Створення бази даних та таблиць
СКБД Access підтримує два способи створення баз даних:
¾ створення порожньої бази даних, до якої добавляються таблиці, форми, звіти та інші об'єкти;
¾ вибір однієї з стандартних баз даних MS Access, усі об’єкти якої створюються за допомогою спеціального майстра.
Таблиця ‑ це основний об'єкт СКБД Access, який використовується для збереження даних. При створенні таблиць визначають поля, що будуть містити однотипну інформацію, задають ключові поля. Таблиця складається із записів, кожен з яких задає один екземпляр об’єкта (екземпляр сутності). Дані таблиць можна зберігати, доповнювати, сортувати або фільтрувати за визначеними критеріями.
Для створення таблиць необхідно активізувати вкладку Таблицы, натиснути кнопку Создать, у вікні Новая таблица вибрати елемент Конструктор та натиснути кнопку Ok.
У вікні конструктора таблиці у стовпці Имя поля вводяться імена полів таблиці згідно з описом фізичної моделі; у стовпці Тип данных вибирається зі списку тип даних поля; у стовпці Описание задається примітка щодо призначення поля таблиці, або інша інформація за бажанням користувача (інформація, що заноситься до цього стовпця є необов'язковою).
Властивості поля задаються з використанням вкладок Общие та Подстановка, які розташовані у нижній частині вікна конструктора таблиці. Набір властивостей поля, що відображаються на цих вкладках, залежить від типу поля таблиці. При визначенні значень багатьох властивостей поля можна скористатись значенням зі списку, що розкривається, або вбудованими майстрами.
Для створення бази даних навчального процесу організації "Факультет" у режимі конструктора створимо структури таблиць, встановимо зв’язки між таблицями.
Таблиця 1
| Назва таблиці | Ім'я поля | Тип даних |
| Кафедра |  КодКафедри
| Счетчик |
| НазваКафедри | Текстовый | |
| ЗавКафедри | Текстовый | |
| ТелЗавКафедрою | Текстовый | |
| ЗавЛабораторією | Текстовый | |
| ТелЗавЛабораторією | Текстовый | |
| Викладач | КодВикладача
| Счетчик |
| ПІП_Викладача | Текстовый | |
| НомерКімнати | Текстовый | |
| НомерТелефону | Текстовый | |
| Навантаження | Числовой | |
| КодКафедри | Числовой | |
| Дисципліна | КодДисципліни
| Счетчик |
| НазваДисципліни | Текстовый | |
| Семестр | Числовой | |
| КількістьЛекцій | Числовой | |
| КількістьЛабораторних | Числовой | |
| Іспит | Числовой | |
| Залік | Числовой | |
| Курсовий | Числовой | |
| Розрахункова | Числовой | |
| КодВикладача | Числовой (Мастер подстановки) | |
| Група | КодГрупи
| Счетчик |
| НомерГрупи | Текстовый | |
| Факультет | Текстовый | |
| РікФормування | Числовой | |
| Спеціальність | Текстовый | |
| Куратор | Текстовый | |
| Студент | НомерЗаліковоїКнижки
| Числовой |
| ПІП_Студента | Текстовый | |
| Адреса | Текстовый | |
| Телефон | Текстовый | |
| КодГрупи | Числовой (Мастер подстановки) | |
| Успішність | КодДисципліни
| Числовой (Мастер подстановки) |
| НомерЗаліковоїКнижки
| Числовой (Мастер подстановки) | |
| Атестація1 | Числовой | |
| Атестація2 | Числовой | |
| Іспит | Числовой |
На рис.1.3. наведено вікно таблиці "Група", відкрите у режимі конструктора.
Рис 1.3. Структура таблиці "Група"
Під час опису структури таблиці необхідно визначити первинний ключ.
Первинний ключ – це атрибут або група атрибутів, що однозначно ідентифікують екземпляр сутності, тобто об’єкт.
Первинний ключ – це одне або декілька полів, які однозначно ідентифікують кожний запис таблиці.
В MS Access можна визначити три види ключових полів:
¾ лічильник (тип поля Счетчик)
¾ простий ключ
¾ складний ключ
Використання поля типу Счетчик є найбільш простим способом створення первинного ключа, оскільки значення поля можна налаштувати таким чином, що при внесенні нового запису в це поле вноситься порядкове число.
В якості ключового також може бути використане поле, що містить унікальні значення. В такому полі значення даних не можуть повторюватися, або мати значення Null.
Складний ключ, що містить значення декількох полів, використовується у випадках, коли неможливо гарантувати унікальність значень кожного поля. Найчастіше така ситуація виникає при зв’язуванні двох таблиць у відношенні "багато до багатьох".
Для створення первинного ключа у режимі конструктора таблиці використовується кнопка Ключове поле 
, яку натискують, після того, як поля, що входять до первинного ключа, виділено. Якщо ключ містить більше, ніж одне поле, то для їх виділення додатково утримують натиснутою клавішу Ctrl. Для визначення складного ключа можна також скористатися вікном Индексы. На рис 1.4. показано вікно Индексы для таблиці "Успішність", яка містить складний ключ, що складається з двох полів "КодДисципліни", "НомерЗаліковоїКнижки"
Рис. 1.4. Структура таблиці "Успішність"
У режимі конструктора можна також задавати властивості таблиці, використовуючи вікно властивостей, що відкривається за допомогою пунктів меню Вид, Свойства або кнопки 
з панелі інструментів.
При створенні таблиці в режимі конструктора для створення маски введення, необхідні символи вводяться у властивість даного поля Маска введення таким чином:
наприклад, необхідно задати маску введення для телефонного номера наступного вигляду (044) 289-11-23
у властивість поля Маска введення вводимо (000) 000-00-00
після перегляду таблиці маска матиме вигляд: \(000") "00\-00
Визначення маски введення може складатися з трьох розділів, розділених знаком крапка з комою, наприклад, (999) 000-0000!;0;" ". Приклади описів деяких масок введення і приклади значень, які в них можуть бути введені див. додаток 2. Щоб включити в маску текстові константи, відмінні від представлених в таблиці, зокрема символи і пропуски, слід просто ввести їх в потрібну позицію. Щоб включити один з наступних символів як текстової константи, необхідно перед ним ввести символ зворотної косої межі \ .
Перехід з режиму конструктора до режиму перегляду таблиці можна здійснити за допомогою кнопки Вид з панелі інструментів 
1.4. Створення зв’язків, між таблицями бази даних
Наступним кроком створення бази даних є встановлення зв’язків між таблицями.
Розрізняють декілька типів реляційних зв’язків:
¾ "один-до-одного" (одному запису першої таблиці може відповідати не більше одного зв’язаного запису другої таблиці, і навпаки)
¾ "один-до багатьох" (одному запису першої таблиці (батьківської) може відповідати декілька записів другої таблиці (дочірньої))
¾ "багато-до-багатьох" (одному запису в першій таблиці може відповідати декілька записів у другій таблиці і навпаки. Такий тип зв’язку може бути реалізовано лише за допомогою третьої (зв'язуючої) таблиці, первинний ключ якої складається з двох полів, які є зовнішніми ключами першої та другої таблиць).
Для зв’язування залежних таблиць за ключовим полем можна використати режим майстра підстановок, обравши елемент Мастер подстановки зі списку типів даних поля у вікні конструктора таблиці.
У діалогових вікнах Создание подстановки послідовно вводиться: тип джерела записів для підстановок (таблиця/запит або фіксований набір записів), формуються записи для підстановок (записи вибираються або із таблиці/запиту, або задаються у вікні діалогу, як фіксований набір), вибирається ширина стовпців та назва поля, що містить підстановку.
Створимо підстановку даних поля "Назва кафедри" таблиці "Кафедра" до поля таблиці "КодКафедри" таблиці "Викладач".
У режимі конструктора таблиць обираємо елемент типу даних Мастер подстановки.
Рис. 1.5. Структура таблиці "Викладач"
У діалогових вікнах Создание подстановки обираємо джерелом записів для підстановки – таблицю "Кафедра", полем підстановки – "НазваКафедри".
Для встановлення зв’язків між таблицями використовують також вікно Схема даних, яке виводиться на екран за допомогою пунктів меню Сервис, Схема данных або кнопки 
, розташованої на панелі інструментів вікна бази даних.
Після відкриття вікна Схема данных, для додавання таблиць на схему використовуємо вікно Добавление таблицы, яке викликається на екран за допомогою пунктів меню Связи, Добавить або кнопки 
, розташованої на панелі інструментів вікна бази даних
Зв'язок між таблицями створюється шляхом "переміщення" за допомогою "мишки" ключового поля однієї таблиці на поле іншої таблиці. Неключове поле таблиці, яке використовується для встановлення зв'язку з іншою таблицею, називається зовнішнім ключем. Якщо між таблицями необхідно встановити зв'язок одночасно по декількох полях, то ці поля потрібно вибрати у вікні Связи.
У СКБД MS Access безпосередній зв'язок між таблицями може бути двох типів: "один-до-одного" або "один-до-багатьох". Тип зв'язку "багато-до-багатьох" реалізується тільки з використанням допоміжної таблиці.
Забезпечення цілісності даних задається за допомогою відповідних опцій у вікні Изменение связей, що з'являється на екрані під час встановлення зв'язку між таблицями.
На рис. 1.6 наведено вікно Изменение связей для таблиць "Дисципліна" та "Успішність"
Рис.1.6. Вікно "Изменение связей" для таблиці "Дисципліна"
Схема даних, що відповідає концептуальній схемі предметної області, представлена на рис. 1.7.
Рис. 1.7. Схема даних фрагменту БД навчального процесу.
1.5. Питання для самоперевірки
1. Що таке ділова модель організації?
2. Які складові частини утворюють ділову модель організації ?
3. Як пов‘язана предметна область з діловою моделлю організації?
4. Що називається концептуальною схемою бази даних?
5. Який елемент бази даних відповідає об‘єкту предметної області, атрибуту?
6. Які можливості для визначення домену кожного атрибуту існують у СКБД Access?
Лабораторна робота № 2
Робота з формами бази даних в середовищі СКБД Ассеss
Мета: Набути навичок створення форм інтерфейсу користувача для введення, перегляду та редагування даних.
Завдання:
1. Створити форми для введення даних до бази даних з використанням майстрів. Заповнити базу даних, використовуючи форми для введення даних.
2. Виконати сортування БД, фільтрацію, пошук даних за допомогою стандартних засобів панелі інструментів СКБД Access.
3. Для зв‘язаних таблиць створити підпорядковані форми для введення та перегляду даних.
4. На формах для введення даних, для кожного атрибуту, що використовує компонент “поле із списком”, створити кнопку “доповнення” для оперативного доповнення списку.
Теоретичні відомості та приклад створення
бази даних у СКБД MS Access
2.1. Створення форм у СКБД MS Access
Форми – це об'єкти MS Access, які використовуються для забезпечення інтерфейсу користувача в прикладній програмі.
Форми можуть бути пов'язаними з даними таблиці чи запиту. Такі форми використовуються для відображення та редагування даних таблиць бази даних. Форми, які не пов'язані з даними таблиць чи запитів, використовуються для управління роботою прикладної програми та для виводу на екран допоміжної інформації. Добре спроектовані форми полегшують роботу користувачів, а також зменшують кількість помилок під час вводу даних.
MS Access надає можливість створення форм за допомогою конструктора та майстра форм.
Робота у режимі майстра значно прискорює процес створення форм для введення, перегляду та редагування даних. Тому, при розробці форм, доцільно спочатку скористатись майстром, а потім відредагувати створену форму у вікні конструктора.
Для створення форми у вікні бази даних необхідно перейти на вкладку Формы, натиснути кнопку Создать, у вікні Новая форма виділити елемент Мастер форм обрати джерело записів (таблиця або запит), натиснути кнопку Ок. У вікні Создание форм вибратиполя, необхідні для розміщення на формі, обрати зовнішній вигляд форми, стиль форми, задати ім'я форми, натиснути кнопку Готово.
