Тема 3.2. Порядок архивного хранения документов
План
1. Порядок архивного хранения документов
Цель: рассмотреть порядок хранения документов
Студент должен:
Знать:
- порядок хранения документов
1. Порядок архивного хранения документов
Документы хранятся в банке в бумажной и электронной форме.
Кредитные организации обязаны обеспечить сохранность кассовых документов, бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Кредитные организации обязаны хранить кассовые документы, бухгалтерские документы,
регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение нормативных сроков хранения, но не менее пяти лет.
Ответственность за организацию хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности несет руководитель кредитной организации.
Руководитель по согласованию с главным бухгалтером должен закрепить за работниками бухгалтерской службы места для хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности на бумажном носителе в
шкафах и других хранилищах, установить порядок эвакуации документов в случае необходимости при возникновении чрезвычайной ситуации.
Кассовые документы хранятся в порядке, предусмотренном Положением Банка России № 318-П.
Сформированные в установленном порядке бухгалтерские документы и регистры бухгалтерского учета за операционный день помещаются на хранение в следующем порядке:
- сформированные и сброшюрованные бухгалтерские документы на бумажном носителе за каждый операционный день передаются на архивное хранение не реже одного раза в месяц (не позднее 10-го рабочего дня следующего месяца);
- до истечения указанного срока они хранятся в бухгалтерском подразделении в условиях, исключающих несанкционированный доступ к ним;
- несброшюрованные бухгалтерские документы за операционный день, до проверки полноты формирования документов дня, не позднее рабочего дня, следующего за операционным днем, должны храниться в условиях, исключающих несанкционированный доступ к ним.
До передачи на архивное хранение сохранность указанных документов обеспечивает главный бухгалтер или его заместитель.
Хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета на бумажном носителе осуществляется в специально оборудованных помещениях (архивах).
Хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности, сформированных в электронном виде, осуществляется в
порядке, установленном нормативным актом Банка России о хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением
бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета.
В случае когда законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено
предоставление первичного учетного документа, хранение которого осуществляется в электронном виде, лицу, в том числе органу государственной власти, на бумажном носителе, кредитная организация обязана по требованию указанного лица, в том числе органа государственной власти, распечатать на бумажном носителе первичный учетный документ по форме и содержанию, которые действовали на момент его создания и помещения на хранение в электронном виде. Копия первичного учетного документа на бумажном носителе удостоверяется подписью уполномоченного лица кредитной организации и заверяется ее печатью (штампом).
Бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности, нормативный срок хранения которых составляет свыше 10 лет, подлежат распечатыванию и хранению на бумажном носителе. Распечатывание указанных документов осуществляется в день совершения операции, а передача на хранение в порядке, определенном абзацами вторым и третьим настоящего пункта.
Порядок хранения документов, не учитываемых на внебалансовых счетах, обеспечивающий их сохранность, определяется руководителем кредитной организации.
Бухгалтерские документы на бумажном носителе хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов дня.
Допускается формирование бухгалтерских документов на бумажном носителе по пачкам, формируемым для передачи информации на обработку. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета.
Документы на бумажном носителе, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки впереди документов по внебалансовым счетам.
В отдельные сшивы (папки) при хранении документов на бумажном носителе помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгоценными металлами, иностранной валютой, по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, по хозяйственным и другим операциям кредитной организации с различными сроками хранения.
В сшивы (папки) помещаются справки о документах, хранение которых осуществляется в электронном виде в соответствии с нормативным актом Банка России о хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ
по ведению бухгалтерского учета.
Объединение документов с различными сроками хранения в общие сшивы (папки) не допускается.
Сброшюрованные документы подсчитываются, и сумма их сверяется с итогом оборотов по оборотной ведомости. Если общие итоги и итоги по пачкам не совпадают, то производится выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам.
Мемориальные ордера и другие документы по внебалансовым счетам (за исключением документов, учитываемых в книгах хранилища ценностей) подбираются в возрастающем порядке номеров сначала дебетуемых внебалансовых счетов, за исключением счетов № 99998 и № 99999, затем кредитуемых внебалансовых счетов, за исключением счетов № 99998 и № 99999, помещаются в документы дня после бухгалтерских документов по балансовым счетам и брошюруются вместе с ними.
