Тема 5. Автоматизация учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами

Центральным элементом АИС-БУ является компьютерный план счетов. Как правило, в системах, поставляемых фирмами-разработчиками, уже заложен план счетов, соответствующий “Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия”, утвержденному приказом Минфина СССР от 01.11.91 г. № 56 с последующими изменениями и дополнениями.

Однако, план счетов, который используется на предприятии, может отличаться от утвержденного Министерством финансов плана.

Это вызвано двумя причинами: во-первых, особенностями финансово-хозяйственной деятельности, конкретного предприятия, которые предполагают использование только части счетов общего плана; во-вторых, отсутствием четкого определения субсчетов отдельных счетов в действующем Плане счетов.

Поэтому любая программа предоставляет бухгалтеру возможность самому корректировать предложенный программой план счетов в соответствии со своими потребностями и создавать рабочий план счетов. Рабочий план счетов – это совокупность всех используемых счетов. Он определяет практически всю последующую работу пользователя, глубину детализации данных в учете, возможность получения необходимых отчетных сведений. Многие из систем автоматизации учета позволяют вести несколько независимых планов счетов. За счет этого возможна организация параллельного ведения учета по нескольким методикам, например по национальным и международным стандартам.

Компьютерный план счетов – это справочник, организованный в виде списка. Каждая запись списка соответствует определенному счету/субсчету.

Известно, что на различных синтетических счетах/субсчетах учитываются объекты разного экономического содержания. Отсюда, в компьютерном плане счетов должны быть описаны свойства счетов бухгалтерского учета. Их называют также характеристиками (описателями) счетов. Характеристики (описатели) счетов – это признаки свойств счета. Эти характеристики определяют алгоритмы и технологические особенности последующей обработки счетов. Они задаются в процессе настройки справочника счетов или поддерживаются системой автоматически.

Наиболее типичными характеристиками счетов/субсчетов являются:

1. код и наименование счета/субсчета;

2. тип счета по отношению к балансу;

3. тип сальдо счета/субсчета;

4. признак наличия аналитического учета по счету/субсчету;

5. признак необходимости ведения натурального (количественного) учета объектов аналитического учета, привязанных к данному счету/субсчету;

6. признак необходимости ведения учета в инвалютном выражении;

7. увязка счетов с типовыми формами выходной информации.

Перечисленный набор характеристик счетов, кроме первой, не является обязательным для всех программных средств АИС-БУ. Например, не часто применяется последняя характеристика. Поскольку в большинстве систем автоматизации счета рассматриваются формально, то для каждого счета может быть построена любая, даже не характерная для него, выходная форма. Необходимость учета аналитических объектов в натуральном выражении (пятая характеристика) наиболее часто применяется в системах, основанных на модели унифицированного представления учетной информации. Это обеспечивает формирование не только стоимостных, но и натуральных показателей по данным единого массива стандартных бухгалтерских записей.

В системах рассмотренные характеристики могут быть реализованы по-разному. Остановимся на этом подробнее.

Характеристика «количественный» К. признак ведения количественного учета. Если по счету или субсчету ведется количественный учет, то в колонке Кол. ставится "+";

Характеристика "тип счета по отношению к балансу" подразделяет все счета на активные; пассивные; активно-пассивные; забалансовые.

3аб. признак забалансового счета. Если счет является забалансовым, то в колонке Заб. ставится "+". Забалансовые счета не могут корреспондировать с балансовыми счетами. С другой стороны, по забалансовым счетам не контролируется принцип двойной записи;

Однако, этой характеристики счета недостаточно, чтобы учесть все возможные варианты и правильно рассчитать сальдо по активно-пассивным счетам и включить его в баланс. Поэтому вводится другая характеристика счета – тип сальдо счета/субсчета.

Характеристика "тип сальдо счета/субсчета" позволяет активно-пассивные счета подразделить на счета, по которым должно рассчитываться свернутое сальдо, например счет "Прибыли и убытки", и счета, по которым должно рассчитываться развернутое сальдо, например счет "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

Характеристики "тип счета по отношению к балансу" и "тип сальдо счета/субсчета" в системах автоматизации учета в Плане счетов могут указываться разными способами:

· в явном виде в плане счетов раздельно фигурируют обе характеристики;

· в явном виде в плане счетов задается тип счета по отношению к балансу и в скрытом виде фигурирует тип сальдо;

· в плане счетов отсутствуют обе характеристики.

План счетов налогового учета

Он служит для того, чтобы хозяйственные операции отображались в налоговом учета в соответствии с главой 25 Налогового кодекса РФ. Кроме того, данный план счетов используется для учета постоянных и временных разниц в целях выполнения положений ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль».

План счетов налогового учета (по налогу на прибыль) содержит меньше счетов, чем план счетов бухгалтерского учета (не включено то, что не входит в расчет базы по налогу на прибыль). В 1С:Бухгалтерии предприятия 8.0 есть возможность работы с несколькими планами счетов, это дало возможность присвоить счетам налогового учета коды, привычные бухгалтерам. Работа с формой списка плана счетов налогового учета полностью аналогична тому, что и для плана счетов бухгалтерского учета.

Особенности плана счетов налогового учета по сравнению с планом счетов бухгалтерского учета состоят в следующем:

· все счета налогового учета являются забалансовыми, то есть в налоговом учете могут быть проводки без корреспонденции счетов, хотя в большинстве случаев все же используется корреспонденция;

· в плане счетов налогового учета практически все счета расчетов (с поставщиками, покупателями и т.д.) заменяет счет ПВ "Поступление и выбытие имущества, работ, услуг, прав";

· отсутствуют счета учета объектов, которые в любом случае не влияют на налог на прибыль (например, отсутствует счет учета уставного капитала, нераспределенной прибыли и т.п.), или предполагается, что соответствующие активы или обязательства имеют ту же оценку, что и в бухгалтерском учете (например, денежные средства);

· практически все счета налогового учета затрат на производство имеют по 3 субсчета для учета прямых и косвенных расходов;

· к счету 91 "Прочие доходы и расходы" открыто необходимое для налогового учета количество субсчетов.

Сопоставление данных бухгалтерского и налогового учета значительно упрощено в "1С : Бухгалтерии 8" за счет использования отдельного плана счетов налогового учета (по налогу на прибыль). По составу счетов и установленным свойствам он приближен к бухгалтерскому плану счетов. Пользователь может самостоятельно устанавливать соответствие счетов бухгалтерского и налогового учета с помощью документа "Установка соответствия счетов БУ и НУ".

Все операции отражаются не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете.

По данным первичных документов в процессе работы с программой в налоговом учете формируются проводки. Для обобщения информации на основании проводок на счетах налогового учета формируются соответствующие регистры налогового учета.
Заполнение декларации по налогу на прибыль выполняется в автоматическом режиме.