Альбом А.А. Ивановой с фотографиями членов семьи, друзей, учеников, с надписями. В бархатном переплете. Имеется снимок родителей А.А. Ивановой 1910 г.

4.6.12. В заголовках единиц хранения с вырезками из газет и журналов, открыток и пр., собранных фондобразователем, указываются виды документов, тема подборки, способ воспроизведения, даты.

Пример:

Открытки, вырезки из газет и журналов со статьями по истории г. Закаменска за 1965–2007 гг., собранные А.А. Ивановой.

4.6.13. Для указания способа написания или воспроизведения рукописи рекомендуются следующие термины: черновой автограф, автограф, машинопись с авторской правкой, авторизованная машинопись или рукопись (в том случае, когда только подпись или дата – автора), авторская машинопись, машинопись с правкой редактора, машинопись и рукопись – когда автор не установлен, машинописная или рукописная копия, копия рукой такого-то, ксерокопия с автографа, гранки, верстка, оттиск, брошюра, книга, вырезка из журнала, газеты.

4.6.14. Фотодокументы и видеодокументы включаются в опись, каждый снимок (видеокассета, диск) – отдельной единицей хранения. Заголовок единицы хранения фотодокумента составляется по правилам составления аннотаций к фотодокументам, заголовки видеодокументов – по соответствующим правилам.

4.6.15. Крайними датами являются: для единиц хранения, состоящих из одного документа – дата написания; из многих документов – дата написания первого и последнего документов.

Если дата на документе отсутствует, она устанавливается по содержанию документа, почерку, бумаге, справочникам, печатным изданиям и т. п. Если точная дата не поддается установлению, документ датируется приблизительно, в пределах от 10 до 25 лет: последняя четверть ХХ века; не ранее 1990 года; не позднее 1980 года.

Если даты устанавливаются лишь с известной степенью вероятности, они пишутся в квадратных скобках с вопросительным знаком: [конец ХХ века]?

4.6.16. При определении количества включенных в единицу хранения документов со стихами следует учитывать как отдельный документ каждое стихотворение (если на одном листе напечатаны или написаны два стихотворения, они считаются как два документа).

4.6.17. Все элементы описания единицы хранения располагаются на ее обложке (приложение №11) в следующем порядке: название фонда, коллекции; заголовок единицы хранения; способ воспроизведения; сведения об особенностях – аннотация; крайние даты документов; количество листов; количество документов. После внесения единицы хранения в опись на обложке проставляется архивный шифр.

Оформление единиц хранения с фотовидеодокументами производится по соответствующим правилам.