Мероприятия по совершенствованию управления денежными потоками в ОАО «СМОЛЕНСКОЕ БИСТРО»
Важнейшей задачей, решаемой в процессе управления денежными потоками, является выявление резервов, позволяющих снизить зависимость компании от внешних источников привлечения денежных ресурсов. К внешним источникам финансирования относят рост величины собственного капитала (в первую очередь уставного) и заемного (кредиторской задолженности ).
Методы оптимизации дефицитного денежного потока предполагают следующие мероприятия:
- в краткосрочном периоде необходимо ускорение привлечения денежных средств и замедление их выплат;
- в долгосрочном – рост объема положительного денежного потока и снижение объема отрицательного потока.
Синхронизация денежных потоков должна быть направлена на устранение сезонных и циклических различий в формировании как положительных, так и отрицательных денежных потоков, а также на оптимизацию средних остатков денежной наличности.
Результаты оптимизации денежных потоков должны находить отражение при составлении финансового плана предприятия на год с разбивкой по кварталам и месяцам.
Основной целью разработки плана и поступления и расходования денежных средств является прогнозирование во времени денежных потоков компании и обеспечение постоянной платежеспособности на всех этапах планового периода. Таким плановым документом выступает платежный календарь.
Таким образом, эффективное управление денежными потоками от финансовой деятельности компании требует формирования специальной политики управления денежными потоками, как части общей финансовой стратегии компании.
При построении системы управления денежными потоками важно оптимизировать соответствующие бизнес-процессы, для чего необходимо определить:
– состав ЦФО, по которым формируются и контролируются бюджеты денежных средств;
– участников процесса, то есть сотрудников компании, выступающих в роли инициаторов платежей, контролеров выполнения внутренних регламентов, акцептантов;
– обязанности и полномочия каждого участника бизнес-процесса, в частности по определению платежных лимитов, и ответственных за принятие решений по тем или иным платежам;
– временной график прохождения платежей, в частности установить сроки и последовательность прохождения заявок на оплату.
В дальнейшем это позволит сократить трудозатраты топ-менеджеров компании (генерального и финансового директоров) на контроль расходования средств. Если ранее им приходилось просматривать и подписывать каждую заявку на оплату, то теперь, когда суммы расходов утверждены в бюджетах, а порядок согласования платежей формализован, контроль за денежными потоками можно возложить на финансового менеджера. Соответственно финансовый (генеральный) директор будет согласовывать только ограниченное количество платежей, как правило сверхлимитных, крупных или нерегулярных. Например, сумму платежа за аренду офиса достаточно согласовать один раз при утверждении бюджета, оставив контроль самой процедуры проплаты и соответствия сумм бюджету за финансовым менеджером.
Четкая регламентация процессов управления денежными средствами позволит финансовому директору не отвлекаться на решение менее важных задач. Например, даже простое требование указывать при инициации счетов на оплату фамилию ответственного менеджера, который должен будет представить отчет по выплаченным суммам, дает возможность сократить трудозатраты финансового директора, а также неоправданное расходование средств. Следует отметить, что регламент управления денежными средствами позволяет избегать споров с линейными менеджерами о якобы несвоевременных оплатах: всем ясно, по какому принципу выделяются на это деньги. Кроме того, исключаются ситуации, когда менеджер за две минуты до окончания платежного дня приносит заявку на оплату с требованием обязательно заплатить сегодня [29].
Правильно выстроенные бизнес-процессы помогают решить еще одну актуальную задачу – свести к минимуму риск злоупотреблений со стороны сотрудников предприятия за счет разделения функций контроля выплат и их инициации. Например, руководитель бизнес-направления акцептует все заявки на оплату по своему ЦФО и отвечает за выполнение бюджета, а сотрудник финансовой службы (это может быть финансовый директор, финансовый менеджер) контролирует соответствие заявок бюджетным лимитам и выполнение регламентных процедур платежной системы.
Правильно построенная платежная система, безусловно, позволяет решить множество задач, стоящих перед финансовым директором. Однако необходимо помнить, что ни одна платежная система не защитит предприятие полностью от:
– злоупотреблений, связанных с использованием фирм-однодневок или «искусственным» завышением цен. Соответственно, должны проводиться другие мероприятия, в частности проверка контрагентов службой безопасности компании при заключении договора;
– ошибок, допущенных в ходе заключения договора. Процесс подписания договора должен быть адекватен по степени защиты от «человеческого фактора» процессу подачи заявки на оплату;
– расходов, возникновение которых не связано с моментом оплаты. В этом случае в заявке на оплату указан свершившийся факт расхода (например, подписанный уполномоченным лицом акт сдачи-приемки работ), поэтому сотрудник, принимающий решение об оплате, уже не может предотвратить расход.
Денежные средства ОАО «СМОЛЕНСКОЕ БИСТРО» имеют существенную динамику к повышению не только в стоимости оборотных активов, но и в стоимости его всего имущества.
Поэтому для улучшения платежной дисциплины предприятия необходимо контролировать уровень запасов и затрат, так как основным источником возникновения денежных средств являются поступления от покупателей, а также ужесточить требования к потребителям продукции предприятия с целью своевременного исполнения платежей за выполненные работы и услуги и отгрузку готовой продукции ОАО «СМОЛЕНСКОЕ БИСТРО».
Следует особое внимание уделить расчетам по дебиторской задолженности.
Должна проводиться активная работа по отсылке письменных предупреждений, должны браться и прослеживаться выполнение гарантийных писем от предприятий и организаций, в которых они обязуются погасить свою задолженность за услуги с предоставлением графика погашения, на злостных неплательщиков должны подаваться дела в арбитражный суд.
Внимание должна быть уделено и бартерным операциям, обеспечивающим собственные потребности ОАО «СМОЛЕНСКОЕ БИСТРО» в материалах, комплектующих и др.
Работа с неоправданной дебиторской задолженностью ОАО «СМОЛЕНСКОЕ БИСТРО» должна стать стратегическим направлением финансовой деятельности, и должна проводиться ежедневно.
С юридическими лицами специалистам ОАО «СМОЛЕНСКОЕ БИСТРО» рекомендуется проводить:
- автопрозвонку (ежедневно);
- прозвонку специалистами группы по работе с дебиторской задолженностью крупных должников (более 100 тыс. руб.);
- выставление претензий юридической службой предприятия;
- проведение взаимозачета и бартера;
- необходимо доработать, в соответствии с требованиями сегодняшнего дня программы «санкций» с целью гибкого применения к должникам;
- разрабатываться положение о проведении взаимозачетов, бартерных и других операций, связанных с возмещением долга;
- разрабатываться, отделом компьютерных технологий, новые формы и программы анализа по различным направлениям дебиторской задолженности;
- вестись работа по проведению вексельных зачетов.
Предлагается за счет активизации работы с дебиторами сократить величину дебиторской задолженности до 13000 тыс. руб., т.е. сократить на 7841 тыс. руб.
За счет высвобожденных денежных средств предлагается осуществить расчеты по кредиторской задолженности предприятия.