II. Порядок приема архивных документов

2.1. В соответствии с «Правилами организации хранения, комплекто-вания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук» (2007 г.) документы от граждан могут поступать в архив и включаться в состав Архивного фонда Республики Бурятия по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда. Практически в муниципальный архив документы граждан будут поступать преимущественно на основании договора дарения (приложение №3). Договор дарения составляется один раз и действует бессрочно.

2.2. Прием документов личного происхождения в архив осуществляется только от граждан, включенных в список граждан (собственников или владельцев архивных документов) – источников комплектования, и только на основании решения ЭПК Управления по делам архивов РБ по результатам рассмотрения сдаточной описи, представленной руководителем муниципального архива.

2.3. Первичный прием в архив документов от граждан оформляется распиской (приложение №4), в которой указывается общее количество принятых для проведения экспертизы ценности дел, документов (предметов), их состав (кратко). Расписка подписывается лицом, принявшим документы, датируется, составляется в двух экземплярах, один из которых выдается гражданину, второй помещается в дело фонда.

2.4. На планируемые к приему документы составляется подокументная сдаточная опись (приложение №5), которая представляется на рассмотрение ЭПК Управления по делам архивов с заключением руководителя архивного отдела (приложение №6). В заключении на сдаточную опись указывается дата и номер договора дарения, на основании которого принимаются документы, обосновывается целесообразность их приема.

2.5. При отрицательном решении ЭПК вопроса о приеме архивом части включенных в сдаточную опись документов, а также возврате по результатам экспертизы ценности их части из числа находившихся в архиве, составляется акт возврата документов в двух экземплярах (приложение №7). Один экземпляр акта помещается в дело фонда, другой вместе с документами (их частью) возвращается собственнику или владельцу.

2.6. Только после утверждения ЭПК архивной описи оформляется акт приема на хранение документов личного происхождения (приложение №8), на основании акта вносятся сведения о приеме документов в книгу учета поступлений документов на бумажной основе и лист фонда.