Специальные функции средств электронной почты

Эти функции используются прежде всего в бизнесе. Они позволяют автоматизировать операции, связанные с обслуживанием больших информационных потоков.

Функции массовой рассылки. Обычные средства электронной почты позволяют отправить одно сообщение в несколько адресов путем указания дополнительных адресатов в поле Копия. Этого недостаточно, если речь идет об отправке тысяч почтовых отправлений, к тому же не всегда желательно, чтобы клиенты могли определить адреса других получателей по записям этого поля. В таких случаях почтовая программа интегрируется со средствами обслуживания списка рассылки. Список рассылки — это текстовый файл, представляющий простейшую базу данных, в которой отдельные записи разделены стандартным разделителем, например точкой или символом табуляции. Рассылка сообщения производится по всем адресам, приведенным в списке. Дополнительные средства программы позволяют также:

• автоматически вносить адреса в список рассылки на основе анализа поступающих сообщений (например, по просьбе клиента о подписке на информационный бюллетень, электронный каталог и т. п.);

• автоматически удалять адреса из списка рассылки (например по просьбе клиента о прекращении рассылки рекламы в его адрес);

• группировать записи в списках рассылки; многие фирмы отправляют новым клиентам письма одного содержания (с благодарностью за внимание), а посто­янным клиентам — другого (с новыми предложениями);

• разыскивать и устранять дубликаты записей в списке рассылки;

• устанавливать и удалять записи, утратившие актуальность (например, при изменении адреса электронной почты клиента).

Следует различать массовую рассылку и “почтовую бомбардировку”. Почтовая бомбардировка — это целенаправленная злонамеренная акция по переполнению “почтового ящика” жертвы путем массовой отправки незатребованной корреспонденции. Это грубое нарушение правил пользования Интернетом, административные меры по которому может принять сервис-провайдер. В некоторых случаях намеренное нарушение функционирования систем связи может квалифицироваться и как уголовное преступление. К такой квалификации прибегают, если есть возможность доказать наличие прямого ущерба.

Массовая рассылка отличается тем, что сообщения отправляются в разные адреса. Она не является правонарушением, хотя и не всегда соответствует договору с сервис-провайдером. Обычная практика состоит в том, что для проведения массовых рассылок следует предусмотреть соответствующий пункт в договоре и оговорить финансовую сторону мероприятия.

Функции локального SMTP-сервера. Проведение массовой отправки корреспонденции через SMTP-сервер поставщика услуг сопряжено с большими затратами времени, поскольку на сервере образуется очередь сообщений, полученных от разных клиентов. В специальных случаях используют почтовые системы, совмещающие функции почтового клиента и SMTP-сервера.. Они позволяют отправлять корреспонденцию в обход SMTP-сервера поставщика услуг и обеспечивают высокую производительность (до нескольких тысяч отправлений в час).

Функции персонализации. Персонализация отдельных сообщений имеет важное значение при проведении массовых рассылок. Ее смысл состоит в том, что каждое сообщение имеет индивидуальные элементы, например обращение (господин, госпожа, господа и т. п.), имя адресата и какие-то персональные сведения о нем. Персонализация выполняется путем взаимодействия почтовой программы с базой данных и со списком рассылки. Сообщение готовится в виде шаблона, имеющего поля слияния. Данные в эти поля подставляются из базы данных в соответствии с параметрами, указанными в списке рассылки. Благодаря технологии персонализации удается резко повысить отклик в рекламно-маркетинговых кампаниях, при проведении анкетирования клиентов, в установлении доверительных отношений с заказчиками. В примере, приведенном на рис. 8.3, поля слияния заключены в угловые скобки. При подготовке сообщения данные для них извлекаются из базы данных.

Функции удаленного администрирования. Некоторые почтовые клиенты способны не только отправлять сигналы оповещения на удаленные средства связи, но и принимать от них управляющие сигналы. Удаленное управление почтовыми системами производится с помощью телефонных аппаратов, имеющих тональный набор номера. После установления соединения система воспринимает сигналы цифрового набора как команды. Подобные системы позволяют переадресовывать поступившие сообщения или автоматически отправлять один из заранее заготовленных вариантов ответа. Возможна также отправка голосового сообщения, продиктованного с удаленного телефонного аппарата.