СОЗДАНИЕ АВТОСОБИРАЕМОГО ОГЛАВЛЕНИЯ
После того, как написан и отформатирован весь текст работы, надо создать оглавление. Для этого:
1. Сделать две чистые страницы в начале работы (два раза одновременно нажать клавишиCtrl и Enter,установив курсов в начале заголовка «введение»). На первой странице впоследствии будет оформлен титульный лист, а на второй оформляется оглавление.
2. Установив курсором в начале второй страницы, зайти в Ссылки, затем Оглавление → Автособираемое оглавление. На этой странице появится заголовок Оглавление и само оглавление, которое должно включать все заголовки работы. Если какой-то заголовок не появился в оглавлении или появились лишние заголовки, то надо проверить уровни, заданные в этих абзацах, при необходимости внести исправления и установив курсор на автособранном оглавлении, нажать правую клавишу мыши, выбрать вариант Обновить поле, затем обновить целиком.
3. Убедившись, что автособранное оглавление соответствует заголовкам работы, приступить к его форматированию. Заголовок «Оглавление» следует расположить по центру страницы и задать в нем уровень – основной текст, отступ слева и справа – 0 см, первая строка – нет, интервалы перед и после – 0 пт, междустрочный интервал – Одинарный. Так как этот заголовок короткий, то его следует написать вразрядку (Главная → Шрифт → Интервал → Разреженный на 6 пт → ОК).
4. Если слова «ВВЕДЕНИЕ» и «ЗАКЛЮЧЕНИЕ» в автособранном оглавлении написаны вразрядку, то выделить их (именно в оглавлении, а не в тексте работы) и установить интервал – Обычный.
5. Выделить все автособранное оглавление (кроме заголовка «Оглавление»), установить в нем шрифт Times New Roman 14, убрать полужирный шрифт, если он появился, заказать во всем оглавлении выравнивание – По левому краю, уровень – Основной текст, отступ справа – 0 см, интервал перед – 0 пт, интервал после – 6 пт, междустрочный – Одинарный.
6. Установить курсор на любой строке, соответствующей заголовку первого уровня и установить в этом абзаце отступ слева – 0 см, выступ первой строки – 0,55 см. После этого остальные строки, соответствующие заголовкам первого уровня, должны отформатироваться аналогично. Если этого не произошло, то сделать это вручную.
7. В строках, соответствующих заголовкам второго уровня, установить отступ слева – 0,55 см, выступ первой строки – 0,9 см.
8. В строках, соответствующих заголовкам третьего уровня, установить отступ слева – 1,45 см, выступ первой строки – 1,25 см.
9. Цифры, соответствующие номерам страниц, должны быть по правому краю страницы и соединены с наименованием заголовка точками. Если это не произошло автоматически, то через Главная → Абзац → Табуляцияустановить позицию табуляции 16,5 см, выравнивание – по правому краю, заполнитель – точки.
10. В процессе выполнения вышеперечисленных действий может произойти сбой в виде, размере, форме написания шрифта в автособранном оглавлении. Поэтому, когда все строки в нем отформатированы, а цифры правильно расположены и соединены с наименованиями, надо еще раз выделить все автособранное оглавление и установить в нем нужный вид и размер шрифта.
11. Если в процессе форматирования автособранного оглавления оно перешло на следующую страницу, то надо еще раз обновить поле, но обновить только номера страниц.
На следующей странице приведен пример правильно оформленного автособранного оглавления.
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ. 3
1. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ.. 5
1.1. Нормативная база документационного обеспечения управления. 5
1.2. Характеристика отдельных документов нормативной базы документационного обеспечения управления. 6
2. АНАЛИЗ СООТВЕТСТВИЯ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ АДМИНИСТРАЦИИ ПЕТРОГРАДСКОГО РАЙОНА САНКТ-ПЕТЕРБУРГА НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИМ ТРЕБОВАНИЯМ.. 17
2.1. Структура Администрации Петроградского района. 17
2.2. Оформление управленческих документов Администрации Петроградского района Санкт-Петербурга. 20
2.2.1. Перечень реквизитов и их расположение в документах Администрации Петроградского района Санкт-Петербурга. 21
2.2.2. Оформление реквизитов документов Администрации Петроградского района Санкт-Петербурга. 23
2.2.3. Виды бланков документов, используемых в Администрации Петроградского района. 37
2.2.4. Правила подготовки и изготовления документов в Администрации Петроградского района. 38
2.2.5. Порядок оформления правовых актов Администрации. 41
2.2.6. Оформление распоряжений (приказов) Администрации. 42
ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 44
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ.. 46
Приложение. 47
[1] Вид шрифта должен совпадать с видом шрифта, используемого в основном тексте. Размер шрифта должен быть на два пункта меньше. То есть надо установить Times New Roman 12.
[2] Предпочтительнее всего использовать именно этот знак.