Создание запросов, отчетов

1. Фильтрация:

- установить курсор в поле;

- Главная / Фильтр, þ или ¨ - отображение записей,

- Фильтр / Выделить все – все записи;

- Главная / Дополнительно, Расширенный фильтр, ввести условия отбора (по правилам в 5.2).

2. Проектирование запросов:

- Создание / Конструктор запросов, добавить таблицы (таблицы должны быть связаны);

- добавить поля (двойной щелчок);

- сортировка – записей;

- þ вывод на экран;

- условие отбора (пример: = 4, (см. правила в 5.2); или – второе условие (при наличии первого условия – продублировать его в строке «или»);

- Конструктор / !– выполнение запроса.

3.Групповые операции (итоговый запрос):

- Конструктор/ å Итоги – строка Групповая операция: Группировка – одинаковых записей; выбрать операцию - вычисления:

Операция	Назначение
SUM	Сложение
AVG	Среднее значение
MIN	Минимальное значение
MAX	Максимальное значение
COUNT	Количество записей со значениями
STDEV	Стандартное отклонение
VAR	Дисперсия
FIRST	Значение в первой записи
LAST	Значение в последней записи

(можно только вычисление по одному полю);

- !– выполнение запроса – вычислениепосгруппированнымзаписям;

- отжать кнопку å Итоги – удаление групповой операции.

4. Вычисляемое поле:

- Конструктор, строка Поле, ввести выражение (пример: =НДС*2);

- !– выполнение запроса – добавление поля Выражение 1,2 … с вычислениями для каждой записи.

5. Перекрестный запрос (по двум и более значениям группировки):

- добавить таблицы (запросы), поля;

- Конструктор / Перекрестный:

- строка Групповая операция: группировка для объединения записей, операция для вычисления);

- строка Перекрестная таблица: заголовки строк и столбцов для сгруппированных записей, значение для вычислений).

6. Запросы на изменение:

6.1. Запрос на добавление:

- создать запрос на выборку (добавить таблицы, поля);

- Конструктор / !+Добавление;

- ввести имя новой таблицы;

- сохранить запрос;

6.2. Другие запросы: составить запрос на выборку, Конструктор / Обновление, строка Обновление – ввести условие (Построитель), выполнить запрос; / Создание таблицы – по отобранным записям; / Удаление - записей по условиям.

7. Создание отчетов:

- Создание / Мастер отчетов, выбрать таблицы, добавить поля;

- выбрать (если нужно): группировка (однородных записей), порядок сортировки, вид макета, ориентацию бумаги, þ настроить ширину полей, стиль, ввести имя;

- Режим / Конструктор - области отчета:

1) заголовок – название отчета,

2) верхний колонтитул – заголовки столбцов,

3) нижний колонтитул – дата = Now ( ), нумерация страниц = [Page](1, 2, 3),

4) область данных,

5) примечание;

- Главная /, Конструктор / – форматирование, редактирование отчета;

- Конструктор / – встраивание элементов управления (!вычисляемое поле вставляется в примечание);

- встраивание подотчета – буксировка в область заголовка отчета из окна слева;

- Конструктор / Группировка – групповые операции, сортировка.

8. Внешние данные / Импорт – файлов из других приложений, / Экспорт – файла ACCESS в другие программы.

9. Создание / Макрос / Макрос, Макрокоманды 6, выбрать действие (например: Открыть таблицу), выбрать Аргументы (например, выбрать таблицу), сохранить макрос, !– выполнение макроса (или двойной щелчок в перечне объектов слева).

Команда	Назначение	Примечание
Восстановить	Восстановление свернутого окна
ВыполнитьКоманду	Выполнение команды меню MS ACCEESS	Например: команды упорядочивания положения окон РядомВертикально РядомГоризонтально
Выход	Завершение работы MS ACCESS
Закрыть	Закрытие текущего окна
ЗапускЗапросаSQL	Выполнение запроса	Запрос на изменение данных или структуры БД
ЗапускМакроса	Выполнение макроса
ОткрытьЗапрос	Выполнение запроса	Запрос на выборку
ОткрытьОтчет	Открытие отчета
ОткрытьТаблицу	Открытие таблицы
ОткрытьФорму	Открытие формы
Развернуть	Раскрытие текущего окна во весь экран
Свернуть	Свертывание текущего окна
Сигнал	Подача звукового сигнала
Сообщение	Вывод сообщения	Сообщение выводится в системном окне Windows. Нужно задать текст сообщения, выбрать его тип, задать текст заголовка окна