В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего
Документ, личная подпись и расшифровка подписи. Когда документ оформляется на бланке, то в
Название должности не должно входить название учреждения. Реквизит «подпись» помещается не
Ниже, чем через 2—3 интервала после текста и от нулевого положения табулятора, т.е. прямо от
Полей. Если наименование должности длинное и занимает более одной строки, то к нему
Применяется правило длины многострочного реквизита — каждая строка не должна быть длиннее 28
Знаков, через 1,5 интервала, при этом расшифровка подписи помещается на уровне последней строки
Наименования должности. В учебных и научных учреждениях в подписях могут указываться звания и
Степени.
Если документ составлен комиссией, то при оформлении подписей указывается лишь
Распределение обязанностей в составе комиссии (председатель комиссии, члены комиссии). Подписи
Членов комиссии располагаются в алфавитном порядке, без указания должностей.
Расшифровка подписи состоит из инициалов и фамилии. Инициалы должны стоять перед
Фамилией без пробелов. Подписывается обычно первый экземпляр документа, оформленный на
Бланке. Но при оформлении отправки документа нескольким адресатам есть различия: если документ
Отправляется в вышестоящие и равные учреждения, то подписывается каждый экземпляр, а если в
Подведомственные учреждения, то подписывается первый экземпляр, — он будет подшит в дело, а
Отсылаются заверенные копии.
Печать. Для удостоверения наиболее важных документов ставится печать, которая
Свидетельствует их подлинность.
Печати бывают гербовые и простые. Гербовая печать круглая, в ее центре находится
Изображение Государственного герба РФ, а по окружности дается полное наименование учреждения.
Гербовая печать в учреждении только одна. Ее оттиск проставляется на подлинниках документов,
Удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.п.),
А также на договорах, документах, оформляемых при получении денег, товарно-материальных
Ценностей, на актах выполнения работ, списания, приема-передачи оборудования, дел. Проставление
Гербовой печати на документах часто оговаривается в специальных нормативных актах.
Помимо гербовой печати, в учреждениях обычно бывает несколько простых печатей, которые
Могут иметь круглую, квадратную, треугольную, прямоугольную форму. Простыми печатями
Удостоверяются размноженные экземпляры распорядительных документов, копии документов,
Отсылаемых из учреждения, пропуска, справки.