Выполнить настройку ручной архивации.

Ручная архивация данных применяется если не осуществлена автоархивация данных или необходимо произвести архивацию раньше заданного срока.

Откройте пункт меню «Файл» и из него выберите команду «Архивировать», - на экране отобразится диалоговое окно архивации. В данном окне необходимо задать папку, содержимое которой будет архивироваться. После этого задается один из двух режимов работы.

Можно производить архивацию только указанной папки, или архивировать как папку, так и вложения в нее.

Далее указываются данные для файлов, архивацию которых необходимо производить.

В нижней части диалогового окна задается папка, в которую производится архивирование данных. Для того, чтобы задать папку, отличную от предложенной программой, нажмите кнопку «Обзор», - и в появившемся диалоговом окне произведите выбор папки для архива. После этого нажмите кнопку «Ок» в составе данного диалогового окна. При этом название папки будет помещено в строке ввода с указанием полного пути к ней.

После задания всех параметров нажмите кнопку «Ок» и данные будут заархивированы.

При работе с программой Outlook XP иногда возникает необходимость восстановить файл из архива. Для этого используется тот же способ, что и при импортировании файла.

Откройте пункт меню «Файл» и из него выберите команду «Импорт и экспорт», - на экране отобразится диалоговое окно работы с «Мастером», в котором представлены варианты импортирования.

Произведите выбор строки импортирования из другой программы для файла, для чего произведите на ней щелчок левой кнопки мыши. После этого нажмите кнопку «Далее», - при этом программа перейдет на следующую страницу работы.

Далее выбирается файл с расширением «jsb», после чего задается режим импортирования из архивной папки. Если при создании архивов были использованы вложенные папки, то необходимо задать режим их извлечения из архива для правильной разархивации данных.

После того, как все параметры заданы, нажмите кнопку «Готово» для завершения операции.

50. Назначить собрание для коллективной работы в Outlook.

Программа Outlook XP имеет множество инструментов для обеспечения коллективной работы.

Рассмотрим процесс создания собрания. Под собранием в программе Outlook XP подразумевается встреча с приглашением лиц или привлечением ресурсов. Данный процесс разбивается на четыре стадии.

Первое, что необходимо сделать, это составить список участников и ресурсов собрания. Откройте папку «Календарь» и не ней произведите щелчок на пункте главного меню «Действия». После этого вызовите команду «Назначить собрание», - на экране отобразится диалог создания собрания.

Для добавления лиц нажмите кнопку «Другие» и выберите режим добавления из Адресной книги. После этого добавьте имена участников собрания и списки контактов, и закройте данное окно.

После того, как добавлены участники собрания, необходимо задать новые временные параметры. Для этого задайте время, список, начало собрания и конец собрания. При этом одновременно с заданием времени собрания можно просмотреть в центральном окне информацию о занятости в данный момент времени.

Следующий этап в создании собрания – это рассылка сообщения о нем. Нажмите кнопку «Организовать», - программа перейдет в форму «Создание сообщения». В поле «Ввод адреса» уже будут заданы адреса лиц, участвующих в собрании.

Далее необходимо ввести тему собрания, его место, а также задать данные оповещения. После того, как приглашения о собрании отправлены, оно поступает респондентам в папку «Входящие» и они должны отправить ответ в специальном формате. После приема их сообщения производится их обработка.

После того, как все параметры заданы, можно сохранить собрание в папке, для чего откройте пункт меню «Файл» и из него выберите команду «Сохранить».