Вопрос 1. Документы, значение и классификация.

Наблюдение является важнейшим элементом метода бухгалтерского учета. Его цель — убедиться в том, что объекты бухгалтерского учета действительно изменились, и зафиксировать эти изменения по количеству, качеству, стоимости и т. д.

Известны два приема первичного наблюдения: документация и инвентаризация.

Документация — строго регламентированное отражение данных об изменениях в составе имущества и обязательств предприятия под влиянием хозяйственных операций на информационных носителях стандартной формы.

С помощью документации работники бухгалтерии имеют возможность отслеживать и контролировать хозяйственные операции прямо, непосредственно, а также опосредованно с участием должностных лиц, за которыми, на основе договора, закреплена полная материальная ответственность по сохранности и целевому использованию того или иного вида имущества предприятия. Эти должностные лица называются материально ответственными.

Непосредственное документальное наблюдение осуществляется бухгалтером, когда он калькулирует себестоимость выпущенной предприятием продукции, рассчитывает прибыль, амортизацию основных средств, налоги и т. д. Опосредованное наблюдение бухгалтер ведет на основании документов, выписываемых материально ответственными лицами при совершении хозяйственных операций. Вся система первичного наблюдения работает по принципу: «Каждая хозяйственная операция оформляется документом, на основании которого делается вывод о том, что имущество или обязательства предприятия действительно изменились. Если документ отсутствует, значит изменений не произошло». Однако такой подход к организации учета на предприятии не ' дает полной гарантии того, что операций действительно не было или, наоборот, они имели место. Речь идет не только о возможных ошибках в оформлении документов, но и о так называемом «недокументированном» изменении в имуществе предприятия (например, в результате хищений материальных ценностей; уменьшения их количества при хранении из-за физико-химических процессов: усушки, утруски и т. д). Поэтому, кроме документации используют другой прием бухгалтерского учета — инвентаризацию. Инвентаризация позволяет сопоставить и отрегулировать учетные данные об имуществе (обязательствах) в соответствии с их фактическим наличием.

Ни одна хозяйственная операция не может быть отражена в бухгалтерском учете без оформления ее соответствующими документами.

Документ (дословно «образец», «доказательство») — это письменное свидетельство о факте совершения хозяйственной операции и праве на ее совершение, а также об объеме имущества (обязательств), состояние которых при этом изменилось. Несмотря на развитие безбумажной технологии, обусловленной использованием персональных компьютеров, первичные документы не теряют своего значения и остаются основными носителями информации. Документирование хозяйственных операций является важным элементом метода бухгалтерского учета:

· документы отражают динамику собственности;

· на основании документов производятся записи в бухгалтерских регистрах;

· при проведении налоговых проверок документы имеют значение письменных свидетельств, подтверждающих факт совершения хозяйственных операций, либо определяющих право на их совершение;

· документы служат средством проверки правильности и достоверности отражения совершаемых операций;

· подписи должностных и материально-ответственных лиц обеспечивают доказательственную силу документов.

Каждый документ, в зависимости от своего назначения, заключает в себе конкретную информацию и исполняет определенные функции. Одни документы содержат большие объемы данных, другие – предоставляют пользователям редкие и даже уникальные сведения, третьи – используются исключительно для проверки уже существующей информации.

Документпредставляет собой письменное распоряжение на совершение хозяйственных операций или письменное подтверждение действительного осуществления этих операций.

Документация –один из элементов метода бухгалтерского учета. Она является способом сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения необходимых сведений о совершившихся хозяйственных явлениях, а также осуществления последующих записей в системе счетов бухгалтерского учета.

Независимо от способов записи исходных данных каждая хозяйственная операция должна быть оформлена документом в момент и по месту ее совершения. Оформление хозяйственных документов называется документацией.

Сфера применения документов на предприятии велика. Они используются для управления финансово-хозяйственной деятельностью: распоряжения на совершение хозяйственных операций даются в форме документов (приходных и расходных кассовых ордеров, счетов, накладных, командировочных удостоверений и т. д.). Для работников, исполняющих эти распоряжения (кассиров, кладовщиков и других материально ответственных лиц), документы служат основанием совершаемых ими операций. На основании документов осуществляется предварительный, текущий и последующий контроль за сохранностью средств собственника и экономической целесообразностью совершаемых хозяйственных операций.

Предварительный контроль осуществляет управленческий персонал: технолог — при установлении лимитов отпуска материалов со склада в производство; экономист — при нормировании затрат труда, директор и главный бухгалтер — при подписании документа, содержащего распоряжение о совершении той или иной хозяйственной операции.

Текущий контроль осуществляется в момент совершения хозяйственной операции. Например, кладовщик при отпуске материалов в производство мастеру цеха на основании лимитно-заборной карты контролирует количество материалов, отпущенных мастеру, а мастер — количество материалов, отданных под его ответственность кладовщиком.

Последующий контроль осуществляется бухгалтером при приеме и обработке документов, поступивших от материально ответственных лиц, а также должностными лицами в форме ревизий, аудиторских и прочих проверок.

На основании документов, в процессе анализа хозяйственной деятельности, может быть дана оценка и установлены причины того или иного состояния управляемой подсистемы (например, ритмичности выполнения производственной программы, контрактов на отгрузку продукции и т. д.).

