Кейс-задача
по дисциплине ПЛАНИРОВАНИЕ И ПРОЕКТИРВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Задания:
Morozov Engineering Company
Фирма МЭС – средних размеров фирма в Северо-Западном районе г. Красноярска. Геннадий Морозов, талантливый инженер, кандидат физико-
математических наук, изобретатель, в 1994 году ушел из крупного военного НПО и организовал свою фирму. Фирма занималась реализацией идей Морозова – разработкой и изготовлением различного оборудования и мини-заводов для колхозов и фермеров. За десять лет компания уверенно росла, появилась своя клиентура, имя компании на рынке, недостатка в заказах не было. Прибыль в 2004 году составила 950 млн руб. Заказы выполнялись для сельскохозяйственных предприятий Красноярского края, Иркутской области, Кемеровской области, Хакасии. Были подписаны контракты с фермерами Алтайского края, Омской и Новосибирской областей.
Основу трудового коллектива фирмы составили инженеры и рабочие НПО, которые пошли за Морозовым. Поначалу Морозов имел четырех заместителей, которые подчинялись прямо ему:
• зам. по производству;
• главный конструктор;
• зам. по коммерции;
• зам. по общим вопросам.
Такая структура была создана в начале, когда в производстве одновременно находились не больше трех заказов, или проектов, как по привычке называли их работники фирмы. В 2003–2004 годах в производстве одновременно находилось не менее шести проектов с разной длительностью и сложностью (фирма изготовляла оборудование для хранения и переработки сельскохозяйственной продукции на основе технологий оборонной промышленности). Конструкторский и производственный отделы занимались, кроме работ по проекту, разработкой новых установок, реализуя изобретения Морозова.
Со временем Морозов начал понимать, что простая структура фирмы не позволяет координировать множество проблем, возникающих с ростом бизнеса. Особенно волновали проблемы удорожания проектов и неспособность выдерживать сроки контракта.
Чтобы решить эти проблемы, Геннадий в начале 2004 года создал три должности руководителей проектов или ГИПов (главных инженеров проектов). На эти должности он назначил лучших инженеров фирмы: Бориса Журавлева, Кирилла Турчина, Марию Семенову. ГИПы, подчиняясь прямо Морозову, отвечали каждый за один или два проекта полностью – от разработки до сдачи «под ключ». В своей работе ГИПы вынуждено зависели от работы, ресурсов, кооперации всех остальных четырех подразделений фирмы. В своем непосредственном подчинении каждый ГИП имел только секретаря или помощника. Помощник планировал работу, выполнял функции секретаря и следил за стоимостью проекта в соответствии с контрактом.
Каждый ГИП вел 3–4 проекта.
В декабре 2004 года перед уходом на новогодние праздники у Морозова состоялась беседа с Кириллом Турчиным.
М.: Кирилл, разговор у нас сегодня неофициальный. Как ты оцениваешь управление проектами у нас в компании? Как ты знаешь, создавая должности ГИПов, я ожидал улучшения координации работ с возросшим числом проектов. Но я должен сказать, что реально не произошло снижения стоимости, за график постоянно вылазим.
Т.: Если честно, я очень доволен своей работой. Мне нравится самостоятельность, я имею возможность работать со всеми отделами, с разными заказчиками. Но, с другой стороны, я не в состоянии сделать проект, как хотелось бы.
М.: Что ты имеешь в виду, Кирилл?
Т.: Ну, я сокращаю те работы, с которыми связана только ответственность, но никак не реальная власть. Предполагалось, что ГИПы будут вести проект от начала до конца, но у нас нет возможности распоряжаться ресурсами.
М.: Я не понимаю. Ты выходишь прямо на меня, какая еще власть тебе
нужна?
Т.: Не совсем так, Геннадий. Я могу прийти к тебе с важными проблемами, но ... но в текущих делах я завишу от конструкторского и производственного отделов. Я без них как без рук. Чтобы проект двигался, я постоянно должен клянчить, просить, «воровать» что-то. Кстати, это основная причина, почему Борис уволился два месяца назад. Его «добила» невозможность договориться с другими отделами.
