Аутсорсинг управления проектами

В последние годы резко возрос интерес к проблеме управления проектами. Бизнес начал выстраивать своё развитие через проектную деятельность, на государственном уровне реализуются национальные проекты. Одной из последних тенденций в реализации проектных инициатив является аутсорсинг управления проектами. Основными причинами появления этой услуги являются:

ñ эффективность проектных подходов в управлении;

ñ реализация через проекты мероприятий по модернизации и оптимизации предприятия;

ñ обязательность планирования проектов;

ñ реализация большего количества инициатив;

ñ стремление повысить конкурентоспособность предприятия;

ñ нехватка собственных кадров у предприятия;

ñ рост количества проектов;

ñ вывод непрофильной деятельности на аутсорсинг;

ñ стратегическая важность проектов;

ñ провалы реализации проектов собственными силами в прошлом;

ñ необходимость обучения своего персонала через профессионалов.

Роль проектных подходов стала очевидной, когда западные компании, впервые приходившие на российский рынок и развивавшие бизнес с нуля, начали в короткие сроки выходить на лидирующие позиции. Для зарубежных предприятий выстраивание всех действий, направленных на развитие, модернизацию, оптимизацию процессов, реализуется именно через проекты. Российские же предприятия долгое время пытались развиваться в рамках операционной деятельности, что привело к тому, что годами внедрялись новые информационные решения – ERP-системы, системы бюджетирования, системы бухгалтерского учёта и другие.

В последние годы российские предприятия проводят массовое обучение сотрудников проектному управлению, обращаются к консультантам по вопросам проектного управления, передают управление проектами на аутсорсинг. Следует подчеркнуть, что уровень зрелости в части проектного управления растёт. На предприятиях становится обязательным планирование проектов и бюджета на следующий год, как и контроль их реализации в жёстко установленные сроки.

При эффективном управлении проектами предприятия реализуют большее количество инициатив, улучшают качество существующих услуг, создают новые услуги, выходят на новые рынки, оптимизируют бизнес-процессы. При этом расходование средств становится прогнозируемым, инвестиции оправданными, повышается конкурентоспособность предприятия.

Аутсорсинг управления проектами представляет передачу управления своими проектами компании, специализирующейся на услугах проект-менеджмента.

Такая компания управляет проектами со стороны заказчика: собирает от него различные требования, проводит тендеры, выбирает подрядчиков, ведёт проект, сдаёт его в эксплуатацию.

Руководители и администраторы проектов – это редкие для рынка, предприятий и дорогостоящие специалисты. Именно поэтому заказчику гораздо проще обратиться к аутсорсинговой компании, специализирующейся на соответствующих услугах и обладающей квалифицированным персоналом.

Всё это позволит предприятию-заказчику не искать кадры самостоятельно, не создавать под них новую инфраструктуру и потом, в худшем случае, не наблюдать, как их переманивает предприятие с более высоким уровнем проектной зрелости, а значит, лучшим понимаем специфики отрасли и лучшими условиями труда.

Преимущества аутсорсинга управления проектами заключаются в следующем:

ñ позволяет решить проблему дефицита квалифицированных ресурсов; обеспечивает возможность реализовать большее количество проектов;

ñ повысить качество результатов;

ñ внедрить передовые технологии управления;

ñ повысить профессионализм собственных сотрудников;

ñ улучшить прозрачность и управляемость предприятием.

Применение аутсорсинга управления проектами на предприятиях зависит от уровня их зрелости в сфере проектного управления и выбранного пути развития предприятия. Как показывает практика, каждому предприятию необходимо:

ñ осознание необходимости проектного управления;

ñ прохождение обучения управлению проектами отдельными сотрудниками;

ñ понимание благодаря обученным сотрудникам необходимости перемен на предприятии;

ñ обследование проектной деятельности предприятия;

ñ получение информации о текущем состоянии в области проектного управления;

ñ определение пути дальнейшего развития и понимание направления движения.

При принятии решение об аутсорсинге предприятие может выбрать один из следующих вариантов:

ñ внедрение корпоративной системы управления проектами (КСУП), которая включает в себя создание проектного офиса, внедрение методологии управления проектами и информационной системы управления проектами;

ñ передача функций управления проектами на аутсорсинг;

ñ смешанный вариант, когда и внедряется КСУП, и используется аутсорсинг управления проектами.

Наиболее эффективным, как показывает практика, является именно смешанный вариант, так как система управления проектами может не прижиться из-за сопротивления менеджеров проектов предприятия, а при использовании аутсорсинга создание КСУП будет происходить не так быстро. При таком варианте на предприятии уже на постоянной основе происходит развитие КСУП, использование аутсорсинга управления проектами и обучение сотрудников.

Предприятие начинает привязывать управление проектами к своим стратегическим целям, чтобы наиболее эффективно выбирать экономические, организационные, инновационные и управленческие проекты для реализации, а также контролировать разработку и реализацию корпоративной стратегии. В результате происходит внедрение инструментов управления портфелями проектов и программами развития предприятия. Такой смешанный вариант аутсорсингового решения минимизирует риски.

Эффективное управление проектами на основе аутсорсинга позволит обеспечить оптимизацию бизнес-процессов для экономических служб предприятия, финансовых отделов и бухгалтерии, сократить затраты, снизить риски, улучшить управляемость. Эффективное управление проектами позволяет более точно планировать и направлять инвестиции в развитие, оценивать сроки возврата инвестиций, сроки получения выгод от реализации проектов.

Управление проектами по оптимизации бизнес-процессов эффективнее передавать на аутсорсинг, так как это непрофильная деятельность предприятий (не основные бизнес-функции). Управлять проектами создания новых видов продукции и услуг, выхода на новые рынки и улучшения основных бизнес-процессов целесообразнее осуществлять своими силами.

В целом аутсорсинг управления проектами может применяться без ограничений.