Автоматизация управления договорами
Для учета и управления договорами необходимо внедрять систему автоматизации договоров. Автоматизация управления договором имеет свои особенности, она начинается с их учета. Картотека с договорами и актами должна быть наглядными (должна быть информация, содержание, номер, дату, контрагента, сумму отгрузки и др. деталями документа).
Каждый документ имеет свой печатный вид или несколько. Печатные формы должны быть регламентированы законодательством или внутренней политике компании, а могут иметь и производную форму
Каждый документ перед тем как стать актом, проходит цепочку согласований. В малых компаниях создаваться и утверждаться договоры могут самим директором, а в крупных компаниях документы утверждаются перед тем как был подписан.
Порядок предъявления и рассмотрения претензий, возникающих при исполнении хозяйственных договоров и в сфере управления регулируется федеральным законодательством, а так же договором. Вполне допустимо в договоре так же предусматривать, что претензионный порядок применяется лишь для определенных видов спора. Иные споры разрешаются в судебном порядке.
В ГК РФ установлен порядок регулирования разногласий при заключении договоров, которые стороны обязаны заключить в силу закона.
Структура ответа на претензию:
1. Полное наименование почтового реквизита предприятия, дающего ответ на претензию
2. Предприятие, которому ответ на претензию направляете
3. Дата и номер ответа
4. В случае, если претензия признана полностью или частично, указывается признанная сумма, номер и дата платежного поручения для перечисления этой суммы, либо срок, способ удовлетворения претензии, если она не подлежит денежной оценке.
5. Когда претензия отклонена полностью или частично – мотивы отклонения со ссылкой на соответствующие нормативно-правовые акты и документы обосновывающие отклонение претензии.
6. Перечень приложенных к ответу документов и иных доказательств
Когда претензия отклонена полностью или частично, заявителю должны быть возвращены подлинники документов, полученных с претензией, а так же направлены документы, обосновывающие отклонение претензии, если их нет у заявителя претензии.
Ответ на претензию подписывается руководителем организации, предприятия или учреждения или его заместителем и направляется заказным письмом, письмом с уведомлением или вручается под расписку. Результаты рассмотрения вносятся в журнал учета претензий.
Если в ответе о признании претензии не сообщается о перечислении признанной суммы, заявитель претензии по истечении 20 дней после получения ответа имеет право предъявить в банк распоряжение о списании в бесспорном порядке признанной денежной суммы.
К распоряжению прилагается так же копия претензии.
Организация учета
Претензионные материалы полученные предприятием регистрируются в книге входящей корреспонденции. К полученным претензионным материалом прилагается конверт со штампом почты, с датой отправки, которые являются единственным доказательством своевременной или не своевременной отправки материалов. При регистрации претензии проверяется наличие всех документов, указанных в приложении к ней. При отсутствии или несоответствии документов указанных в приложении работниками канцелярии составляется акт и подписывается не менее чем тремя лицами.
Рассмотренные претензии и исковые материалы хранятся юридической службой на протяжении трех лет в рамках искового срока, затем передается в архив.
Организационная работа с персоналом и роль в этой работе кадровой и юридической службы. Аттестация кадров
Кадровая служба является структурным подразделением предприятия любой формы собственности. В своей работе руководствуется действующим российским законодательством, уставом предприятия, коллективным договором, приказами и распоряжениями руководителя предприятия, положением о кадровой службе, принятом на предприятии на основании типового положения о кадровой службе предприятия.
В современных условиях приоритетными направлениями работы кадровой службы является решение следующих задач:
1. Обеспечение соответствия уровня квалификации, требованиям современной экономики, где базовые навыки и знания требуют непрерывного направления,
2. Контролирование роста издержек на рабочую силу
3. Определение политики корпорации в области сочетания найма дешевой рабочей силы зарубежных стран и населения собственных стран
4. Расширение норм регулирующих трудовые и организационные отношения от соблюдения трудового законодательства, до морально этических норм.
