Составление справочного аппарата к описи.
Справочный аппарат к описи выполняет две функции: ускоряет поиск сведений по собственной описи; предоставляет дополнительную информацию о фонде.
Состав справочного аппарат к описи включает:
титульный лист;
оглавление;
предисловие;
-31-
список сокращений;
указатели.
Это основные элементы справочного аппарата, но опись может содержать и дополнительные элементы – переводные таблицы, библиографии, терминологический словарь.
Титульный лист содержит сведения, раскрывающие полное название го. архива, где хранятся документы фонда; полное название фонда с перечислением всех переименований, если они были, и сокращенные наименования номер фонда; номер описи; название описи.
В оглавлении разделов описи и справочного аппарата к ней перечисляются предисловия, список сокращений, название всех разделов и подразделов.
Предисловие – один из важнейших элементов справочного аппарата. Если
фондообразователь– учреждение, то в предисловии необходимо кратко осветить его историю. Далее в предисловии дается история фонда, т.е. когда и при каких обстоятельствах фонд оказался в архиве, его состав, содержание , объем документов. В заключительной части предисловия раскрывается состав справочного аппарата к описи, основой его построения и указания о порядке пользования им.
Список сокращений представляет собой алфавитный перечень встречающихся в описи сокращенно написанных слов. Список сопровождается полным наименованием сокращенных слов. Сокращения вводятся в целях экономии места для часто встречающихся слов в тексте описи, а также для раскрытия аббревиатур (например: Т.е., т.д., пр., др.,)
Указателик описи представляют перечень предметных понятий. Задачи указателей – ускорить и облегчить тяжкий труд пользователя по работе с вашей описью. Указатели по виду могут быть предметными (общими и специальными), именными, географическими (как разновидности предметных), хронологическими и др.
Тема 2.4. Годовой раздел описи.
Чтобы уяснить, что такое годовой раздел описи, следует сначала рассмотреть, какие комплексы материалов общего делопроизводства могут быть включены в отдельную опись. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
В бесструктурных организациях на деле постоянного хранения составляется опись за несколь-
ко лет с валовой нумерацией дел. Опись продолжается в течение периода, пока число дел, занесенных в нее, достигнет 4–х значной цифры, а становится приделом, так как шифр с такой цифры очень громоздок и возникает больше возможностей ошибок. В маленьких организации, где в течение года формулируется 20-50 дел постоянного хранения, 4-х значная цифра будет достигнута через несколько лет, а опись надо утверждать регулярно. Таким образом, возникает годовой раздел описи. Чтобы называется годовым разделом, эта часть должна быть
-32-
соответственно оформлена (подписана, рассмотрена ЭК, завизирована руководителем) и передана на утверждение ЭПК. Опись может, заканчивается и при передачи дел в госархив. После передачи комплекса за несколько лет начинается новая нумерация.
Оформлять законченную опись за каждый год нецелесообразно, так как пользоваться в работе множеством карликовых описей неудобно.
Рассмотрим порядок составления годовых разделов описей дел постоянного хранения в учреждениях с одноступенчатой структурой. В каждом структурном подразделении составляется опись дел за год с временной нумерацией. Опись заверяется составителем, подписывается
руководителем подразделения, и передаются в канцелярию. Работники канцелярии раскладывают описи в соответствии с утвержденной структурой, отраженной в номенклатуре дел. На первое место помещается опись в соответствии с утвержденной структурой, отраженной в номенклатуре дел. На первое место помещается опись дел канцелярии, так как здесь формируется наиболее важные дела, отражающие деятельность всего учреждения. Далее проводится валовая нумерация дел всех структурных подразделений за год: если это начало новой описи, то № 1, если это продолжение сводной описи, то с цифры, следующей за номером, который кончился годовой раздел за предшествующий год.
Опись материалов всех структурных частей за данный год объясняются, затем канцелярией учреждения в годовой раздел сводной описи материалов постоянного хранения всего учреждения за несколько лет, которая имеет валовую нумерацию дел, продолжающуюся из года в год. Каждая опись завершается итоговой записью, в которой указывается количество дел, внесенных в опись, с какого момента по какой. Если в опись включены дела, продолжающиеся еждениях с одноступенчатой структурой возможен другой вариант составления нескольких лет, указывается: «Документы по данному году см. также в разделе за … год, № …».
В учреждениях сводных описей дел. Порядок составления и оформления первичных описей в отделах не обязательно сводить в один раздел, сводные разделы описей управления.
На дела постоянного хранения по личному составу и на специальную документацию также составляются описи за несколько лет с валовой нумерацией. Подобным образом объединяются описи дел долговременного хранения (по личному составу и др.).
