Анализ использования запасов
В процессе аналитической работы запасы могут быть сгруппированы следующим образом:
• сырье и материалы;
• затраты в незавершенном производстве;
• готовая продукция на складе и товары для перепродажи, которые являются необходимым элементом любой производственно-коммерческой деятельности;
• прочие запасы и затраты.
Под управлением запасами понимают анализ и контроль состояния запасов и принятие решений, направленных на экономию времени и средств за счет минимизации затрат, необходимых для формирования и хранения запасов, обеспечивающих бесперебойность производственно-сбытового процесса на предприятии.
Эффективное управление запасами направлено на решение следующих основных задач:
• снизить производственные потери из-за дефицита материальных ресурсов;
• ускорить оборачиваемость материально-производственных запасов (МПЗ);
• уменьшить излишки МПЗ, которые ухудшают ликвидность баланса предприятия и иммобилизуют дефицитные денежные средства;
• снизить риск старения и порчи материалов;
• минимизировать издержки на хранение МПЗ.
В условиях конкурентной среды каждое предприятие заинтересовано в том, чтобы добиться приемлемого объема производства и продажи товаров и тем самым упрочить свои позиции на рынке.
Для достижения такой цели необходимы соответствующие материальные и финансовые ресурсы. Масштабы их привлечения зависят от текущих и перспективных целей предприятия.
Во-первых, для осуществления процесса производства и продаж готовой продукции нужно закупать у поставщиков различные материальные ресурсы и пользоваться платными услугами. Данный процесс часто сопровождается отсрочками платежей, длительность которых зависит от финансовых возможностей поставщиков.
При оценке возможных связей с поставщиками целесообразно учитывать следующие факторы:
• сравнительные масштабы деятельности поставщика и покупателя;
• долю предприятия-поставщика в объеме реализации покупателя;
• уровень монополизации рынка конкретным поставщиком;
• наличие аналогичных товаров на рынке;
• предположительную структуру рынка (число возможных поставщиков).
Во-вторых, любое предприятие вынуждено создавать товарно-материальные запасы на различных стадиях производственного (эксплуатационного) цикла как гарантию против недопоставок материальных ресурсов. Запасы не должны быть чрезмерными, а их содержание – стоить дорого.
Ряд полезных рекомендаций:
• целесообразно рассчитывать и строго регулировать поставки каждого вида материальных ресурсов, избегать досрочных или запоздалых поставок;
• необходимо согласовывать сроки поставок с поставщиками;
• важно диверсифицировать своих поставщиков, чтобы в нужный момент воспользоваться благоприятным соотношением спроса и предложения на товары;
• обслуживание клиентов должно быть качественным;
• во избежание срыва поставок необходимо следить за финансовым положением поставщиков (по данным публикуемой ими отчетности), а также их технической состоятельностью.
В-третьих, рассмотрим поведение предприятия-изготовителя как продавца готовых изделий. Изготовитель продает готовую продукцию покупателям (клиентам), которые в свою очередь могут просить отсрочки платежей, длительность которых зависит от взаимоотношений с клиентами.
При оценке возможных связей с покупателями целесообразно учитывать ряд факторов:
• уровень монополизации рынка сбыта предприятием-продавцом;
• масштабы деятельности предприятия-продавца по сравнению с клиентами;
• техническое опережение конкурентов: уровень качества продукции, диверсификации производства и цен на изделия;
• репутацию продавца и престиж торговой марки.
Ряд практических советов:
• сроки отсрочки платежей, предоставляемые покупателям, зависят от репутации клиента, масштабов его коммерческой деятельности и объема заказов;
• предоставляя слишком длительные сроки отсрочки платежа клиентам (свыше одного месяца), предприятие подвергает опасности собственное финансовое положение;
• для снижения риска неплатежей целесообразно диверсифицировать потребителей;
• во избежание финансовых трудностей важно своевременно выписывать счета клиентам;
• для минимизации риска неплатежей желательно следить за финансовым положением клиентов;
• обслуживание клиентов должно быть качественным.
Таким образом, в процессе эксплуатационной деятельности предприятие постоянно испытывает краткосрочные потребности в денежных средствах для оплаты товарно-материальных ценностей и услуг, т. е. покрытия дебиторской задолженности.
Следует отметить, что необходимость создания запасов сырья и материалов предоставляет предприятиям свободу маневра при осуществлении закупок. Дефицит денежных средств, предназначенных для закупок сырья и материалов, заставляет предприятия ограничивать свою деятельность и действовать в жестких рамках графика производства. Создание запасов готовой продукции должно исходить из производственной и маркетинговой стратегии предприятия, что позволяет эффективно удовлетворять потребительский спрос на товары (услуги). Если продукции определенного вида нет на складе, то можно утратить текущие и возможные будущие продажи данному покупателю. Все эти факторы заставляют предприятие оптимизировать указанные виды запасов.
Важным аспектом управления материальными запасами, затратами в незавершенном производстве и готовой продукцией на складе является оценка их оборачиваемости.