5. разработка методов поддержки сотрудников работающих на виртуальной основе при помощи телекоммуникационных средств связи не посещающих офис
В современных организациях функции службы управления персоналом можно разделить на два вида
1. управление трудовыми отношениями
1) планирование персонала
2) обеспечение организации персонала
3) оценка персонала
4) профессиональное обучение и развитие персонала
5) организация системы вознаграждения и социального развития
6) координация работы по управлению качеством условий труда и соблюдением техники безопасности
2. документальное оформление трудовых отношений:
1) подготовка кадровых приказов
2) ведение форм обязательной первичной учетной документации по учету труда и его оплаты
3) оформление и учет трудовых книжек
4) ведение личных дел
5) консультирование сотрудников
6) составление и корректировка графиков отпусков
7) оформление документов, связанных с различными выплатами, пособиями и льготами и некоторые другие инструкции
следует отметить, что структура кадровой службы в конкретной организации должны определяться ее функциями и задачами, а не наоборот.
С учетом специфики производства, контингента работающих, работники кадровых служб определяют свои функции в положении об отделе кадров и в должностных инструкциях сотрудников.
Выделяются несколько форм взаимодействия юридической ..:
1. составление штатного расписания. Необходимо заметить, что обязательной формы штатного расписания не имеется, поэтому в каждой организации оно разрабатывается самостоятельно.
Штатное расписание организации, являющейся юридическим лицом утверждает руководитель, а группировка должностей происходит по структурным подразделениям.
Штатное расписание составляется на календарный год либо на другой срок и может меняться в установленном порядке.
2. Подготовка проекта приказов по кадровым вопросам. Проверка законности проекта приказа осуществляется юридической службой, после чего оно поступает на подпись руководителю предприятия и после подписи руководителя приобретает юридическую силу. Приказы о приеме, переводе, увольнении, применении дисциплинарных взысканий подлежат обязательному визированию в юридической службе. Проверяя соответствие законодательству представляемых на подпись руководителю проектов приказов, распоряжений по вопросам связанным с трудовыми отношениями юридическая служба обязана прежде всего выяснить правомочно ли данное должностное лицо издать такой приказ либо акт правового характера. При проверке приказа о переводе юридическая служба должна проверить имеется ли согласие работника на такой перевод, ознакомлен ли работник со всеми условиями его труда на новой работе. Следует помнить, что не считается переводом на другую работу и не требует согласия работника перемещение его на том же предприятии на другое рабочее место (в другое структурное подразделение).
3. Проверка юридической службой порядка ведения трудовых книжек. Положение регламентирующие вопросы ведения, хранения, учета трудовых книжек содержится в ТК РФ, в Постановлении Правительства РФ о правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовление бланков трудовых книжек и обеспечение ими работодателей и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.
4. Участие юридической и кадровой службы в проведении аттестации руководителей и специалистов. Аттестация кадров проводится в целях наиболее рационального использования специалистов, повышения эффективности их труда и ответственности за свою работу, улучшение подбора, расстановки, подготовки кадров, повышение их деловой квалификации, обеспечение более тесной связи, материальных и моральных стимулов с результатами труда.
