Называются все знаки препинания, имеющиеся в подлиннике. Передача и прием телефонограммы в

Форме разговорной речи не допускаются.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и оформляется в печатном виде. После

Передачи ее текста по телефону она считается исполненной и подшивается в дело.

Организация работы с документами

Организация работы с документами включает следующие составляющие: регистрацию

Документов, контроль их исполнения, систематизацию, формирование и оформление дел, подготовку

И передачу дел в архив.

Регистрация документов — это фиксация факта создания и получения документа путем

Проставления на нем индекса с последующей записью необходимой информации о документе в

Регистрационных формах. Нормальная работа организации возможна, когда любая необходимая

Информация может быть быстро найдена. Ни один документ не должен остаться неисполненным, а

Это достигается путем учета всех документов и контроля исполнения.

Регистрация документов осуществляется специалистом, ответственным за ведение

Организации работы с документами. Существуют три формы регистрации: журнальная, картотечная и

Электронная, а также используют смешанную. Выбор формы регистрации зависит от размеров и

Структуры учреждения.

Документы, поступающие в организацию и отправляемые из нее, внутренние документы,

Регистрируются.

Принимаются документы, поступающие в организацию по почте, факсу, электронной почте,

Через курьеров. При получении проставляется отметка, затем документы разделяются на требующие

Регистрации и нерегистрируемые (последними могут быть пригласительные и рекламные письма,

Прайс-листы, печатные издания, почта с пометкой «лично», документы, присланные для сведения и

Т.п.).

В регистрационную форму могут включаться следующие сведения (реквизиты): дата

получения; номер валовой нумерации — регистрационный номер; дата документа; номер документа;

Количество листов в документе и приложении; вид документа; краткое содержание; автор и текст

Резолюции; исполнители; срок исполнения; дата фактического исполнения; номер дела, в которое

Подшит исполненный документ.

Регистрационная форма для исходящих документов практически аналогична, но есть и

Отличия: указываются название подразделения, отправляющего документ; исходящий номер; дата

Документа; адресат, которому посылается документ; исполнитель; контрольная дата ожидаемого

Ответа.

При регистрации внутренних документов в регистрационные формы заносятся: порядковый

Регистрационный номер внутреннего документа; вид документа (каждый вид документа нумеруется