М.: Странно ... Когда я задумывал новую структуру, мне казалось очевидным, что всем будет ясно, что ключевой фигурой фирмы становится ГИП. Я был уверен, что все поддержат и помогут ГИПам.
Т.: Дело не только в кооперации и поддержке. Дело еще во времени. В каждом отделе привыкли работать определенным образом. Когда просишь, например, еще одного инженера на монтаж холодильной установки, то получаешь «в лоб»: «У нас всегда на монтаже работало два человека, а не три, обойдетесь двумя». Я-то обойдусь, но сроки «горят синим пламенем». Через два дня Морозов вызвал Федора Каретникова, главного конструктора, для обсуждения новой разработки и в конце разговора сказал:
М.: Федя, что-то не идут у нас проекты как надо. В чем дело? В ком проблема? В ГИПах или начальниках отдела?
К.: Я все ждал, когда ты задашь мне этот вопрос. Проблема в ГИПах. Да, они все блестящие инженеры, но как руководители проектов никуда не годятся.
М.: Ну, ну, продолжай. Объясни, что ты имеешь в виду.
К.: Например, они постоянно бегают ко мне, требуя дополнительных людей на их работы, подгоняют моих работников, занятых в их проектах, подсовывают нам своих заказчиков, те требуют учесть особенные размеры их фермы, что летом частые отключения электричества и т. д. Работать невозможно! ГИПы думают, что они тащат всю фирму на себе, поэтому мы должны им подчиняться. У нас была хорошая фирма без этих «менеджеров» проектов! Если выполнять все их требования, у них сконцентрируется все принятие решений, все работники отделов должны будут подчиняться им. А мы, начальники отделов, мы-то останемся без работников. Они полагают, что можно координировать работу по проекту, постоянно нарушая отлаженную и хорошо спланированную работу отделов.
Вопросы к кейсу:
1. Изобразите новую организационную структуру фирмы.
2. Определите тип новой организационной структуры на фирме: его
достоинства и недостатки.
3. Какие элементы и факторы лежали в основе проектирования данного
типа организационной структуры на фирме?
4. Опишите участников организационного конфликта.
5. Оцените эффективность организационных коммуникаций.
6. Определите причины и стадии развития конфликта.
7. Какие решения должен принять Морозов в данной ситуации?
8. Какие изменения в координационном механизме организации
необходимо произвести?
Критерии оценки:
оценка «зачтено» выставляется студенту, если он продемонстрировал
-полное раскрытие вопросов;
- активно участвовал в работе над кейсом;
- предлагал творческие решения проблемы обозначенной в кейсе
-грамотно использовал терминологическую базу;
оценка «неудовлетворительно» выставляется студенту, если он продемонстрировал
- не раскрыты ответы на вопросы;
- большое количество существенных ошибок
- полная пассивность в участии принятия решения группой.
Составитель
к.э.н., доцент базовой кафедры государственного и муниципального управления Л.А. Мануковская
(подпись)
«____»__________________2014г.
