АУДИТОВ И МОНИТОРИНГА В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ КАЧЕСТВОМ
Внутренние аудиты. Мониторинг процессов, документации, продукции. Техника самоанализа. Планирование аудита и мониторинга.
Аудит является, с одной стороны, средством мгновенного улучшения качества и снижения затрат на его обеспечение, с другой стороны, инструментом доказательства соответствия достигнутого качества установленным требованиям.
Мониторинг– деятельность, включающая измерение, анализ и улучшение качества проверяемого объекта: процесса, продукции, документации, элементов производственной системы и системы управления качеством. Результаты мониторинга используются для оценки результативности действий по обеспечению, корректировке, предупреждению или улучшению качества.
Техника аудита описывает порядок выполнения работ по планированию, проведению доказательства соответствия, анализу результатов, составлению отчета.
Самоанализпроводится самостоятельно работником с целью выявления ошибок в работе и ее корректировке для достижения требуемого качества работы и ее результата с наименьшими затратами.
При планировании аудита необходимо учитывать, что он является частью (элементом) самой системы QM, «инструментом немедленного улучшения качества и снижения затрат» [1].
Внутренний аудит имеет целью выявить «слабые места» и определить мероприятия по улучшению для постоянного обеспечения качества в соответствии с требованиями. Внутренний аудит также должен методически помочь в подготовке системы к сертификации и жестко проконтролировать выполнение обязательных пунктов плана мероприятий с оценкой их эффективности [4].
Общимицелями всех видов аудита является проверка соответствия и выработка рекомендаций по улучшению качества. Проведение мероприятий по улучшению является задачей руководителя проверяемого отдела. Эффективность мероприятий по улучшению проверяется аудитором в рамках дополнительного аудита.
Аудит является методом улучшения качества, т.к. при его проведении не только выявляются отклонения в процессах и в деятельности подразделения или предприятия, но и определяются эффективные пути их устранения и снижения затрат. Параллельно оценивается эффективность раннее внедренных мероприятий.
Аудиту подвергаются система в целом, методы (процессы, документация) и продукты (табл. 7.1).
Таблица 7.1
Назначение и основы проведения аудита в системе качества
| Вид аудита | Назначение | Основы проведения |
| Аудит системы | Оценка эффективности системы QM, оценка знаний персонала и проверка на соблюдение отдельных элементов QS | Справочник по качеству, инструкции, документы по заказу, директивы, спецификации и отчеты по качеству |
| Аудит процессов (методов) | Эффективность процессов по элементам QS, подтверждение способности обеспечить качество. Целесообразность методов и мероприятий по улучшению | Специальные методы изготовления. Документы по проведению проверки методов. Требования к квалификации персонала |
| Аудит продукта | Исследование определенного количества готовой продукции. Подтверждение качества и определение возможностей по его улучшению | Директивы по качеству, контрольная производственная документация, производственные средства для специальных деталей, узлов |
Сертификационный (внешний) аудит проводится с целью обеспечения конкурентных преимуществ предприятия на рынках сбыта. Как показали исследования, наличие у изготовителя сертификата на систему вызывает рост доверия у потребителя, снижает тяжесть негативных последствий, вызванных «нарушением качества» в сфере обращения (действие закона передачи ответственности за качество) [30].
Наличие на предприятиях сертифицированных систем управления качеством сказывается не только на показателях качества, но и непосредственно на результатах бизнес - деятельности (табл. 7.2) [5].
Таблица 7.2
Влияние процесса сертификации на состояние дел
предприятия
| Показатели улучшения | Доля предприятий (%), где произошло улучшение деятельности |
| 1. Улучшился имидж предприятия 2. Осознание важности качества 3. Установление четкой ответственности работников 4. Реорганизация структуры предприятия 5. Повышение эффективности производства 6. Повышение степени удовлетворения заказчика 7. Повышение конкурентоспособности 8. Упрощение процессов производства 9. Рост коллективизма 10. Отказ от ожидания немедленного роста прибыли 11. Соответствие эффекта ожиданиям 12. Гибкие цели деятельности 13. Улучшение внутренних и внешних коммуникаций 14. Внедрены методы статистического контроля | 21,3 18,0 18,0 26,2 16,4 14,8 14,8 13,1 13,1 8,1 8,1 8,1 8,1 4,9 |
Содержание и цели мониторинга значительно шире аудита, т.к. его результаты используются для своевременного реагирования на выявленные изменения в деятельности не только по обеспечению качества, но и в общем управлении предприятия.
Мониторинг может быть реактивный и опережающий. Реактивный мониторинг требует проведения соответствующих мер, направленных на проверку выполнения согласованных управленческих действий, оценку их эффективности. Опережающий мониторинг настраивает предприятие на предупреждение потерь и максимизацию достижений в будущем.
Мониторинг обеспечивает наличие обратной связи, позволяющей предприятию извлекать дополнительные преимущества от распространения передового опыта и предупреждения возможных нарушений в работе.
При планировании мониторинга необходимо составить перечень измеряемых параметров и методов их измерения, а также решить, какие затраты следует считать репрезентативными.
Система мониторинга должна учитывать оценки текущих и будущих рисков, накопленный опыт мониторинга, планируемые инициативы по совершенствованию деятельности предприятия, по обеспечению качества.
При реализации философии всеобщего качества используется столько самых разных типов команд, что порой отличить одну от другой бывает трудно.
• Управляющие комитеты (или советы по качеству)— руководящие команды, которые направляют деятельность организации и добиваются сфокусированности в работе.
• Команды по решению проблем— команды, состоящие из подчиненных и начальников, которые собираются, чтобы анализировать проблемы, возникающие на рабочем месте, в том числе связанные с качеством и производительностью, или команды ad hoc (с лат. — единственно с целью, то есть создаваемые при возникновении какой-то нестандартной ситуации), перед которыми ставится конкретная задача, например команды по разработке организационной структуры, или архитекторы изменений, о чем говорилось в предыдущей главе.
• Команды по улучшению повседневной работы — люди, которые работают вместе каждый день и участвуют во всем процессе изготовления единицы продукции.
• Самоуправляемые команды— рабочие команды, имеющие полномочия выпускать продукцию и контролировать выполнение своих решений.
• Виртуальные команды— команды, члены которых через компьютер подключаются к работе команды по мере необходимости. Благодаря Интернету и средствам электронной коммуникации виртуальные команды начинают играть все более важную роль.
• Проектные команды— команды, занимающиеся конкретными вопросами при освоении новых участков или решающие сложные задачи. В связи с широким распространением философии «Шесть сигм» значимость проектных команд существенно повысилась.
Вопросы для самостоятельной подготовки.
1. Виды аудита и причины его проведения.
2. Техника проведения аудита.
3. Техника самоанализа процессов.
4. Алгоритм проведения сертификационного аудита.
5. Виды и содержание мониторинга.
6. Динамический мониторинг и управление информацией о качестве.
7.Методы организации командной работы.
Задание для самостоятельной работы к теме № 7.
Дайте классификацию аудитов, проводимых в рамках системы качества. Составьте таблицу сравнения по следующим критериям: цель, причины проведения, сущность, порядок проведения, участники, результаты.
Выберите конкретный вид аудита, постройте алгоритм его проведения, опишите этапы и составьте отчет по аудиту. В чем отличие мониторинга от аудита? Постройте схему мониторинга для любого процесса производства.
Контрольные вопросы
1. Назовите общие черты и отличия мониторинга и аудита.
2. Опишите содержание плана аудита.
3. Как организовать мониторинг?
4. Охарактеризуйте реактивный мониторинг.
5. В чем отличие реактивного мониторинга от опережающего?