Автоматическое создание отчета

Отчет предназначен для вывода информации на печать. Он создается с помощью мастера отчетов. Access предлагает несколько способов создания отчетов. Наиболее простым из них является использование средств автоматического создания отчета. Автоматически создаваемый на основе таблицы или запроса отчет называется автоотчетом. Access позволяет автоматически создавать отчеты двух форматов: в столбец и ленточный.

Чтобы создать автоотчет:

На панели объектов окна База данных надо выбрать элемент «Отчеты» и нажать кнопку «Создать». Появится диалоговое окно «Новый отчет» (Рис. 3.23).

 

Рис. 3.23 Автоматическое создание отчетов

В списке диалогового окна «Новый отчет» надо выделить один из элементов: «Автоотчет: в столбец» или «Автоотчет: ленточный».

В поле со списком, находящемся в нижней части диалогового окна, содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для отчета. Здесь надо выбрать необходимый элемент.

После нажатия кнопки «ОК», Access автоматически создаст отчет на основе выбранного источника данных, используя ленточный формат или формат в столбец. Ленточный формат располагает поля выводимых записей в строку. Формат в столбец располагает поля выводимых записей в столбец. Автоотчет, созданный с использованием любого из этих двух форматов, будет включать все поля и записи, имеющиеся в выбранном источнике данных.