Тест для самопроверки знаний студентов:
1. Проект – это …
А) инженерная, техническая, организационно-правовая документация по реализации запланированного мероприятия
Б) ограниченное по времени, целенаправленное изменение отдельной системы с установленными требованиями к качеству результатов, с ограничениями расходования средств и со специфической организацией
В) группа элементов (включающих как людей, так и технические элементы), организованных таким образом, что они в состоянии действовать как единое целое в целях достижения поставленных перед ними целей
Г) совокупность работ, продуктов и услуг, производство которых должно быть обеспечено с целью достижения поставленной цели
2. Окружение проекта – это …
А) среда проекта, порождающая совокупность внутренних или внешних сил, которые способствуют или мешают достижению цели проекта
Б) совокупность проектных работ, продуктов и услуг, производство которых должно быть обеспечено в рамках осуществляемого проекта
В) группа элементов (включающих как людей, так и технические элементы), организованных таким образом, что они в состоянии действовать как единое целое в целях достижения поставленных перед ними целей
Г) местоположение реализации проекта и близлежащие районы
3. На стадии разработки проекта
А) расходуется 9-15% ресурсов проекта
Б) расходуется 65-80% ресурсов проекта
В) ресурсы проекта не расходуются
4. Фаза проекта – это …
набор логически взаимосвязанных работ проекта, в процессе завершения которых достигается один из основных результатов проекта
полный набор последовательных работ проекта
ключевое событие проекта, используемое для осуществления контроля над ходом его реализации
5. Сторона, вступающая в отношения с заказчиком и берущая на себя ответственность за выполнение работ и услуг по контракту
А) инвестор
Б) спонсор
В) контрактор (подрядчик)
Г) лицензиар
Д) конечный потребитель результатов проекта
6. Веха – это …
А) набор логически взаимосвязанных работ проекта, в процессе завершения которых достигается один из основных результатов проекта
Б) полный набор последовательных работ проекта
В) ключевое событие проекта, используемое для осуществления контроля над ходом его реализации
7. Инициация проекта – это стадия процесса управления проектом, результатом которой является …
А) санкционирование начала проекта
Б) утверждение сводного плана
В) окончание проектных работ
Г) архивирование проектной документации и извлеченные уроки
8. Стратегия проекта – это …
А) желаемый результат деятельности, достигаемый в итоге успешного осуществления проекта в заданных условиях его выполнения
Б) направления и основные принципы осуществления проекта
получение прибыли
В) причина существования проекта
9. Последовательность действий по планированию стоимости проекта
А) Определение стоимости использования ресурсов (материальных и трудовых)
Б) Определение стоимости каждой проектной работы, исходя из объема затрачиваемых на выполнение ресурсов и их стоимости
В) Определение стоимости всего проекта
Г) Составление, согласование и утверждение сметы проекта
Д) Формирование, согласование и утверждение бюджета проекта
10. Метод критического пути используется для …
А) оптимизации (сокращения) сроков реализации проекта
Б) планирования рисков проекта
В) планирования мероприятий по выходу из критических ситуаций
Г) определения продолжительности выполнения отдельных работ
11. Анализ и регулирование выполнения проекта по стоимости включает …
А) распределение функциональных обязанностей и ответственности в соответствии с планом управления стоимостью и финансированием в проекте
Б) введение в действие системы управления стоимостью и финансированием в проекте
В) учет фактических затрат в проекте
Г) анализ отклонений стоимости выполненных работ от сметы и бюджета
Д) прогнозирование состояния выполнения работ проекта по стоимости
Е) принятие решений о регулирующих воздействиях для приведения выполнения работ проекта по стоимости в соответствие с бюджетом
12. Контроль и регулирование контрактов включает …
А) закрытие контрактов
Б) проведение торгов и выбор поставщиком и подрядчиков
В) заключение контрактов
Г) учет выполнения работ по контракту
Д) представление отчетности о выполнении контрактов
Е) разрешение споров и разногласий
13. Завершение проекта – это стадия процесса управления проектом, включающая процессы …
А) формирования концепции проекта
Б) формирования сводного плана проекта
В) осуществления всех запланированных проектных работ
Г) ввода в эксплуатацию и принятия проекта заказчиком, документирования и анализа опыта реализации проекта
14. Анализ деятельности и развитие команды проекта включает …
А) формирование отчетов об исполнении работ проекта
Б) регулирование оплаты, льгот и поощрений
В) реорганизацию команды в соответствии с прогрессом проекта
Г) разработку концепции управления персоналом
Д) создание финального отчета
Е) расформирование команды
15. Система контроля будет эффективной при обязательном наличии …
А) планов работ
Б) системы отчетности
В) внешнего независимого аудита
Г) электронного документооборота
Д) программного обеспечения для контроля над выполнением работ
Е) отдела контроля в организационной структуре проектной команды
16. Эффективность инвестиционного проекта – это категория отражающая:
А) соответствие проекта целям и задачам его участников;
Б) уровень доходности проекта;
В) результаты реализации проекта.
17. Эффективность инвестиционного проекта по методу чистой дисконтированной стоимости достигается, если:
А) чистая дисконтированная стоимость равна нулю;
Б) чистая дисконтированная стоимость больше нуля;
В) чистая дисконтированная стоимость меньше нуля;
Г) чистая дисконтированная стоимость равна единице;
Д) в любом случае.