Юридическое (правовое) значение документов проявляется в том, что они имеют доказательственную силу, подтверждая факт совершения хозяйственной операции или правильность записи в бухгалтерском учете. Например, товарно-транспортная накладная юридически подтверждает факт поступления материалов, оборудования или прочих ценностей на предприятие от поставщика; факт отгрузки готовой продукции покупателю и т. д.

Для отражения различных сторон хозяйственной деятельности на предприятии применяются самые разнообразные формы и виды документов. Правильному составлению документов и использованию в учете помогает их классификация.

Схематично это выглядит следующим образом (см. схему 23). Классификация документов имеет не только теоретическое, но и большое практическое значение, так как, зная особенности каждого документа, можно рационально его использовать в управлении хозяйственной деятельностью.

По назначению документы делятся на: распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы содержат распоряжение о выполнении той или иной хозяйственной операции (доверенность на получение материальных ценностей; чек на получение наличных денег с расчетного счета; приказ о предоставлении работнику отпуска и т. д.). В них нет информации, подтверждающей факт совершения хозяйственной операции. Поэтому на основании таких документов записи в бухгалтерском учете не делаются. Однако, проверив их, бухгалтер может установить лиц, ответственных за выполнение отданного распоряжения.

Оправдательные (или исполнительные) документы составляются в момент совершения хозяйственной операции и представляют собой первый этап их учетной регистрации (товарно-транспортная накладная; приходный кассовый ордер; расходный кассовый ордер и т. д.).

Документы бухгалтерского оформления составляются 6yxraлтером для упрощения и технической подготовки к дальнейшему отражению в учете операций, зафиксированных в распорядительных или оправдательных документах. Они не имеют самостоятельного значения, т. е. без распорядительных или оправдательных документов не могут служить основанием для совершения операции или подтверждением ее совершения (накопительная ведомость для группировки однородных хозяйственных операций; расчет заработной платы работникам за время отпуска и т.д.), т.к. оправдывают факт совершения операции.

Комбинированные документы содержат признаки и выполняют функции двух или трех типов документов, охарактеризованных выше. Их применение позволяет значительно сократить количество записей, облегчить и ускорить процесс бухгалтерской обработки (авансовый отчет; расчетно-платежная ведомость и пр.).

По месту составления документы делятся на внешние и внутренние.

Внешние поступают на предприятие от других, связанных с ним юридических лиц (например, платежное требование или счет поставщика).

Внутренние документы составляются должностными лицами самого предприятия по совершенным им хозяйственным операциям (платежное требование или счет к покупателю, приходные и расходные кассовые ордера и т. д.).

По порядку составления документы делятся на первичные и сводные.

С помощью первичного документа впервые отражают совершившуюся хозяйственную операцию (приходные и расходные кассовые ордера, товарно-транспортные накладные, платежные требования, платежные поручения и т. д.). Сводные документы составляют на основании нескольких ранее оформленных первичных документов с целью их группировки и обобщения (отчет кассира; отчет о движении материалов по складу; выписка банка с расчетного счета; авансовый отчет и т. д.).

По способу использования и по охвату хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы применяют для регистрации одной или нескольких операций, записываемых в документ одновременно (приходные и расходные кассовые ордера; накладные и т. д.). Накопительные документы применяют для регистрации однородных операций, периодически повторяющихся в течение определенного периода: недели, декады, месяца. Их использование значительно сокращает количество выписываемых документов, упрощает технику их обработки (лимитно-заборная карта).

По количеству отражаемых объектов (позиций) документы делятся на однопозиционные и многопозиционные.

Однопозиционные (или однострочные) документы отражают хозяйственную операцию, затронувшую один вид материальных ценностей, запись в них делается одной строкой. Многопозиционные (или многострочные) документы отражают хозяйственную операцию, затронувшую несколько видов материальных ценностей, запись в них делается несколькими строками (позициями).

По степени использования вычислительной техники для выписки документов они подразделяются на выписываемые от руки и с помощью ЭВМ.

По виду носителей информации документы делятся на бумажные, выписываемые на бумаге, и безбумажные, существующие в виде электронных таблиц, хранящиеся в памяти ЭВМ, на магнитных дисках, лентах и т. д.

Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению документов, регламентируются Законом «О бухгалтерском учете и отчетности Республики Беларусь». Каждый бухгалтерский документ должен быть оформлен так, чтобы в нем были все сведения, необходимые для исчерпывающего представления о совершенной операции, а также обладать доказательной силой. Эти сведения являются составными элементами документа и называются его реквизитами. К числу реквизитов, обязательных для каждого вида документов, относятся:

♦ название документа и его номер;

♦ дата и место составления;

♦содержание хозяйственной операции и основание ее осуществления;

♦измерители операции в натуральном и денежном выражении;

♦должности, фамилии, имя, отчество, подписи лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления.

Схема 21. Реквизиты документа.

В некоторых документах указывают также адреса сторон, участвовавших в совершении операции, а подписи лиц, ответственных за оформление документов, заверяются печатью предприятия. В зависимости от особенностей хозяйственной операции возможно наличие и других реквизитов.

Порядок заполнения первичных документов и сроки сдачи их в бухгалтерию регламентированы должностными инструкциями материально ответственных лиц.