Цикл менеджмента

Термин «функции» (лат. Fuctio – исполнение, совершение) в менеджменте обозначает набор взаимосвязанных действий, объединённых в относительно самостоятельное направление управленческих действий). Функции управления – это вид деятельности, с помощью которой управляющая подсистема воздействует на объект управления.

Процесс управления состоит из функций планирования, организации, мотивации и контроля, они объединены в «цикл менеджмента». Это четыре первичные функции управления, объединенные связующими процессами коммуникации и принятия решений.

Функция планирования предполагает решение о том, какими должны быть цели предприятия (организации) и что нужно сделать чтобы достичь этих целей. По сути своей, эта функция отвечает на три следующие основные вопроса: где мы находимся, куда мы хотим двигаться и как мы собираемся сделать это?

Планирование –непрерывный процесс установления и конкретизации целей развития всей организации и её структурных подразделений, определения средств их достижения, сроков и последовательности реализации, распределения ресурсов. Исследования показывают, что качество планирования является важнейшим фактором успеха. Его недостатки снижают потенциал организации на 20–30%. Почему роль планирования в современном мире бизнеса так велика?

1. Грамотное планирование позволяет наиболее рационально распределить ограниченные ресурсы организации, поддержать наиболее доходные направления деятельности, вложить средства в те товары, которые пользуются наибольшим спросом.

2. Планирование даёт возможность скоординировать деятельность персонала и направлять его усилия на реализацию единых целей организации.

3. Без планов невозможно осуществление контроля, так как непонятно с чем сравнивать полученные результаты.

Функция организации. Организация – это процесс создания структуры организации, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения целей (Майкл Мескон). Организация – это функция управления, создающая условия для эффективной деятельности людей на основе координации усилий.

Организовать_, значит создать некую структуру для достижения цели предприятия. Сюда входит распределение работ между работниками, делегирование заданий и полномочий. При помощи функции организация достигается организованность, дисциплина и ответственность в трудовом коллективе предприятия.

Мотивация. Руководитель всегда должен помнить, что даже прекрасно составленный план и самая совершенная структура предприятия не имеют никакого смысла, если работники не выполняют фактическую работу или выполняют ее некачественно, безынициативно. Задача функции мотивации заключается в том, чтобы работники предприятия выполняли работу в соответствии с делегированными им обязанностями. Для этого необходимо создать на предприятии условия материальной и моральной заинтересованности работников в выполнении работ. Созданию на предприятиях условий для внутреннего побуждения к действию служит функция мотивация. Мотивация – это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей и целей организации. Различают содержательные теории мотивации: теория Маслоу, теория МакКлелланда, теория Герцберга; процессуальные – теория справедливости, теория ожидания, Портера-Лоулера.

Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Контроль – это процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с запланированными.

Слово «контроль», как и слово «власть», рождает, скорее всего, отрицательные эмоции. Существуют три аспекта управленческого контроля. Установление стандартов, измерение того, что было фактически достигнуто за соответствующий период, сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами. Контроль может быть предварительный, текущий, заключительный. Чтобы планы были реализованы, кто-то должен фактически выполнять каждую из задач, вытекающих из целей организации. Контроль обеспечивает проверку достижения поставленных целей.

Координация обеспечивает согласованность действий во времени и пространстве органов управления и должностных лиц, а также между системой в целом и внешней средой.

Функция координации играет в управлении производством роль, которую образно можно сравнить с ролью дирижера в оркестре. Объектом функции координирования является как управляемая, так и управляющая подсистемы. Координация деятельности органов управления призвана обеспечить единство действий всех управленческих подразделений, работников управления и специалистов для наиболее эффективного воздействия на процесс производства.

2.1.2. Организация. Принципы построения
организационной структуры управления:
цели и задачи организации

Организация – это процесс создания структуры организации, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения целей (Майкл Мескон).

Организация – это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей. (Тейлор).

Если бы люди не объединялись в организации, то не возникла бы потребность в менеджменте. Однако чтобы считаться организацией, некая группа людей должна соответствовать хотя бы трем обязательным требованиям:

- наличие, по крайней мере, двух людей, которые считают себя частью этой группы;

- наличие, по крайней мере, одной цели, т.е. желаемого конечного результата, которую принимают как общую все члены данной группы;

- наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

Организации могут быть формальные и неформальные.

Все формальные организации подразделяются на простые и сложные. Простые организации имеют одну цель, сложные –многоцелевые.

Одной из самых главных черт организации является ее взаимосвязь с внешней средой, откуда она пополняет свои ресурсы и где сбывает произведенные блага или оказывает услуги.

Второй, очень важной чертой организации является разделение труда.

Поэтому третьей чертой организации является управление. В малых организациях четко выраженной линии управления нет. Координация деятельности организации осуществляется совместно, чередуясь с неуправленческими функциями. По мере укрупнения организации возрастает количество различных функций, что приводит: к затруднению ориентации подчиненных. Поэтому в сложных организациях работа по управлению четко отделена от неуправленческой работы. Такие организации назначают руководителей и им определяют круг обязанностей и ответственности.

Построение организации – важный аспект организации как функции управления, который предполагает создание аппарата управления, в максимальной степени соответствующего стратегическим планам организации и обеспечивающего её эффективное взаимодействие с окружающей средой, а также достижение намеченных целей.

 

При выборе организационной структуры необходимо знать принципы построения:

1. Оперативность – управляющее решение должно достигнуть управляемого объекта раньше, чем наступит очередное изменение состояния производства. В противном случае решение окажется не нужным.

2. Надёжность, т.е. структура аппарата управления должна обеспечивать абсолютную достоверность и бесперебойность передачи информации.

3. Оптимальное число звеньев в структуре управления для обеспечения наилучшего эффективности управления.

4. Чёткость распределения функций.

5. Гибкость – возможность реагировать на изменения внутренней и внешней среды.

6. Экономичность, т.е. наибольший эффект должен быть при наименьших затратах.

Построение организации включает задачи:

1. Разработку определённой структуры, т.е. целесообразное распределение элементов организации, и последующее её совершенствование по мере развития.

2. Постановку целей.

3. Разработку системы взаимодействия лиц, ответственных за принятие решений (менеджеров) и исполнителей решений (специалистов-управленцев).

4. Учёт масштаба управляемости, т.е. соотношение между управляющей способностью органа управления и сложностью объекта управления.