Создание запросов, отчетов

1. Фильтрация:

- установить курсор в поле;

- Главная / Фильтр, þ или ¨ - отображение записей,

- Фильтр / Выделить всевсе записи;

- Главная / Дополнительно, Расширенный фильтр, ввести условия отбора (по правилам в 5.2).

2. Проектирование запросов:

- Создание / Конструктор запросов, добавить таблицы (таблицы должны быть связаны);

- добавить поля (двойной щелчок);

- сортировка – записей;

- þ вывод на экран;

- условие отбора (пример: = 4, (см. правила в 5.2); иливторое условие (при наличии первого условия – продублировать его в строке «или»);

- Конструктор / !выполнение запроса.

3.Групповые операции (итоговый запрос):

- Конструктор/ å Итоги – строка Групповая операция: Группировкаодинаковых записей; выбрать операцию - вычисления:

Операция Назначение
SUM Сложение
AVG Среднее значение
MIN Минимальное значение
MAX Максимальное значение
COUNT Количество записей со значениями
STDEV Стандартное отклонение
VAR Дисперсия
FIRST Значение в первой записи
LAST Значение в последней записи

(можно только вычисление по одному полю);

- !выполнение запроса – вычислениепосгруппированнымзаписям;

- отжать кнопку å Итогиудаление групповой операции.

4. Вычисляемое поле:

- Конструктор, строка Поле, ввести выражение (пример: =НДС*2);

- !выполнение запроса – добавление поля Выражение 1,2 … с вычислениями для каждой записи.

5. Перекрестный запрос (по двум и более значениям группировки):

- добавить таблицы (запросы), поля;

- Конструктор / Перекрестный:

- строка Групповая операция: группировка для объединения записей, операция для вычисления);

- строка Перекрестная таблица: заголовки строк и столбцов для сгруппированных записей, значение для вычислений).

6. Запросы на изменение:

6.1. Запрос на добавление:

- создать запрос на выборку (добавить таблицы, поля);

- Конструктор / !+Добавление;

- ввести имя новой таблицы;

- сохранить запрос;

6.2. Другие запросы: составить запрос на выборку, Конструктор / Обновление, строка Обновление – ввести условие (Построитель), выполнить запрос; / Создание таблицы – по отобранным записям; / Удаление - записей по условиям.

7. Создание отчетов:

- Создание / Мастер отчетов, выбрать таблицы, добавить поля;

- выбрать (если нужно): группировка (однородных записей), порядок сортировки, вид макета, ориентацию бумаги, þ настроить ширину полей, стиль, ввести имя;

- Режим / Конструктор - области отчета:

1) заголовокназвание отчета,

2) верхний колонтитул – заголовки столбцов,

3) нижний колонтитулдата = Now ( ), нумерация страниц = [Page](1, 2, 3),

4) область данных,

5) примечание;

- Главная /, Конструктор / – форматирование, редактирование отчета;

- Конструктор / – встраивание элементов управления (!вычисляемое поле вставляется в примечание);

- встраивание подотчетабуксировка в область заголовка отчета из окна слева;

- Конструктор / Группировкагрупповые операции, сортировка.

8. Внешние данные / Импорт – файлов из других приложений, / Экспорт – файла ACCESS в другие программы.

9. Создание / Макрос / Макрос, Макрокоманды 6, выбрать действие (например: Открыть таблицу), выбрать Аргументы (например, выбрать таблицу), сохранить макрос, !выполнение макроса (или двойной щелчок в перечне объектов слева).

Команда Назначение Примечание
Восстановить Восстановление свернутого окна  
ВыполнитьКоманду Выполнение команды меню MS ACCEESS Например: команды упорядочивания положения окон РядомВертикально РядомГоризонтально
Выход Завершение работы MS ACCESS  
Закрыть Закрытие текущего окна  
ЗапускЗапросаSQL Выполнение запроса Запрос на изменение данных или структуры БД
ЗапускМакроса Выполнение макроса  
ОткрытьЗапрос Выполнение запроса Запрос на выборку
ОткрытьОтчет Открытие отчета  
ОткрытьТаблицу Открытие таблицы  
ОткрытьФорму Открытие формы  
Развернуть Раскрытие текущего окна во весь экран  
Свернуть Свертывание текущего окна  
Сигнал Подача звукового сигнала  
Сообщение Вывод сообщения Сообщение выводится в системном окне Windows. Нужно задать текст сообщения, выбрать его тип, задать текст заголовка окна