Основные требования, предъявляемые к годовому разделу описи:
· опись печатается на машинке, причем бумага, лента пишущей машинки и копировальная бумага должны бать высокого качества, так как описи будут храниться века;
· в годовой раздел описи заносится также дела, которые начаты, но не закончены в течение года;
· если дело продолжается в течение двух лет и более, оно заносится в опись по году заведения, а затем в каждом годовом разделе пишется заголовок этого дела со ссылкой на номе, который был присвоен ему при занесении в опись в первый1 раз. В конце годового раздела описи каждого ода,, в течение которого продолжалось это дело, должно быть указано: «Документы по
-33-
данному году см. также в разделе за … год, № …».
Утвержденные годовые разделы описи нужно хранить до момента окончания описи (или передачи в госархив) в папках с клапанами и завязкам. Перед первым годовым разделом в папку вкладывают заглавный лист описи и оглавление. На заглавном листе указывается начальный год документов, включенных в опись, а по мере прибавления следующих годовых разделов
представляются новые даты.
Оглавление, следующее за главным листом, должно отражать построение описи, т.е. в нем указывается год, а далее перечисляются все структурные подразделы годового раздела с указанием номера листа, с которого начинается заголовки дел каждого структурного подразделения. При поступлении следующего годового раздела в описи в оглавлении допечатываются все структурные подразделы этого раздела, и так до завершения описи. Заглавный лист и оглавление с дополнениями помогают сотрудникам ВА пользоваться незаконченной описью. При оформлении законченной описи уточненный заглавный лис и оглавление перепечатываются.
Если количество дел постоянного хранения невелико, то допускается при составлении годового раздела описи вносить в него документы за два-три года, согласовав это с соответствующим госархивом.
Законченная и полностью оформленная опись состоит из собственно описи и вспомогательного справочного аппарата, расположенных в такой последовательности:
1.титульный лист;
2.оглавление;
3.список сокращений;
4.предисловие;
5.собственно опись (описательные статьи);
6.указатели;
7.заверительная подпись;
На титульном листе указывается?
А). название фонда;
Б). фонд № …;
В). опись № дел постоянного хранения (или наименование группы документов, например, «по личному составу»);
Г). За … годы.
В список включения официально принятые сокращения названий учреждений, организаций, профессиональные термины и др. сокращения слов и понятий, употребляемые в описи.
Предисловия по характеру содержащейся в нем информации делится на две части: историческую и археографическую. В исторической части предисловия освещается история
-34-
учреждения - фондообразователя: время создания и на основании, какого акта, подчиненность, функции, реорганизации и т.п. В археологической части предисловия рассматриваются вопросы, связанные с историей, организацией и описанием документов, включенных в опись:
- указывается объема и хронологические рамки документов;
- поясняются особенности фондирования;
- отмечается наличие дел, заведенных в других учреждениях и преданных в учреждение - фондообразователь;
- даются сведения о выбытии комплексов документов;
- характеризуется система делопроизводства;
- обосновывается порядок построения описи;
- дается характеристика содержания основных групп документов и т.д.
Предисловие к описи, составляемое впервые, должно быть полным и давать необходимые сведения исследователям по перечисленным вопросам. Предисловия с последующим описям делается белее сжатым.
Указатели к описи дел постоянного хранения могут быть следующих видов: предметный, именной, географический, смешанный, т.е. включающий различные понятия. В зависимости от содержания документов могут быть два и три указателя.
Указатели к описи долговременного хранения оформляются проще, для них не обязательно составлять предисловия и указатели. Однако оформление титульного листа, итоговая запись, листа - заверитель к описи для всех видов описей остается одинаковым.
Заверительная подпись законченной описи составляется в соответствии с валовой нумерацией
листов собственно описи и всего составленного к ней справочного аппарата, сформированного в
одном томе. При составлении листа с законченной описи измываются все другие листы – заверители, составляющиеся ранее к годовым разделам описи. В листе – заверителе указываются
все замеченные составителем ошибки в нумерации листов описи. Лист – заверитель подписывается лицом, составившим его, помещается в конце описи после всех видов вспомогательного справочного аппарата.
-35-
Пример листа – заверителя к описи дел постоянного хранения.
Лист – заверитель к копии № 46 (ф. № 630)
Всего в настоящее время пронумеровано 158 (сто пятьдесят восемь) листов, в том числе:
литературные номера _ нет _
пронумерованные номера 127 _
Наименование должности
Работника ведомственного архива,
Ответственного за учет Подпись Расшифровка подписи
Дата _________
Итоговая запись в описи, составляется на последнем листе, и лист – заверитель к описи являются важнейшими элементами учета, ответственными за учет, или заведующим ведомственным архивом.
Характерной особенностью описи является то, что она связывает между собой поисковыми данными все справочники архива.
Тема 2.5. Паспорт архива.
