Докладная записка

Докладная записка — это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами, предложениями составителя.

Докладныезаписки могутсоставляться на формате А4 по вопросам основной деятельности (о выполнении плановых задач автоматизации производства и т.п.), по личному составу (о переводе работника на другую работу, наложении дисциплинарного взыскания и т. п.), по административно-хозяйственным вопросам (о проведении ремонта, об утрате пропусков и удостоверений, организации складского хозяйства и т.п.).

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении каких-то работ, поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.), плановые и финансовые, пояснительные и объяснительные и т.п.

Докладные записки делятся:

· внешние;

· внутренние.

Формуляры внешней и внутренней докладных записок имеют тот же состав реквизитов, схему их размещения и правила оформления, что и справки.

Внешняя докладная записка адресуется руководителю вышестоящего органа и подписывается руководителем организации - автора документа. Например, директор филиала РУП «МАЗ» может направить докладные записки на имя генерального директора РУП «МАЗ». Например,

«О необходимости разработки коллективного договора в филиале РУП «МАЗ» «МРЗ»;

«О возможности заключения хозяйственных договоров на основе доверенности».

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке.

Внутренняя докладная записка адресуется руководителю организации в порядке прямого подчинения и подписывается составителем. Например, внутреннюю докладную записку на имя директора может подать руководитель структурного подразделения (отдела, управления, сектора, цеха и т. п.): заведующий канцелярией — «О состоянии работы с документами в структурных подразделениях»; начальник отдела кадров - «Об организации курсов повышения квалификации работников» и т.п. Внутренние докладные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.

Текст докладной записки состоит из двух частей.

В первой (вводной) части излагается состояние вопроса, приводятся факты, послужившие причиной составления документа, дается их анализ. Текст докладной записки не следует начинать словами «Довожу до Вашего сведения», предпочтительными являются следующие устойчивые обороты: «По Вашему поручению мною проведена...». «Во исполнение приказа...». «В соответствии с планом...» и т.п.

Во второй (основной) части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы. Не рекомендуется заканчивать текст докладной записки словами «Вносится на ваше рассмотрение», «Докладывается для принятия решения» и т.п. В конце текста докладной записки следует четко указать вносимое предложение (просьбу и т.д.) или сделать выводы: «Считаю необходимым (целесообразным и т.п.)...», «Предлагаю... », «Прошу...» и т.п.

Датой докладной записки является дата ее подписания. Внешние докладные записки регистрируются на тех же основаниях, что и другие исходящие документы (письма, справки). Внутренние - регистрируются в журнале (картотеке) регистрации внутренних документов. Если в организации создается небольшое количество внутренних документов, их допускается регистрировать в журнале регистрации исходящих документов.

Зарегистрированная докладная записка передается руководителю на рассмотрение. Результат рассмотрения отражается в резолюции, которая пишется на лицевой стороне первого листа документа между адресатом и текстом или на любом свободном месте, но не на полях. Резолюция может быть оформлена также на отдельном листе и приложена к докладной записке.