Называются все знаки препинания, имеющиеся в подлиннике. Передача и прием телефонограммы в
Форме разговорной речи не допускаются.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и оформляется в печатном виде. После
Передачи ее текста по телефону она считается исполненной и подшивается в дело.
Организация работы с документами
Организация работы с документами включает следующие составляющие: регистрацию
Документов, контроль их исполнения, систематизацию, формирование и оформление дел, подготовку
И передачу дел в архив.
Регистрация документов — это фиксация факта создания и получения документа путем
Проставления на нем индекса с последующей записью необходимой информации о документе в
Регистрационных формах. Нормальная работа организации возможна, когда любая необходимая
Информация может быть быстро найдена. Ни один документ не должен остаться неисполненным, а
Это достигается путем учета всех документов и контроля исполнения.
Регистрация документов осуществляется специалистом, ответственным за ведение
Организации работы с документами. Существуют три формы регистрации: журнальная, картотечная и
Электронная, а также используют смешанную. Выбор формы регистрации зависит от размеров и
Структуры учреждения.
Документы, поступающие в организацию и отправляемые из нее, внутренние документы,
Регистрируются.
Принимаются документы, поступающие в организацию по почте, факсу, электронной почте,
Через курьеров. При получении проставляется отметка, затем документы разделяются на требующие
Регистрации и нерегистрируемые (последними могут быть пригласительные и рекламные письма,
Прайс-листы, печатные издания, почта с пометкой «лично», документы, присланные для сведения и
Т.п.).
В регистрационную форму могут включаться следующие сведения (реквизиты): дата
получения; номер валовой нумерации — регистрационный номер; дата документа; номер документа;
Количество листов в документе и приложении; вид документа; краткое содержание; автор и текст
Резолюции; исполнители; срок исполнения; дата фактического исполнения; номер дела, в которое
Подшит исполненный документ.
Регистрационная форма для исходящих документов практически аналогична, но есть и
Отличия: указываются название подразделения, отправляющего документ; исходящий номер; дата
Документа; адресат, которому посылается документ; исполнитель; контрольная дата ожидаемого
Ответа.
При регистрации внутренних документов в регистрационные формы заносятся: порядковый
Регистрационный номер внутреннего документа; вид документа (каждый вид документа нумеруется