Электронный документооборот как необходимый шаг к повышению качества управление документами
Разработка мероприятий по повышению качества управление документами внешнего происхождения
Электронный документооборот как необходимый шаг к повышению качества управление документами
Электронный документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления в электронно-цифровой форме. При этом работа с документами возможна в двух вариантах. При первом варианте проект документа создают в электронном виде, затем его распечатывают на принтере, и дальнейший его жизненный цикл проходит в бумажном виде. Второй вариант – прохождение всего жизненного цикла исключительно в электронном виде. Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и принтеров позволили успешно использовать персональный компьютер в делопроизводстве. Сегодня развитие малого и среднего бизнеса не обходится без компьютера в офисе организации[9].
Автоматизация документационного обеспечения управления позволяет:
1) в области подготовки и оформления документов – унифицировать формы документов;
2) повысить качество и оперативность подготовки документов;
3) в области организации документооборота и исполнения документов – исключить дублирование работы при вводе информации о документе и тем самым упростить регистрацию;
4) унифицировать маршруты движения документов, ускорить прохождение документов;
5) повысить оперативность и качество работы исполнителей с документами;
6) уменьшить вероятность потери документа при перемещении его в организации;
7) получать достоверную и актуальную информацию о создаваемых и полученных на исполнение документах структурными подразделениями и отдельными работниками;
8) в области организации контроля исполнения документов –
оперативно получать информацию о состоянии исполнения и местонахождении любого документа и проекта документа;
9) контролировать исполнение документов отдельными работниками, структурными подразделениями и организацией в целом;
10) в области организации хранения документов и информационно-справочной работы – создать централизованное хранилище документов в электронном виде, организовать различный доступ сотрудников к информационному массиву в соответствии с их трудовыми функциями;
11) обеспечить оперативный поиск отдельных документов, а также делать подборки документов по тематическому или иному признаку[10].
Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль. Электронный документооборот – высокотехнологичный и прогрессивный подход к существенному повышению качества и работы предприятия. Залогом успешной работы всегда является эффективная деятельность служащих. Но для качественного обслуживания потребностей граждан вчерашние методы обработки информации уже не являются наилучшими. Сегодня необходимо иметь доступ к информационным ресурсам и сократить временные затраты на решение задач, не связанных с обслуживанием граждан. Отсутствие необходимости вручную размножать документы, отслеживать перемещение бумажных документов внутри организации, контролировать порядок передачи конфиденциальных сведений существеннейшим образом снижает трудозатраты делопроизводителей. Сквозной автоматический контроль исполнения на всех этапах работы с документами кардинально повышает качество работы исполнителей, делает сроки подготовки документов более прогнозируемыми и управляемыми. Совместное использование систем электронного делопроизводства и хранилищ информации позволяет систематизировать и объединять информацию, что облегчает ее анализ и составление отчетов. Для поиска скрытых закономерностей в больших массивах данных можно принимать более эффективные решения и действия, основанные на соответствующих технологиях извлечения информации из данных[11].
Все это возможно только в системе управления, построенной на основе полностью электронного документооборота. Информационные безбумажные технологии облегчают процесс управления знаниями. Они образуют основу решений, которые обеспечивают автоматизированный и централизованный обмен знаниями и извлекают лишь необходимую информацию из всех доступных источников. Системы электронного делопроизводства и документооборота могут способствовать созданию новой организационной культуры, сделав работу служащих более легкой, интересной и значимой. Информационные технологии позволяют служащим трудиться не только над выполнением внутриведомственных задач, но и совместными усилиями решать более широкий спектр проблем. Информационные технологии могут также выступать в качестве катализатора, благодаря которому органы власти перейдут на новый уровень взаимоотношений с населением, когда государственные служащие будут напрямую отвечать на запросы граждан и относиться к ним как к клиентам, а не как к докучливым посетителям. Что необходимо для построения электронного документооборота[12].
Электронный документооборот – это совокупность технологий, не только значительно оптимизирующих, но и существенным образом изменяющих работу. И совершенно очевидно, что система подобного масштаба не может быть внедрена «с нуля», поскольку, затронув почти все основные стороны деятельности, внедрение может вызвать долговременный паралич в деятельности. Таким образом, перед развертыванием системы электронного документооборота и делопроизводства нужно взвешенно оценить готовность всех к качественно новым технологиям[13].
Внедрение электронного документооборота требует для всех служащих, участвующих в работе с документами, наличия:
1) Средств вычислительной техники, адекватных по производительности внедряемому ПО документооборота;
2) Обязательна стопроцентная оснащенность персональными компьютерами всех работников органа власти, работающих с документами;
3) Средств связи адекватной пропускной способности между всеми рабочими местами;
4) Автоматизированной системы делопроизводства, использующей программное обеспечение, допускающее переход к электронному документообороту;
5) Психологической готовности руководителей к использованию электронных аналогов собственноручной подписи на документе;
6) Служб и технических возможностей перевода входящих бумажных документов в электронную форму[14].
