Документация и ее роль в системе управления. Организация делопроизводства на сельскохозяйственных предприятиях

Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами и сегодня во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждении и на предприятии делопроизводство - это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство состоит из трех составных частей:

· подготовка управленческих документов;

· работа с документами;

· систематизация документов и организация их архивного хранения.

Организация работы с документами, описана в Основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Используемую на предприятиях АПК документацию можно разделить на несколько групп: организационно-распорядительную, планово-экономическую, отчетно-статистическую, учетно-бухгалтерскую, финансовую, технологическую, оперативную, кадровую, научную.

Вся документация предприятия делится на три документопотока: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы. Количество документов всех потоков за год составляет объем документооборота предприятия.

На предприятии прежде всего проверяют правильность доставки корреспонденции, целостность конвертов (пакетов), затем их регистрируют. Регистрации подлежат все документы, требующие какого-то решения или ответа. Не регистрируют бухгалтерскую и статистическую отчетность, печатные издания, информационные сообщения. Завершающими этапами делопроизводства являются: систематизация документов, формирование дел, организация хранения и сдача в архив.