В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего

Документ, личная подпись и расшифровка подписи. Когда документ оформляется на бланке, то в

Название должности не должно входить название учреждения. Реквизит «подпись» помещается не

Ниже, чем через 2—3 интервала после текста и от нулевого положения табулятора, т.е. прямо от

Полей. Если наименование должности длинное и занимает более одной строки, то к нему

Применяется правило длины многострочного реквизита — каждая строка не должна быть длиннее 28

Знаков, через 1,5 интервала, при этом расшифровка подписи помещается на уровне последней строки

Наименования должности. В учебных и научных учреждениях в подписях могут указываться звания и

Степени.

Если документ составлен комиссией, то при оформлении подписей указывается лишь

Распределение обязанностей в составе комиссии (председатель комиссии, члены комиссии). Подписи

Членов комиссии располагаются в алфавитном порядке, без указания должностей.

Расшифровка подписи состоит из инициалов и фамилии. Инициалы должны стоять перед

Фамилией без пробелов. Подписывается обычно первый экземпляр документа, оформленный на

Бланке. Но при оформлении отправки документа нескольким адресатам есть различия: если документ

Отправляется в вышестоящие и равные учреждения, то подписывается каждый экземпляр, а если в

Подведомственные учреждения, то подписывается первый экземпляр, — он будет подшит в дело, а

Отсылаются заверенные копии.

Печать. Для удостоверения наиболее важных документов ставится печать, которая

Свидетельствует их подлинность.

Печати бывают гербовые и простые. Гербовая печать круглая, в ее центре находится

Изображение Государственного герба РФ, а по окружности дается полное наименование учреждения.

Гербовая печать в учреждении только одна. Ее оттиск проставляется на подлинниках документов,

Удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.п.),

А также на договорах, документах, оформляемых при получении денег, товарно-материальных

Ценностей, на актах выполнения работ, списания, приема-передачи оборудования, дел. Проставление

Гербовой печати на документах часто оговаривается в специальных нормативных актах.

Помимо гербовой печати, в учреждениях обычно бывает несколько простых печатей, которые

Могут иметь круглую, квадратную, треугольную, прямоугольную форму. Простыми печатями

Удостоверяются размноженные экземпляры распорядительных документов, копии документов,

Отсылаемых из учреждения, пропуска, справки.