VI. Организация учета документов личного происхождения

Основными единицами учета архивных документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются архивный фонд и единица хранения. Архивные документы личного происхождения, прошедшие только первичную обработку, учитываются по документам или листам.

Не допускается хранение в архиве неучтенных архивных документов личного происхождения.

6.1. Архивный шифр (обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации) состоит из следующих элементов: сокращенного названия архива (его официальной аббревиатуры) и номеров: архивного фонда, описи документов, единицы хранения, единицы учета (для видеодокументов).

6.2. Документы личного происхождения учитываются в следующих основных учетных документах:

- книга учета поступлений документов (единая для всех документов на бумажной основе, в итоговой записи о количестве поступивших за год дел документы личного происхождения выделяются отдельной строкой);

- список фондов;

- листы фондов;

- сведения об изменениях в составе и объеме фондов;

- архивные описи;

- дело фонда;

- паспорт муниципального архива.

6.3. При заполнении листов фондов личного происхождения (приложение №16):

- в графе «Крайние даты каждого названия фонда» проставляются число, месяц и год рождения и смерти фондообразователя, для объединенных фондов и коллекций – самая ранняя дата рождения и самая поздняя дата смерти;

- в графе «Дата первого поступления» указывается дата акта приема на хранение документов личного происхождения;

- раздел «Учет неописанных документов» не заполняется;

- раздел «Учет описанных документов» заполняется на основании утвержденной ЭПК архивной описи;

- сведения о поступлении, наличии и выбытии документов личного происхождения учитываются в единицах хранения.

6.4. Карточка для фондового каталога (см. Регламент государственного учета документов) составляется на каждый фонд в двух экземплярах, один из которых направляется в Управление по делам архивов с годовым отчетом. Для фондов, образованных двумя или несколькими фондообразователями, в графе «Название фонда» указывается не только общее название фонда (коллекции), но и фамилия, имя, отчество каждого лица.

6.5. На каждый фонд (коллекцию) документов личного происхождения заводится дело фонда, в которое подшиваются договор дарения, акты приема документов, историческая справка фонда и вся документация, отражающая историю фонда, движение его документов.