Составление заголовка к единице хранения и оформление обложки.

При описании единицы хранения документов личного происхождения устанавливаются виды документов, авторство, содержание документов или заглавие произведения, степень полноты документов, подлинность или копийность, способ воспроизведения, внешние особенности, крайние даты документов, количество документов и листов в единице хранения. При необходимости проводится аннотирование особо важных документов.

4.6.1. Описание документов производится по новой орфографии современным языком независимо от времени их происхождения. При составлении заголовков необходимо соблюдать единообразие приемов описания, избегать употребления канцелярских выражений.

Из слов и терминов описываемых материалов следует сохранять в заголовках только такие, которые характерны для данной эпохи, выражают ее особенности и не могут быть заменены тождественными по смыслу современными понятиями. Виды документов, имена лиц, названия учреждений, населенных пунктов, должностей, юридические, бытовые и тому подобные термины пишутся так, как они приведены в самих документах.

4.6.2. Слова в заголовках следует писать полностью, за исключением общепринятых сокращений. Сокращенные названия учреждений, организаций и предприятий употребляются только в тех случаях, если они были установлены официально или применялись в практической деятельности учреждения.

4.6.3. Заголовок единицы хранения должен в максимально сжатой форме отражать состав и содержание входящих в нее документов.

Элементами заголовка являются обозначение вида и разновидности входящих в нее документов; инициалы и фамилия автора или название учреждения, которым составлен документ (автор документа); инициалы и фамилия лица или название учреждения, которому адресован документ (корреспондент); изложение содержания документа (вопрос, тема, название художественного произведения и т.п.).

4.6.4. Заголовок должен отражать признаки, на основании которых сформирована данная единица хранения.

Пример:

Документы о награждении И.И. Иванова правительственными и ведомственными наградами (орденские книжки, удостоверения к медалям, почетные грамоты).

Заголовок, данный документу автором, собирателем (авторский заголовок), как правило, переносится в заголовок единицы хранения; в случае его неполноты или несоответствия содержанию документов он может быть изменен или дополнен.

4.6.5. При описании документов священнослужителей указываются их имя и сан, а в скобках – настоящие фамилия, имя, отчество.

Пример: