I. Организация комплектования архивов документами личного происхождения

1.1. Систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Республики Бурятия (комплектование архива) включает:

определение источников комплектования архива;

определение состава архивных документов, подлежащих приему.

1.2. Отнесение граждан к источникам комплектования архива производится на основании критериев:

вклад гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности;

его роль в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества;

родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место работы, занимаемая должность;

типичность его архивных документов для эпохи (документы «рядовых» граждан);

состав и содержание собранных гражданином архивных документов.

1.3. С учетом названных критериев в список граждан (собственников или владельцев архивных документов) – источников комплектования муниципального архива могут быть включены:

- руководители партийных и государственных органов (председатели горрайисполкомов, секретари городских и районных комитетов КПСС, главы администраций городов и районов, руководители отраслевых органов управления – отделов, комитетов, управлений, горрайисполкомов или горрайадминистраций);

- жители района (города) – депутаты Государственной Думы, Народного Хурала РБ;

- творческие работники (писатели, поэты, композиторы, художники, журналисты, фольклористы, краеведы);

- руководители ведущих сельскохозяйственных и промышленных предприятий;

- лица, награжденные орденами и медалями СССР и Российской Федерации, Герои Социалистического Труда, Герои Советского Союза, Герои России;

- участники Великой Отечественной войны и труженики тыла, участники вооруженных конфликтов;

- специалисты различных отраслей, имеющие звания «Почетный работник», «Заслуженный работник» (врачи, учителя, работники культуры, сельского хозяйства и др.);

- представители рабочих династий.

1.4. При выявлении граждан – возможных источников комплектования документами личного происхождения следует использовать все возможные источники информации:

- региональные СМИ (газеты, радио, телевидение);

- советы ветеранов;

- органы социальной защиты населения, ведущие учет граждан, имеющих особые заслуги и льготы;

- отраслевые органы управления, ведущие учет специалистов отрасли, имеющих почетные отраслевые звания, награжденных орденами и медалями.

1.5. Сведения о выявленных гражданах заносятся в учетные карточки (приложение №1). Карточки систематизируются в картотеке перспективного (возможного) комплектования по категориям согласно пункту 1.3., внутри разделов – по алфавиту фамилий. Картотека подвижна – она постоянно пополняется карточками с новыми именами, а карточки с фамилиями фондообразователей, включенных в список граждан (собственников или владельцев архивных документов) – источников комплектования муниципального архива, перемещаются в картотеку текущего комплектования.

1.6. С выявленными потенциальными владельцами архивных документов проводятся переговоры, во время которых специалист муниципального архива знакомится с составом и содержанием имеющихся в наличии документов, разъясняет фондообразователю цели и порядок приема документов в муниципальный архив, состав документов, подлежащих приему, условия приема и использования документов. При получении согласия фондообразователя на сдачу документов в архив, он вносится в список граждан (собственников или владельцев архивных документов) – источников комплектования муниципального архива.

1.7. Список граждан (собственников или владельцев архивных документов) – источников комплектования ведется по установленной форме (приложение №2). Список пересматривается по мере необходимости (по мере завершения работы с владельцами документов, выбытия лиц из списка, пополнения его новыми лицами и т.д.). Проект списка рассматривается постоянно действующей экспертной комиссией администрации района (города), после одобрения экспертной комиссией представляется на согласование ЭПК Управления по делам архивов РБ. Согласованный ЭПК список представляется на утверждение в администрацию района (города). Архив вправе вести список лиц – возможных источников комплектования.