Порядок проведения аттестации урегулирован типовым положением об аттестации руководителей и специалистов предприятий, учреждений и организаций. Обязанность по проведению своевременной и качественной аттестации возлагается на нанимателя. Он принимает решение о проведении аттестации, определяет перечень работников, подлежащих аттестации и периодичности ее проведения. На каждого работника, подлежащего аттестации, руководителем подразделения составляется характеристика, предоставляются данные о выполнении заданий и других сведений. Аттестуемый работник должен быть ознакомлен с характеристикой до начала аттестации. Аттестация руководителей, назначаемых и утверждаемых вышестоящими органами, осуществляется аттестационными комиссиями этих органов. Аттестация руководящих кадров и специалистов проводится периодически. Сроки проведения аттестации утверждаются руководителем предприятия по согласованию с профсоюзным комитетом. Право формирования персонального состава аттестационных комиссий предоставляется руководителю организаций. Аттестационная комиссия назначается из числа руководящих работников нанимателя и его структурных подразделений (могут быть какие либо квалифицированные специалисты). В состав так же могут входить представители работников. В состав комиссии должны входить специалисты, компетентные в вопросах основной деятельности аттестуемого работника. При необходимости создаются несколько аттестационных комиссий, специализация которых зависит от особенностей профессионального квалификационного состава работников, подлежащих аттестации. Аттестационная комиссия проводит свои заседания в соответствии с утвержденными датами. При аттестации работника необходимо его присутствие, а так же присутствие его начальника. Аттестация и голосование проводится на заседании в присутствие не менее 2/3 числа аттестационной комиссии. Аттестационная комиссия дает одну из оценок деятельности работника: соответствует занимаемой должности, соответствует занимаемой должности при условии улучшении работы и выполнения рекомендации комиссии, не соответствует занимаемой должности.
Комиссия может давать рекомендации. Решение аттестационной комиссии носит рекомендательный характер.
5. Составление актов. На практике кадровые службы составляют акты, подтверждающие наличие или отсутствие определенного события или действия. Акт подписывается всеми лицами, участвующими при его составлении.
Роль юридической службы в подготовке принятия локальных нормативных актов
Под локальным нормативным актом понимается документ устанавливающий обязательные принявшие документ организации правила поведения. В уставе и правилах подготовки и принятия локальных актов определяются их признаки. В качестве нормального функционирования такой системы правил поведения в значительной степени является сфера компетенции юриста организации. Локальные нормативные акты это документы, регламентирующие трудовые отношения в данной организации. Как сказано в ТК РФ, работодатель принимает локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором или соглашениями.
О составе локальных нормативных актов обязательных для каждой организации говорится в ТК РФ.
Заключая трудовые договоры специалисты кадровых служб должны по возможности руководствоваться наименованиями должностей, специальностей профессий, с указанием квалификации, включенными в штатное расписание организации. Заключив трудовой договор с работодателем, работник обязан соблюдать действующее в организации правило трудового распорядка. Работники организации должны быть под роспись ознакомлены с документами устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а так же об их правах и обязанностях в этой области.
При сменной работе каждая группа работников должна производить работы в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков, определяется в соответствии с графиком отпусков. ТК РФ закрепил в локальных нормативных актах порядок решения следующих вопросов: установление системы заработной платы, размеры тарифных ставок, окладов, различного вида выплат, установление системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок; введение, замену и пересмотр нормы труда.
На ряду с прямо предусмотренным локальными нормативными актами работодатель осуществляя локальное нормотворчество может принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для решения возникающих проблем во взаимоотношении с работником.
Примером такого документов является положение о персонале, положение о комиссии по трудовым спорам, положение о структурных подразделениях и тд.
Разработка локальных нормативных актов должна осуществляться с учетом следующих требований:
1. Локальные нормативные акты регламентирующие режим и условие труда принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников.
2. Штатное расписание, положения о структурном подразделении, должностные инструкции принимаются работодателем единолично
3. Локальные нормативные акты могут приниматься с учетом мнения представительного органа работников, что предпочтительнее их единоличного принятия, так как это свидетельствует об участии работников и их представителей в управлении организации и о развитии форм социального партнерства.
Этапы процесса подготовки любого нормативного акта:
1. Определение адресата документа
2. Определение общей структуры документа
3. Систематизирование материала и подготовка общей структуры документа
4. Прогнозирование и анализ возможных последствий
5. Редактирование материала
6. Юридическая техника
7. Ясность
8. Однозначность
9. Опробированность
10. самообъяснимость
11. Экономичность выражения
12. Правила стилистики
13. Одно понятие – один термин.
Способы систематизации:
1. Корпорация
2. Консолидация
3. Кодификация