Вывод информации из базы данных

 

Практически любая СУБД позволяет вывести на экран и принтер информацию, содер­жащуюся в базе данных, из режимов таблицы или формы. Такой порядок вывода данных может использоваться только как черновой вариант, так как позволяет выводить данные только точно в таком же виде, в каком они содержатся в таблице или форме.

Каждый пользователь, работающий с СУБД, имеет возможность использования спе­циальных средств построения отчетовдля вывода данных. Используя специальные средства создания отчетов, пользователь получает следующие дополнительные возможнос­ти вывода данных:

─ включать в отчет выборочную информацию из таблиц БД;

─ добавлять информацию, не содержащуюся в БД;

─ при необходимости выводить итоговые данные на основе информации базы данных;

─ располагать выводимую в отчете информацию в любом, удобном для пользователя виде (вертикальное или горизонтальное расположение полей);

─ включать в отчет информацию из разных связанных таблиц БД.

 

4. РАЗРАБОТКА ИНФОЛОГИЧЕСКОЙ МОДЕЛИ

И СОЗДАНИЕ СТРУКТУРЫ РЕЛЯЦИОННОЙ БАЗЫ ДАННЫХ

 

4.1. Организация данных

 

Как уже было отмечено выше, слово "реляционная" происходит от английского relation ─ отношение. Отношение ─ ма­тематическое понятие, но в терминологии моделей данных отношения удобно изображать в виде таблицы. При этом строки таблицы соответствуют кортежам отношения, а столбцы ─ атрибутам. Ключом называют любую функцию от атрибутов кортежа, которая может быть использована для идентификации кортежа. Такая функция может быть значением одного из атрибутов (простой ключ), задаваться алгебраическим выражением, включающим значения нескольких атрибутов (составной ключ). Это означает, что данные в строках каждого из столбцов составного ключа могут повторяться, но комбинация данных каждой строки этих столбцов является уникальной. Например, в рассмотренной выше таблице Студенты (см. рис.1.9) есть столбцы Фамилия и Дата рождения. В каждом из столбцов есть некоторые повторяющиеся данные, т.е. одина­ковые фамилии и одинаковые даты рождения. Но если студенты, имеющие одинаковые фа­милии, имеют разные даты рождения, то эти столбцы можно использовать в качестве со­ставного ключа. Как правило, ключ является уникальным, т.е. каждый кортеж определяется значением ключа однозначно, но иногда используют и неуникальные ключи (ключи с по­вторениями). В локализованной (русифицированной) версии Access вводится термин ключевое поле, которое можно трактовать как первичный ключ.

В Access можно выделить три типа ключевых полей: простой ключ, составной ключ и внешний ключ.

Одно из важнейших достоинств реляционных БД состоит в том, что можно хранить логически сгруппированные данные в разных таблицах и задавать связи между ними, объединяя их в единую базу. Для задания связи таблицы должны иметь поля с одина­ковыми именами или хотя бы с одинаковыми форматами данных. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в этих полях. Такая организа­ция данных позволяет уменьшить избыточность хранимых данных, упрощает их ввод и ор­ганизацию запросов и отчетов. Поясним это на примере. Допустим, в базе надо хранить данные о студентах (фамилия, изучаемая дисциплина) и преподавателях (фамилия, название кафедры, ученая степень, преподаваемая дисциплина). Если хранить данные в одной таблице, то в строке с фамилией студента, изучающего конкретную дисциплину, будут храниться все атрибуты преподавателя, читающего эту дисциплину. Это же огромная избы­точность данных. А если хранить данные о студенте в одной таблице, о преподавателе ─ в другой и установить связь между полями Читаемая дисциплина ─ Изучаемая дис­циплина (фактически это одинаковые поля), то избыточность хранимых данных много- кратно уменьшится без ущерба для логической организации информации.

В Access можно задать три вида связей между таблицами: Один-ко-многим, Многие-ко-многим и Один-к-одному.

Связь Один-ко-многим ─ наиболее часто используемый тип связи между таблицами. В такой связи каждой записи в таблице А может соответствовать несколько записей в таб­лице В (поля с этими записями называют внешними ключами), а запись в таблице В не мо­жет иметь более одной соответствующей ей записи в таблице А.

При связи Многие-ко-многим одной записи в таблице А может соответствовать несколько записей в таблице В, а одной записи в таблице В ─ несколько записей в таблице А. Такая схема реализуется только с помощью третьей (связующей) таблицы, ключ кото­рой состоит по крайней мере из двух полей, одно из которых является общим с таблицей А, а другое — общим с таблицей В.

При связи Один-к-одному запись в таблице А может иметь не более одной связанной записи в таблице В, и наоборот. Этот тип связи используют не очень часто, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Связь с отношением Один-к-одному приме­няют для разделения очень широких таблиц, для отделения части таблицы в целях ее защи­ты, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице.

Тип создаваемой связи зависит от полей, для которых определяется связь:

─ связь Один-ко-многим создается в том случае, когда только одно из полей является ключевым или имеет уникальный индекс, т.е. значения в нем не повторяются;

─ связь Один-к-одному создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы;

─ связь Многие-ко-многим фактически представляет две связи типа Один-ко-многим через третью таблицу, ключ которой состоит, по крайней мере, из двух полей, общих для двух других таблиц.

4.2. Целостность данных

 

Целостность данных означает систему правил, используемых в СУБД Access для поддер­жания связей между записями в связанных таблицах (таблиц, объединенных с помощью связи), а также обеспечивает защиту от случайного удаления или изменения связанных данных. Контролировать целостность данных можно, если выполнены следующие условия:

─ связанное поле (поле, посредством которого осуществляется связь) одной таблицы яв­ляется ключевым полем или имеет уникальный индекс;

─ связанные поля имеют один тип данных. Здесь существует исключение. Поле счетчи­ка может быть связано с числовым полем, если оно имеет тип Длинное целое;

─ обе таблицы принадлежат одной базе данных Access. Если таблицы являются связан­ными, то они должны быть таблицами Access. Для установки целостности данных БД, в которой находятся таблицы, должна быть открыта. Для связанных таблиц из БД других форматов установить целостность данных невозможно.