Под оборачиваемостью оборотных активов понимают их движение в процессе производства и сбыта готовой продукции, т. е. длительность одного полного кругооборота средств от приобретения материальных запасов и выплаты заработной платы до реализации готовых изделий и поступления денежной выручки на расчетный счет изготовителя.
Важнейшие показатели оборачиваемости запасов следующие:
(21)
где КОмз – коэффициент оборачиваемости материальных запасов – сырья и материалов, число оборотов за расчетный период (квартал, год); Спт – себестоимость проданных товаров, тыс. руб.; 
– средний остаток материальных запасов за расчетный период; КОнзп – коэффициент оборачиваемости незавершенного производства за расчетный период; 
– средний остаток незавершенного производства за расчетный период; КОгп – коэффициент оборачиваемости готовой продукции на складе за расчетный период; 
– средний остаток готовой продукции на складе за расчетный период; ПОмз, ПОнзп, ПОгп – продолжительность одного оборота материальных запасов, незавершенного производства и готовой продукции на складе, дни; Д – число дней в расчетном периоде (год – 365 дней; полугодие – 180 дней; квартал – 90 дней).
Ускорение оборачиваемости сопровождается дополнительным привлечением средств оборота, а замедление – их отвлечением из хозяйственного оборота предприятия, т. е. иммобилизацией оборотных средств.
Сумму средств, дополнительно вовлеченных в оборот (или отвлеченных из оборота), определяют по формуле:
(22)
где ∆СС – сумма средств, дополнительно вовлеченных в оборот (если ∆Сс < 0), либо сумма средств, высвобожденных из оборота (если ∆Сс > 0); Пд(отч) – продолжительность одного оборота запасов в отчетном периоде; Пд(баз) – продолжительность одного оборота запасов в базовом периоде, дни; Срт (факт) – среднедневная фактическая себестоимость реализованных товаров, тыс. руб.
Эффект ускорения оборачиваемости оборотных средств выражают в показателях их высвобождения.
Различают абсолютное и относительное высвобождение оборотных средств и их отдельных элементов (запасов, дебиторской задолженности и др.).
Абсолютное высвобождение оборотных средств наблюдается в том случае, когда выполнение (перевыполнение) производственной программы обеспечивают с использованием меньшей суммы оборотных средств, чем предусмотрено планом. Относительное высвобождение оборотных средств выражает разность между потребностью в оборотных средствах, исчисленной исходя из плановой или фактически достигнутой оборачиваемости в отчетном году, и той суммой, с которой предприятие обеспечило выполнение и перевыполнение производственной программы в следующем году. Анализ состояния и динамики отдельных элементов запасов на предприятии представлен в табл. 6.5.
Из табл. 6.5 следует, что ускорение оборачиваемости запасов на 17,9 дня (264,5 – 246,6) привело к высвобождению оборотных средств в сумме 8,14 млн. руб. По отдельным элементам запасов положение с оборачиваемостью неоднозначно. В части материальных запасов и незавершенного производства имеет место замедление оборачиваемости оборотных средств, а по готовой продукции на складе и прочим элементам – ускорение их оборачиваемости.
Подобная ситуация характерна для многих промышленных предприятий в условиях разрыва хозяйственных связей и высоких темпов инфляции. Снижение покупательной способности денег заставляет хозяйствующих субъектов вкладывать свободные денежные средства в запасы сырья и материалов для продолжения производственного цикла. Кроме того, создание значительных запасов является вынужденной мерой снижения риска недопоставки сырья, материалов и комплектующих изделий, необходимых для осуществления процесса производства. Отметим, что предприятия, получающие материалы от одного поставщика, находятся в невыгодном положении по сравнению с теми, которые ориентируются на нескольких поставщиков.
Вместе с тем следует иметь в виду, что политика накопления запасов неизбежно приводит к оттоку денежных средств вследствие:
• увеличения расходов, вызванных хранением и поддержанием запасов в пригодном для производственного процесса состоянии;
• повышения риска потерь из-за устаревания, порчи и хищений материальных ресурсов;
• роста сумм уплачиваемых налогов в бюджетную систему (налога на имущество и др.);
• отвлечения денежных средств из оборота, их иммобилизации в чрезмерных запасах, что нарушает финансовое равновесие предприятия.
Руководство вынуждено в срочном порядке изыскивать дополнительные денежные средства (нередко значительные) для формирования запасов.
