Контроль ввода
При работе с данными во многих случаях критически важным является правильность их ввода. Например, далеко не все равно, введете ли вы название некоторой организации в форме "АО Туризм" или "Туризм О" или просто "Туризм". Если предполагается последующая сортировка, группировка или другое обобщение данных, эти слова система сочтет именами разных организаций и подведет по ним три разных итога.
В Excel имеются средства контроля ввода данных, которые мы можем закрепить за определенными ячейками таблицы. Они доступны через меню Данные+Проверка, открывающее окно Проверка вводимых значений, состоящее из трех вкладок.
Вкладка Параметры определяет условия, проверяемые системой при вводе. Во вкладке Сообщение для ввода формируется подсказка при входе в контролируемую ячейку. Во вкладке Сообщение об ошибке формируется сообщение, предъявляемое пользователю, если он ввел неправильное значение.
Важнейшей является вкладка Параметры. Здесь нужно задать тип контролируемой величины, который выбирается из раскрывающегося списка в поле Тип данных. Список содержит следующие элементы для выбора: Любое значение, Целое число, Действительное, Список, Дата, Длина текста, Время, Другой.
Для большинства типов данных можно задать граничные условия, выбрав одно из отношений в раскрывающемся списке Значения. Список содержит следующие элементы для выбора: между, вне, равно, не равно, больше, меньше, больше или равно, меньше или равно.
Положим, в некоторую ячейку (например, С2) необходимо ввести дату рождения работника предприятия. Ясно, что он не может быть моложе 16 лет и старше 80. Поэтому в поле Тип данных выберите тип Дата, в поле Значение выберите значение между, в поле Минимум введите значение 01.01.1921, в поле Максимум – значение 01.01.1986.
Флажок Распространить изменения на другие ячейки с тем же условием устанавливает режим, когда изменение условий для одной ячейки вызывает идентичные изменения в других с теми же условиями. Установка флажка Игнорировать пустые ячейки подавляет вывод сообщения об ошибке при вводе пустого значения в контролируемую ячейку рабочего листа (оно не будет проверяться).
Для того, чтобы при входе в ячейку предъявлялась подсказка, необходимо заполнить вкладку Сообщение для ввода. Введите в поле Заголовок значение Дата рождения, а в поле Сообщение – значение от 16-ти до 80-ти лет.
Вкладка Сообщение об ошибке предопределяет реакцию системы на ошибочный ввод.
Сообщения об ошибке может быть трех видов:
1. Останов. Самая жесткая реакция. Здесь возможны только два действия пользователя – повтор ввода (уже правильный) – кнопка Повторить, или полный отказ от ввода – кнопка Отмена.
2. Предупреждение. Пользователь может игнорировать предупреждение системы и оставить введенное значение (кнопка Да), вернуться для исправления ввода (кнопка Нет) или совсем отказаться от ввода (кнопка Отмена).
3. Сообщение. Пользователь может оставить введенные значения (кнопка Ок) или отказаться от них (кнопка Отмена).
В поле Вид выберите значение Останов, в поле Заголовок введите значение Ошибка, а в поле Сообщение – значение Неверная дата рождения!
А теперь попробуйте ввести в ячейку С2 значение даты 01.01.1998. Обратите внимание на реакцию системы.
Усложним пример. Сделаем так, чтобы анализируемое условие реагировало на естественное течение времени и его не приходилось бы изменять каждый год (предыдущее решение годится только для 2002 года). Для этого на вкладке Параметры в поле Тип данных выберите значение Другой, а в поле Формула вставьте логическое условие вида
(СЕГОДНЯ()-С2)/364>16; (СЕГОДНЯ()-С2)/364<80
которое обеспечит нам контроль даты рождения (находится в ячейке С2) в зависимости от текущего времени (от СЕГОДНЯ()).
Другой пример. Положим, в некоторую ячейку А2 требуется вводить фамилии сотрудников отдела (Иванов А.А., Петров В.С., Кузнецов А.И. и т.д.) строго в определенном формате. Здесь на вкладке Параметры в поле Тип данных нужно выбрать значение Список, а в поле Источник внести или сами фамилии или адрес блока, где находятся эти фамилии. Теперь при входе в ячейку А2 рядом справа от нее возникнет кнопка вызова сформированного списка, из которого можно выбрать нужную фамилию. Такой механизм не только гарантирует правильность и унификацию отображения фамилий, но и облегчит пользователю ввод данных.