Всегда следует помнить, что при развертывании электронного документооборота все служащие, по тем или иным причинам не имеющие постоянного доступа к электронным документам при помощи используемых средств вычислительной техники, фактически перестают принимать какое-либо участие в работе. Все служащие, до которых документы будут доходить в неэлектронном виде, смогут с ними лишь ознакомиться. Какое-либо участие в работе над документами, даже простое визирование или обсуждение, автоматически будет требовать наличия персонального средства вычислительной техники, имеющего доступ к системе Электронного Документооборота и Делопроизводства.
Запуск любой комплексной информационной системы требует не только установки оборудования и настройки ПО, но и перестройки бизнес-процессов и переобучения служащих. Чем ниже объем изменения бизнес-процессов при внедрении системы – тем выше шанс соблюдения сроков внедрения, а подчас и вообще запуска системы. Поэтому комплексные информационные системы всегда внедряют по частям, последовательно автоматизируя относительно замкнутые области деятельности, впоследствии объединяя их интеграционной системой.
С технологической точки зрения система электронного документооборота представляет собой интеграционную систему, охватывающую делопроизводство и подготовку документов, и связывающую их с внешней средой электронного обмена. Таким образом, для повышения шансов завершения автоматизации в нужные сроки необходимо предварительное внедрение систем автоматизированного делопроизводства и средств организации коллективной работы при подготовке документов[15].
Предварительное внедрение и эксплуатация системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота позволит не только облегчить технологическое внедрение электронного документооборота и делопроизводства, но и познакомит на практике служащих с понятием электронного документа, пересылки электронных документов и автоматическими системами контроля исполнения. Зачастую психологическая готовность оказывается важнее наличия необходимого технического обеспечения. Технологически же использование в обеих системах родственного современного универсального программного обеспечения от одного производителя позволяет более качественно перенести бизнес-процессы документооборота в полностью электронную форму.
Основной технологической проблемой для служащих при переходе к электронному документообороту является использование электронного аналога собственноручной подписи на документах. Без понимания и внедрения этой технологии невозможно перейти на полностью безбумажную обработку.
Полного перевода приема входящих и рассылки исходящих документов на безбумажную технологию не требуется. Подобное ограничение может являться нарушением прав отдельных граждан, не имеющих доступа к средствам вычислительной техники и Интернету. Классические функции регистрации входящих бумажных документов с традиционными подписями заявителей также являются атрибутами системы электронного документооборота. Это необходимо для исключения «информационного неравенства». Если не уделять должного внимания решению этой проблемы, то граждане, лишенные доступа к средствам вычислительной техники и Интернету, останутся позади в движении к информационному обществу.
Преимущество электронного над бумажным документооборотом.
Большинство предприятий признают достоинства электронного документооборота, который имеет следующие преимущества:
1. Многокритериальный поиск документов;
2. Контроль исполнения документов;
3. Регистрация документов;
4. Ввод резолюций к документам;
5. Распределенная обработка документов в сети;
6. Распределение прав доступа к различным документам и функциям системы;
7. Ведение нескольких картотек документов;
8. Работа с проектами документов;
9. Распределение находящихся на исполнении документов по «папкам» в зависимости от стадии исполнения документа: поступившие, на исполнении, на контроле и другие;
10. Формирование стандартных отчетов;
11. Обмен документами по электронной почте;
12. Списание документов в дело;
13. Отслеживание перемещений бумажных оригиналов и копий документов, ведение реестров внутренней передачи документов;
14. Ведение пользовательских списков должностных лиц, организаций, тематических рубрик, групп документов;
15. Редактирование шаблонов выходных печатных форм.
Введение электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т. п.). На рисунке ниже показано, насколько сокращается время отдельных этапов работы с документами при замене бумажного процесса на цифровой.
В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности.
Отличие процессов подготовки текстов документов для автоматизированного документооборота от этих же процессов в электронном документообороте, невелико. В описании решения по автоматизации документооборота говорилось, что в большинстве реальная работа по созданию документов уже ведется в электронной форме. Такой порядок работы стал привычным для служащих, и цель решения – предложить более современные средства организации работы.
Поскольку в автоматизированном документообороте используются наиболее современные решения и критерием отбора является лишь их сочетаемость с бумажным документооборотом, то ничего преимущественно нового в электронном документообороте не содержится. Весьма важным преимуществом технологии подготовки документов, используемой в электронном документообороте и делопроизводстве, является возможность автоматизации всего процесса согласования и утверждения документа, в том числе и с использованием электронных аналогов собственноручной подписи. Кроме того, система Электронного Документооборота и Делопроизводства позволяет работать с единым хранилищем объектов, в котором содержатся как неофициальные данные, так и документы, обрабатываемые «официальным» документооборотом и архивным делом.
Все это позволяет существенно повысить эффективность труда при подготовке документов, поскольку единым инструментам поиска и анализа данных доступно все информационное пространство. В подготовке новых документов могут легко использоваться не только личные или коллективные наработки служащих, но и фрагменты или аналитические материалы, полученные на основе исследования всех (при безусловном контроле прав доступа к информации) имеющихся документов. Это существеннейшим образом повышает эффективность труда и качество подготавливаемых документов. Только технология Электронного Документооборота и Делопроизводства позволяет сформировать и успешно эксплуатировать единую базу знаний в полном соответствии с представлением этого термина в концепции «управления знаниями»[15].