Документы по внебалансовым счетам также подсчитываются, и суммы их сверяются с оборотной ведомостью.
Работники, на которых возложено формирование документов, должны тщательно проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений.
На лицевой стороне обложки папки сброшюрованных документов помещается следующий текст:
«Срок хранения _______________________________
Архивный индекс _________________________________________
_________________________________________________________
(полное или сокращенное фирменное наименование кредитной организации (наименование её филиала)
Документы за «____» _________________ г. по балансовым по внебалансовым счетам
Сумма ________ руб. ______ коп. ________ руб. _____ коп.
Из них:
хранятся на бумажном носителе и находятся в отдельных папках:
кассовые документы ______ руб. ____ коп. _______ руб. _____ коп.
по операциям с иностранной валютой:
бухгалтерские документы ____ руб. ____ коп. _______ руб. _____ коп.
срок хранения ______________
кассовые документы ________ руб. ____ коп. _______ руб. _____ коп.
срок хранения _______________
по операциям с драгоценными металлами:
бухгалтерские документы _______ руб. ____ коп. _____ руб. _____ коп.
срок хранения _______________
кассовые документы ________ руб. ____ коп. _______ руб. _____ коп.
срок хранения ______________
и так далее по документам с разными сроками хранения;
хранятся в электронном виде:
кассовые документы ________ руб. ____ коп. _______ руб. _____ коп.
бухгалтерские документы _____ руб. ____ коп. ______ руб. _____ коп.
и так далее по документам с разными сроками хранения».
В каждой папке должна быть лента подсчета сумм документов, находящихся в ней, по балансовым и внебалансовым счетам, и делается надпись:
«документы сброшюрованы и подшиты ______________________
______________________________________________________________
(подпись бухгалтерского работника, осуществившего сшив и проверку полноты сброшюрованных
документов)».
На лицевой стороне обложки основной папки делается надпись:
«С данными бухгалтерского учета сверено» и ставится подпись главного бухгалтера (его заместителя) или уполномоченного лица.
Кредитная организация вправе формировать с использованием средств вычислительной техники справочно-информационные базы данных в целях оперативного получения и представления учетно-операционной информации (данных) с предоставлением доступа к этим данным в порядке, установленном руководителем кредитной организации. При
этом должна обеспечиваться возможность распечатывания бумажных копий бухгалтерских документов по формам, установленным нормативными актами Банка России. Структура баз данных бухгалтерских документов должна позволять группировать
документы в соответствии с требованиями Положения № 385 – П
Выемка бухгалтерских документов производится в соответствии с законодательством
Российской Федерации. При выемке документов присутствуют уполномоченные представители кредитной организации (главный бухгалтер или другое должностное лицо).
Уполномоченный представитель кредитной организации снимает в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, копии с изымаемых документов.
Копию протокола выемки документов получает уполномоченный представитель кредитной организации, присутствовавший при выемке документов. На место изъятого документа уполномоченным представителем кредитной организации помещаются копия изъятого документа (при наличии) и копия протокола выемки документа. Уполномоченный представитель кредитной организации на обложке папки с документами
заверяет своей подписью надпись о выемке документов с указанием даты выемки документов и количества изъятых документов.
Литература:
Вопросы для самоконтроля:
1. Какие документы относятся к клиентским документам?
2. Какие документы используются для записи операций на внебалансовых счетах?
3. Какие особенности имеет порядок оформления банковских документов?
4. Какие существуют сроки хранения банковских документов?
5. Назовите три документа, которые должны храниться в архиве банка постоянно.
6. Какой документ должен оформляться при изъятии документов из банка?
7. Какие особенности имеет документооборот в банке?
8. Какие отметки имеются на документе, прошедшем обработку?
9. Какие документы относятся к документам аналитического учета?
Литература:
Положение о правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации" (утв. Банком России 16.07.2012 N385-П)(ред.от05.12.2013)