Оформление дел

Форма итоговой записи к номенклатуре дел

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных

___________________________________________________________

(наименование организации)

  По срокам хранения Всего В том числе
переходящих с отметкой «ЭПК»
постоянного            
временного (свыше 10 лет)            
временного (до 10 лет включительно)            
ИТОГО:            

Должность руководителя

службы ДОУ подпись расшифровка подписи

00.00.0000


Итоговые сведения переданы в архив организации

Наименование должности лица,

передавшего сведения в архив подпись расшифровка подписи

 

Вместе с делами в центральный архив министерства пере­даются регистрационные картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись.

Оформление дел

Дела министерств подлежат оформлению при их ведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем центрального архива министерства.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, вре­менного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Пол­ное оформление дела предусматривает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов в деле;

- составление заверительной надписи дела;

- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

форма листа-заверителя дела

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №__________________

В деле подшито (вложено) и пронумеровано________________________________

(цифрами и прописью)


листа (ов) в том числе: литерные листы__________________________________________;

пропущенные номера _________________________________ + листов внутренней описи_______________________________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов

Наименование должности лица,

составившего заверительную надпись Личная подпись Расшифровка подписи

Дата

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию доку­ментов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листыего,кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором. Обложка дел постоянного и временного(свыше10 лет) хранения оформляется по установленной форме.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточне­ния: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (про­ставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т. п.).

форма внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела №______________

№ п/п Индекс документа Дата доку­мента Заголовок документа Номера листов дела Приме­чание  

Итого______________________________________________документов.

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи___________________________________________

(цифрами и прописью)


Наименование должности лица, составившего

внутреннюю опись документов дела Личная подпись Расшифровка подписи

Дата