Після створення і перегляду форми, відкриваємо її у режимі конструктора, для подальшого редагування. Для відкриття форми у режимі конструктора необхідно у вікні бази даних на вкладці Формы виділити форму та натиснути кнопку Конструктор.
Форма, відкрита у режимі конструктора, має три області: Заголовок формы, Область данных, Примечание формы.
Режим конструктора форм надає можливості змінити властивостей форми та її елементів управляння за допомогою кнопки Свойства 
, розташованої на панелі інструментів вікна бази даних.
Для забезпечення зв’язку між формою та елементами полів таблиць чи запитів в режимі конструктора можна скористатись Панелью элементов 
, яка викликається за допомогою пунктів меню Вид, Панель элементов або кнопки 
, розташованої на панелі інструментів вікна бази даних.
Розглянемо процес створення на формі в режимі Конструктора таких елементів управління як поле із списком, кнопка.
Для створення елемента управління "поле со списком" у вікні конструктора натискаємо на панелі елементів кнопку 
і розміщуємо її на формі. У вікнах Создание полей со списком необхідно обрати джерело для формування списку значень (таблиця/запит або фіксований набір значень) або створити поле із списком для пошуку даних у формі, далі сформувати записи для поля із списком, обрати ширину стовпців списку, обрати поле для збереження значень, задати підпис.
Для створення елемента управління "кнопка" у вікні конструктора натискаємо на панелі елементів кнопку 
і розміщуємо її на формі. У вікні Создание кнопок з переліку Категории та Действия обираємо необхідну категорію та відповідну їй дію. У наступних вікнах майстра, якщо необхідно, у відповідності до обраної дії задаємо допоміжну інформацію. Наступні вікна майстра надають можливість обрати зовнішній вигляд кнопки (малюнок або текст), задати ім'я кнопки.
2.2. Створення форми для зв’язаних таблиць
Часто виникає необхідність мати дані зі зв’язаних таблиць на одній формі. Тоді ми можемо побачити в одному вікні одразу як запис з батьківської таблиці, так і всі пов’язані з ним записи дочірньої таблиці.
Розглянемо створення форми "Введення даних про групу" з використанням даних з батьківської таблиці «Група» та дочірньої таблиці «Студент». Дані з таблиці група містяться на головній формі (загальні відомості про групу), а дані з таблиці «Студент» у підпорядкованій формі. Всі ці дані подаються у вигляді однієї складної форми.
Ця форма створюється за допомогою майстра форм на основі полів таблиць "Група" та "Студент" рис.2.1.
Переходимо на вкладку Формы, натискаємо кнопку Создать, у вікні Новая форма виділяємо елемент Мастер форм, натискаємо кнопку Ок. У вікні Создание форм з таблиці "Група" обираємо всі поля, а з таблиці "Студент" всі поля, окрім поля КодГрупи (це поле по якому підпорядкована таблиця "Студент" зв'язана з головною таблицею "Група"), в наступному вікні майстра обираємо опцію Подчиненные формы,
Рис. 2.1. Послідовність створення форми для зв’язаних таблиць
обираємо тип підпорядкованої форми – Ленточный, стиль – Наждачная бумага, вводимо імена головної та підпорядкованої форм.
Відкриваємо створену форму у режимі конструктора, наносимо необхідні елементи управляння (кнопки переходів по записах, кнопку відкриття форми для доповнення даних про групу, поле зі списком для пошуку даних за групою), змінюємо властивості форми та інших елементів управління рис.2.2.
. 
Рис. 2.2. Вікно властивостей форми.
На рис. 2.3. представлена створена форма "Введення даних про групу".
Рис. 2.3. Форма "Введення даних про групу"
Питання для самоперевірки
1. Яке призначення форм у СКБД Access?
2. Які таблиці називаються зв‘язаними?
3. Які типи зв‘язків ви знаєте? Їх характеристики.
4. Які таблиці називаються дочірніми, а які батьківськими?
5. Як розрізняти залежні та незалежні таблиці?
6. В яких випадках використовується “поле із списком” для введення даних?
Лабораторна робота № 3