Таблица 9
Оценка состояния оборачиваемости отдельных видов запасов по ОАО
| № п/п | Показатели | Базовый год | Отчетный год | Изменения (+ или -) |
| Себестоимость проданных товаров, млн. руб. | 1659,8 | 1768,6 | +108,8 | |
| Среднедневной объем продаж по себестоимости (стр. 1/365 дней) | 0,455 | 0,485 | 0,030 | |
| Средний остаток запасов, млн. руб. | 1199,7 | 1197,4 | -2,3 | |
| 3.1 | В том числе: материальных запасов | 361,9 | 416,0 | +54,1 |
| 3.2 | незавершенного производства | 578,3 | 665,4 | +87,1 |
| 3.3 | готовой продукции на складе | 87,0 | 48,4 | -38,6 |
| 3.4 | прочих элементов запасов | 172,5 | 67,6 | -104,9 |
| Коэффициент оборачиваемости запасов (стр. 1/ стр. 3), число оборотов | 1,38 | 1,48 | +0,10 | |
| 4.1 | Материальных запасов (стр. 1/стр. 3.1) | 4,59 | 4,25 | -0,34 |
| 4.2 | Незавершенного производства (стр. 1/стр. 3.2) | 2,87 | 2,66 | -0,21 |
| 4.3 | Готовой продукции на складе (стр. 1/стр. 3.3) | 19,1 | 36,5 | +17,4 |
| 4.4 | Прочих элементов (стр. 1/стр. 3.4) | 9,62 | 26,2 | +16,58 |
| Продолжительность одного оборота запасов в днях (365 дн./стр. 4) | 264,5 | 246,6 | -17,9 | |
| 5.1 | В том числе: материальных запасов (365 дн./ стр. 4.1) | 79,5 | 85,9 | +6,4 |
| 5.2 | незавершенного производства (365 дн./стр. 4.2) | 127,2 | 137,2 | +10,0 |
| 5.3 | готовой продукции на складе (365 дн./стр. 4.3) | 19,1 | 10,0 | -9,1 |
| 5.4 | прочих элементов (365 дн./стр. 4.4) | 37,9 | 13,9 | -24,0 |
| Продолжение табл. 9 | ||||
| Коэффициент закрепления запасов (стр. 3/стр. 1) | 0,72 | 0,68 | -0,04 | |
| Абсолютное высвобождение запасов, млн. руб. | - | - | - | |
| Относительное высвобождение запасов (17,9 дня х 0,455 млн. руб.) | – | 8,14 | +8,14 |
В специальной финансовой литературе часто акцентируют внимание на следующих важных признаках неудовлетворительной системы контроля за материальными ресурсами:
• тенденция к постоянному росту времени хранения сырья и материалов на складе предприятия;
• непрерывный рост размера запасов, опережающий динамику объема продаж, что приводит к отсутствию абсолютного и относительного высвобождения оборотных средств на российских предприятиях;
• периодические простои оборудования из-за отсутствия сырья и материалов и платежеспособного спроса покупателей на готовую продукцию изготовителя;
• частый отказ от срочных заказов из-за дефицита оборотных средств;
• перерасход материальных ресурсов по сравнению с установленными нормами и стандартами;
• значительные суммы списаний устаревших (залежалых) материальных ценностей;
• большие потери запасов от порчи и хищений и т. д.
Основные пути сокращения материально-производственных запасов:
• улучшение организации закупок материальных ценностей и складского хозяйства (внедрение методов финансовой логистики);
• продажа излишних запасов сырья и материалов;
• проведение систематической работы по определению плановой потребности в оборотных средствах предприятия и его структурных подразделений (на базе разработанных норм запасов и расхода материальных ресурсов);
• сокращение длительности производственного и финансового циклов;
• внедрение гибкой системы расчетов с поставщиками за приобретаемые сырье и материалы;
• стимулирование работников снабжения;
• систематическое проведение работы по инвентаризации материальных ценностей и установление ее конечного результата (недостатка или излишка материалов).
При осуществлении данной работы следует руководствоваться Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом министра финансов России от 13.06.1995 г. № 49.
Следует иметь в виду, что отвлечение оборотных средств в сферу обращения (в расчеты с дебиторами) не связано с созданием нового продукта. Поэтому излишне долгое пребывание их в данной сфере препятствует формированию достаточных запасов, что негативно сказывается на финансовой устойчивости и деловой активности предприятия.
Эффективная деятельность структурных подразделений предприятия (отделов снабжения, комплектации и др.), отвечающих за обеспечение материальными ресурсами, должна опираться на максимальное владение оперативной информацией о реальных поставках сырья, материалов, комплектующих изделий, покупных полуфабрикатов, топлива и действительной потребности в них данного предприятия. В связи с этим структурные подразделения, отвечающие за снабжение, обязаны располагать следующей внутренней информацией:
• текущая потребность производства в различных видах материальных ресурсов;
• объем запасов сырья и материалов в физическом и денежном выражении (в разрезе отдельных их видов);
• объем производственного задела (незавершенного производства);
• уровень загрузки производственных мощностей;
• сроки выполнения текущих заказов.
Наряду с этой информацией структурные подразделения, отвечающие за снабжение, должны располагать и внешней информационной базой:
• об изготовителях сырья и материалов и их заменителей;
• о рыночных ценах на важнейшие виды приобретенных материальных ресурсов;
• об условиях отгрузки сырья и материалов (размер партии поставки, вид транспорта и др.);
• о требованиях к формам оплаты поставок.
Вывод: в конечном итоге организация эффективного управления запасами способствует улучшению ликвидности баланса и укреплению платежеспособности предприятия, снижению издержек производства и потерь рабочего времени из-за простоев оборудования, предотвращению бесконтрольного расходования сырья, материалов, топлива и энергии.