжительности всего маршрута, его походной части, категорийности походов и другой специфики;

· описание трассы путешествия – пункты пребывания, продолжительность пребывания и условия размещения в каждом пункте обслуживания (тип здания, число мест в номере, его санитарно – техническое оборудование);

· краткое описание района путешествия (достопримечательности, особенности рельефа местности и т.п.), программы обслуживания в каждом пункте;

· перечень услуг, предоставляемых за дополнительную плату;

· наличие спортивных сооружений и площадок, автостоянок, пассажирских канатных дорог, водоемов, аттракционов, детских игровых площадок, библиотек, кинозалов и т.д. и их краткую характеристику;

· адрес туристского предприятия, в котором начинается туристское путешествие, и проезд до него.

В перечень дополнительной информации входят сведения, зависящие от специфики тура:

· информация о возрастных ограничениях, приеме родителей с детьми, семейных пар;

· специальная информация для туристских путешествий с походом;

· прочая информация и рекомендации, вытекающие из особенностей и специфики конкретного тура или направления.

Туристская путевка (ваучер) содержит информацию о предоставляемых в соответствии с договором услугах и подтверждает их оплату.

Договор с клиентом на приобретение тура.

Договора с партнерами — поставщиками услуг (с гостиницами, авиакомпаниями, автотранспортными предприятиями и др.) под­тверждают возможности предоставления соответствующих услуг.

Калькуляция (расчет) стоимости тура производится суммировани­ем себестоимостей каждой отдельной услуги и нормативно заложен­ного процента прибыли (обычно составляет для туроператора 15—20% себестоимости тура).

Описание маршрута составляется в свободной форме для удобства работы менеджеров или супервайзеров по маршруту (или направле­нию), гидов, а также для приложения к договору с турагентом для включения в текст информационного листка к путевке.

График движения по маршруту составляется в табличной форме с указанием дат и времени прибытия и отправления по каждому пунк­ту маршрута.

Карта-схема маршрута составляется для линейных и кольцевых маршрутов с целью наглядности пути следования.

Маршрут — предварительно намеченный путь туристского похода, путешествия, экскурсии. Маршрут должен содержать перечень всех географических пунктов и мест, последовательно посещаемых во вре­мя путешествия, с указанием видов транспорта, используемых турис­том для передвижения между пунктами остановок (пребываний) на маршруте. Исходной и конечной точками маршрута служат пункты начала и окончания путешествия. Начало маршрута — место оказания туристу первой туристской услуги, оговоренной в договоре, конец — место оказания последней туристской услуги.

В зависимости от перемещения по пути следования на маршруте различаются линейные, кольцевые, радиальные и комбинированные виды маршрутов.

Линейный маршрут—путь следования, начало и окончание которо­го происходят в разных географических пунктах пребывания, напри­мер Хельсинки — Москва.

Кольцевой маршрут — путь следования, началом и окончанием ко­торого является один географический пункт пребывания, например тур «Америка» (Нью-Йорк — Вашингтон — Атлантик-Сити — Фила­дельфия — Нью-Йорк) или тур «Золотое кольцо России» (Москва — Сергиев Посад — Ростов-Ярославский — Ярославль — Кострома — Иваново — Суздаль — Владимир — Москва).

Радиальный маршрут — путь следования, начало и окончание ко­торого находятся в одном географическом пункте пребывания, распо­лагаясь в котором турист совершает путешествия в другие пункты пребывания, возвращаясь в пункт начала путешествия.

Комбинированный маршрут — путь следования, который содержит элементы линейного, кольцевого и радиального маршрутов в той или иной комбинации.

Описание технологических особенностей тура — это памятка о сро­ках подачи заявок на транспорт, билеты, экскурсии в музеи, брониро­вание мест в гостиницах, питание, а также напоминание о сроках и правилах оформления виз и страховок, пересадках, ожиданиях, о рабо­те гидов на приеме или зарубежных представителей, гидов сопровож­дения и т. п. Для удобства работы изготавливаются специальные бланки заявок на перечисленные услуги. Все это необходимо для оператив­ной работы персонала, контролирующего проведение данного тура.

Тексты памяток для туристов составляются в особых, необходи­мых случаях, например при организации специализированных туров (приключенческих, спортивных — по снаряжению, сохранению здо­ровья и безопасности во время путешествия и т.д.) или в случае на­правления туристов в экзотические страны. Каждому туристу, выез­жающему в страны, неблагополучные ввиду наличия там опасных инфекций (чумы, холеры, желтой лихорадки, ВИЧ-инфекции, маля­рии), выдаются индивидуальные памятки, заверенные подписью туроператора и печатью фирмы. Наличие таких памяток у туристов в обязательном порядке проверяется при таможенном досмотре в аэро­портах «Шереметьево», «Внуково» и др.

Справочные материалы по маршруту — это различные справочни­ки, буклеты, расписание движения транспорта, работы музеев, адреса гостиниц, пути проезда к ним и другие материалы, освещающие осо­бенности тура.

Рекламные проспекты и буклеты предназначены для туристов с целью их ознакомления, информирования и рекламы возможностей туроператора по путешествиям (систематизированная рекламная информация по направлениям поездок с соответствующими рекви­зитами).

Прайс-листы — один из важнейших рабочих документов любой туроператорской компании. Оттого, насколько лаконично и грамотно изложена в нем информация, во многом зависит успех сотрудничества с турагентами. Прайс-листы могут иметь форму листовок, буклетов и каталогов (развернутые ценовые предложения). В любом случае это информация о ценах на различные туристские услуги.

В листовках информация излагается сжато, а цены турпакетов указаны лишь на небольшой срок. В отдельных случаях — это специальные предложения турфирм на один или на несколько вылетов.

Развернутые ценовые предложения представляют собой объемные издания (каталоги, буклеты) и включают не только полный перечень сезонных расценок предлагаемых туров, но и дополнительную ин­формацию рекомендательного и разъяснительного характера: переч­ни необходимых документов для оформления тура, правила оформле­ния визы и бронирования (с приложением листа бронирования), расписание авиаперелетов, информацию о расценках, условиях арен­ды автомобилей и особенностях отелей.

Все технологические документы комплектуются в «папку тура» или в «папку маршрута» для обеспечения бесперебойной работы туро­ператора на данном участке и соблюдения принципа «гибкости» ту­ристского продукта, чтобы каждый работник фирмы мог с легкостью и квалифицированно заменить отсутствующего по каким-либо причинам менеджера направления.[9]