Документация и инвентаризация
Первичное наблюдение – это целенаправленное восприятие фактов, являющееся начальным звеном в цепочке функционирования предпринимательской деятельности. От качества проведения первичного наблюдения зависят полнота и достоверность учетной информации.
По результатам первичного наблюдения составляются первичные бухгалтерские документы – это бухгалтерские документы, составленные в момент совершения хозяйственных операций или непосредственно после их завершения и являющиеся первым свидетельством их совершения.
Первичные бухгалтерские документы необходимы для: обоснования учетных записей; передачи указаний от распорядителей до исполнителей; контроля за правильностью совершенных фактов предпринимательской деятельности организации; фиксации причин хозяйственных нарушений, имеющих место в предпринимательской деятельности.
Документы состоят из отдельных элементов, которые называются реквизитами.
Если в первичном документе допущена ошибка, то ее можно исправить:
- способом сторнировочной записи. При этом ошибочная запись повторяется красными чернилами или стандартным цветом - синий, черный с заключением ее в прямоугольную рамку. Красный цвет или прямоугольная рамка аннулируют ошибочную запись, после чего делается правильная запись;
- способом корректировки, или корректурным, т.е. зачеркивается неправильно написанная сумма одной чертой. Над зачеркнутой суммой делается правильная запись с указанием даты исправления и подписью бухгалтера. При необходимости составляется справка, раскрывающая исправление и причину ошибки;
- способом дополнительной проводки. Недостающая сумма показывается той же бухгалтерской проводкой стандартным цветом.
В кассовых и банковских документах никаких исправлений, подчисток, помарок быть не должно.
Для полного и точного отражения содержания хозяйственной операции применяются документы,разработанные самостоятельно организациями.
Документы бухгалтерского оформления составляются сотрудниками бухгалтерии организации с целью подготовки, обеспечения, сокращения и упорядочения учетных записей, а также с целью подготовки исполнительных (оправдательных) и распорядительных документов для отражения в бухгалтерском учете. К таким документам относятся: расчетно-платежные ведомости, ведомости начисления амортизации, бухгалтерские справки, расчеты бухгалтерии, накопительные ведомости.
Первичные документы содержат первоначальную исходную информацию о конкретных хозяйственных фактах – накладные, кассовые ордера, акты на списание основных средств, чеки.
Первичные документы группируют по видам документов и по видам учетных работ.
По видам документов – первичные документы группируют следующим образом:
1. Акты: приема (передачи) основных средств, списания основных средств, приема-сдачи отремонтированных объектов, приема материалов (оборудования), о выявленных дефектах, на замену;
2. Требования: акт- требование на замену материалов, накладная, требование на отпуск материалов, платежное требование, требование-поручение;
3. Накладные: накладная (требование) на внутреннее перемещение, накладная на отпуск на сторону;
4. Наряды: на выполненную работу, на сдельную работу;
5. Приказы: приказ (распоряжение) о приеме, о переводе, о прекращении договора, о предоставлении отпуска, приказ (накладная) на отгрузку;
6. Ордера: приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер;
7. Карты (карточки): лимитные карточки, заборная карта;
8. Заявления: на открытие счета, об отказе от акцепта;
9. Поручения: платежное поручение, сводное платежное поручение, платежное требование-поручение;
10. Счета: счет-фактура, счет (поставщика), лицевой счет;
11. Доверенность;
12. Отчеты: авансовый отчет, материальный отчет;
13. Реестры (списки, описи): реестр чеков, реестр невыданной зарплаты, реестр платежных требований, реестр приходных и расходных ордеров, инвентарный список, инвентаризационная опись.
Под документооборотом понимают движение документов от момента их составления или получения извне до сдачи в архив после обработки и отражения в учете.
Процесс документооборота регулируется его графиком, который составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель.
После совершения хозяйственных операций документы в соответствии с разработанным графиком документооборота представляются в бухгалтерию организации, где их проверяют и обрабатывают, а затем используют для отражения операций на счетах бухгалтерского учета.
Принятые после проверки документы подлежат дальнейшей их обработке, которая состоит из следующих этапов: группировки, таксировки, контировки и гашения.
Группировка – это подготовка сводных данных по движению видов имущества и обязательств за отчетный период.
Таксировка – это перевод натуральных показателей в стоимостное выражение. Таксировка документов заключается в умножении натуральных показателей (кг, т, штуки) на цену за одну единицу натурального измерителя.
Контировка– это указание номера счета, дебетуемого или кредитуемого, по суммам, подлежащим отражению на счетах бухгалтерского учета. Этот этап обработки связан с отражением хозяйственных фактов данных в документе на счетах бухгалтерского учета путем двойной записи.
Гашение – это проставление на документах, относящихся к кассовым операциям, штампов или надписи от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.
После бухгалтерской обработки первичных документов их данные должны быть зарегистрированы в специальных учетных таблицах и отражены в определенной последовательности.
Завершающим этапом документооборота является хранение первичных документов.