СОВЕЩАНИЕ, СЛУЖЕБНАЯ БЕСЕДА, БЕСЕДА ЗА КРУГЛЫМ СТОЛОМ - НЕОБХОДИМЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРИ ПРИМЕНЕНИИ МЕТОДА «ДЕЛЕГИРОВАНИЯ ОТВЕТСТВЕННОСТИ»

Для выполнения контроля, за динамикой исполнения ранее данных поручений, на совещании, проводимых руководителем с приглашением подчиненных, ведётся протокол.

Совещание необходимо потому, что имеет следующие преимущества:

- получение информации;

- выяснение мнений сотрудников.

Интенсивный поток внутрипроизводственной информации, получаемый на совещаниях, помогает вовлечению и активизации сотрудников к управлению предприятием, делает их сопричастными. На совещании руководитель имеет возможность перед принятием решения учесть мнение сотрудников, оценить их квалификацию и компетентность. Одобрить и поощрить самостоятельность мышления сотрудников, даже если позиции руководителя и сотрудников не совпадают.

Сотрудники несут ответственность за достоверность предоставляемой ими информации, а руководитель - за принятые решения. Решение руководителя должно быть аргументированное, а его целесообразность должна быть разъяснена участникам совещания. После принятия, решение является обязательным для исполнения и не подлежит обсуждению сотрудниками. Оно является указанием для дальнейших действий сотрудников и обязывает к выполнению даже в том случае, если сотрудник не убеждён в его правильности. Сотрудники имеют право задавать вопросы, чтобы обсудить детали выполнения принятого решения.

Совещание, проводимое руководителем, имеет пользу не только для руководителя. Сам сотрудник вовлекается в управление предприятием, имеет возможность проявить себя и понять принцип применяемого решения, расширяет профессиональный кругозор.

Для решения узко профильных задач предприятия, к которым нет необходимости привлекать много сотрудников, проводится служебная беседа или обсуждение проблемы. В таком случае протокол не ведётся. Такие беседы проводятся чаще всего тогда, когда полномочий сотрудников не хватает для принятия решений. Или тогда, когда руководитель, получив новую дополнительную информацию, желает обсудить ее с подчиненным, выслушать его мнение по этому вопросу, чтобы принять решение оперативно, не дожидаясь планового совещания. Инициатором такой служебной беседы может быть и руководитель, и подчинённый.

В связи с тем, что организация работает не только внутри себя, а также взаимодействует с внешним миром, совещания проводятся не только со своими сотрудниками, но и со сторонними предприятиями. И не только директором, а еще и на разных уровнях, и на различные темы. В зависимости от ситуации.

Принцип проведения таких совещаний зависит от поставленной темы совещания и инициатора проведения. Такие совещания обычно проводятся внепланово. Участники совещания оповещаются об участии в нем телефонограммой или письменным уведомлением. В уведомлении, за исключением нештатной ситуации, участники совещания информируются о повестке дня и уровне совещания. В случае необходимости руководитель сам определяет круг присутствующих лиц на совещании, либо делегирует полномочия своему заместителю.

Одной из важнейших форм коллегиального сотрудничества является беседа за круглым столом - дискуссия между равноправными членами коллектива. Беседа за круглым столом применяется в работе команды при взаимодействии линейных сотрудников, и для выработки сложного решения, от которого зависит координация районных служб.

За таким круглым столом высказываются точки зрения всеми участниками совещания по важнейшим вопросам. Участники беседы за круглым столом обладают одинаковыми правами и, независимо от служебного положения, их голоса имеют одинаковые права. Появляется возможность использовать для решения возникающих проблем, знания и способности специалистов без учёта их служебного положения.

Желательно, чтобы участники совещания не находились в прямом подчинении. Это сковывает сотрудников. Решения после проведения таких круглых столов могут приниматься в зависимости от цели и задачи таких совещаний и руководителем, и коллегиально. Это также может быть оговорено регламентом совещания или должностным лицом, которое несёт ответственность за принятое решение. Если беседа состоит из нескольких тем, то руководитель беседы должен разделить обсуждаемую тематику на вопросы и дать возможность высказаться всем. Несмотря на то, что темы и цели беседы бывают различными, руководителю необходимо с помощью целенаправленной постановки вопросов руководить ее ходом.