Учетным документом, суммирующим данные о материалах по архиву в целом, является, паспорт архива, точнее один из какого разделов. Паспорт составляется во всех архивах и содержит итоги учетных данных на 1 января каждого года, содержит значительно большее число показателей и состоит из следующих разделов, которые показывают его состав и объем:
- архивные материалы;
- страховой фонд копий;
- научно–справочный аппарат;
- условия хранения документов.
В нем указываются следующие данные:
- количество фондов архива;
- их общий объем;
- объем описанных и неописанных материалов;
- данные о самом архиве. -36-
В паспорте архива учреждения дается подразделение этих данных для материалов постоянного хранения и по личному составу. Кроме того, дается объем материалов, находящихся не в архиве, а еще в структурных подразделениях учреждений. В паспорте спеременным составом документов входит список фондов, содержащих данные о учреждениях - фондообразователях. В паспорт архива с постоянным составомдокументов, кроме данных о количестве фондов и их объеме указывается количество описанных и микрофильмированных материалов. В бланке паспорта сведения о количестве документальных материалов подразделены на категории:
- документы на бумажной основе;
- кино-, фото -, фонодокументы.
Это дает возможность пользоваться единой учетной формой для архивов, хранящих любые документы. Бланки паспорта рассчитаны на несколько лет. Паспорт составляется в двух экземплярах. Один остается в архиве, другой отсылается в архивное учреждение.
Карточка фонда служит основой для создания фондового каталога субъекта федерации и центрального фондового каталога федеральной архивной службы. Она содержит сводные данные из листа фонда. Карточки фонда составляются только в государственных архивах и архивах российской академии наук. В архивах учреждений и архивах отраслевых фондов они не составляются.
Тема 2.6. Создание страхового фонда ОЦД.
В документальном фонде организации могут отложится документы особой ценности, зафиксировавшие важные исторические события, факты о выдающихся лицах, автографы выдающихся деятелей партии, государства, культуры: документы, являющиеся этапными в развитии отрасли, и т.п.
Страховой фонд архивных документов – это совокупность особо ценных и уникальных документов, хранимых на микрофильмах в специально защищенных объектах (на случай утраты или повреждения оригинала).
Прежде чем начать работу по выполнению особо ценных документов, необходимо внимательно ознакомится с историей организации, определить, в какие периоды ее деятельности могли создаваться такие документы. Целесообразно обсудить на ЭК с участием старейших работников план и пути выявления особо ценных документов.
По согласованию с соответствующим госархивом и под его руководством ВА определяет особо ценные документы. Для выявления дел, содержащих особо ценные документы, берутся в
первую очередь описи тех структурных подразделений, которые отражают основную деятельность
фондообразователя.
Если дело содержит ОЦД, оно включается в перечень. В перечне указываются: номера фонда,
-37-
описи, дела, заголовок дела и в той же графе – аннотация на особо ценные документы; гр. «примечание» используются для пояснений и необходимых отметок (физическое состояние дела, объем ОЦД, связь с другими делами и др.).
Перечень рассматривается на ЭК (ЦЕК) и согласовывается с ЭПК архивного учреждения. После утверждения перечня все ОЦД подлежит учету. На обложках дел, включающих такие документы, в правом верхнем углу становится индекс ОЦ. Главным учетным документом ОЦД является опись установленной формы.
| № п./п. | Номер описи | Номер дела | Заголовок дела | Дата дела | Количество листов в деле | Номер единицы хранения страхового фонда | При- мечание |
Опись составляется на каждый фонд отдельно в четырех экземплярах, одобряется ЭК организации и согласовывается с ЭПК архивного учреждения. Опись имеет итоговую запись, которая изменяется по мере пополнения описи до четырехзначного числа. Дела и описи вносятся в порядке номеров описей и дел. Учет описей ведется в листах фондов, к номеру такой описи добавляется индекс ОЦ.
В листе фонда учет ОЦД осуществляется по тем описям, которые содержат дела. При сдаче ОЦД на государственное хранение вместе с ними передаются три экземпляра описи и страхового фонда.
Одновременно со страховым фондом создается фонд пользования, задача которого состоит в замене оригиналов копиями при проведении работ по использованию документов. Страховая копия ОЦД на бумажной основе – это негативный микрофильм первого поколения на фотопленке,
а фонд пользования – это позитивный микрофильм второго поколения.
Перед подачей дел на страховое копирование они тщательно изучаются, проверяется их физико-химическое состояние, правильность обработки, особенности оформления. Передача на копирование оформляется заказом с указанием в нем номеров и названий фондов, номеров описей и дел, количества листов и страниц в каждом деле. При получении заказа все дела сверяются с
описями и проверяются полистно. В заверительной надписи каждого дела ставится отметка о его
микрофильмирования. Кроме того, проверяется полнота исполнения заказа, и наличие акта технического состояния страховых копий ОЦД принимается физически обособленный рулон вне зависимости от количества в нем фондов, дел, документов.
-38-