Определение источников комплектования.

Выксунский

Металлургический Техникум.

 

 

Учет и хранение

Документальных материалов

Архива

(конспект лекций переработанных в связи с введением нового закона и ГОСТ).

 

Составил: Т.И. Малешина

 

 

Содержание:

 

 

Раздел 1. Комплектование архивов.

Тема 1.1. Организация работы по комплектованию учреждений…………………………………..3

Тема 1.2. Прием документов в Государственный и Ведомственный архив ………………………7

Тема 1.3 Полное и частичное оформление дел………………………………………………………11

 

Раздел 2. Учет и обеспечение сохранности документов архивного фонда Р.Ф.

Тема 2.1.Научные принципы учета…………………………………………………………………..21

Тема 2.2.Основные учетные документы: ……………………………………………………………24

Тема 2.3.Опись дел: базовый учетный документ …………………………………………………...28

Тема 2.4.Годовой раздел описи……………………………………………………………………….32

Тема 2.5.Паспорт архива ……………………………………………………………………………...36

Тема 2.6.Создание страхового фонда ОЦД…………………………………………………………..37

Тема 2.7.Проверка наличия и состояние документов……………………………………………….40

 

 

Раздел 3. Технология хранения документов.

Тема 3.1.Требования к помещениям архива…………………………………………………………45

Тема 3.2.Порядок размещения и обеспечения сохранности документов. ………………………...48

Тема 3.3.Физико-химические и биологические факторы разрушения документов ……………...52

Тема 3.4. Понятие о температурно-влажностном режиме…………………………………………..54

Тема 3.5. Реставрация и консервация документов …………………………………………………..62

 

Раздел 1. Комплектование архивов.

Тема 1.1.Организация работы по комплектованию системы учреждения.

Комплектование— это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

Под профилем архива следует понимать установленный для архива состав документов, который определяется признаками классификации документов Архивного фонда РФ.

Главной целью комплектования является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю каждого архива

Работа по комплектованию архивов состоит из нескольких этапов

-установление профиля архива;

-определение источников комплектования;

-определение состава документов, подлежащих хранению в архиве;

-организация комплектования.

 

Определение источников комплектования.

Источники комплектования— это учреждения или лица, не-, посредственно передающие документы в государственные или ве­домственные архивы.

Источниками комплектования могут быть как государственные, так и негосударственные учреждения.

В 1960-е — 1980-е гг. сложились следующие критерии определения источников комплектования государ­ственных архивов:

для учреждений:

- значение учреждения в системе органов власти и управления, в отраслевой ведомственной системе (учреждения союзного, республиканского, областного, районного, городского подчинения и т.д.);

- полнота отражения деятельности учреждения в документах вы­шестоящих организаций;

- соответствие документов учреждения профилю государствен­ного архива;

для документов личного происхождения:

- значение творческой и общественной деятельности фондообразователя в развитии науки, культуры, общественной жизни и других областей;

- история фонда, т.е. степень сохранности личного фонда, нали­чие собранных фондообразователем ценных документов, особен­ности фиксации его творческого процесса;

- взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (нали­чие в фонде документов, освещающих жизнь и творчество видных деятелей).

- 3 -

На основе этих критериев утверждались списки источни­ков комплектования, в основе которых лежало разделение потенциальных источников комплектования на несколько групп:

1. учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежат полному (обязательному) приему в государственные архивы;

2 учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежат приему в государственные архивы в составе фондов вы­шестоящих инстанций, а также выборочному приему.

Под выборочным приемом подразумевается, что из многих фондов однотипных учреждений, действовавших на одной территории, в госу­дарственные архивы поступали на хранение один или несколько фондов (как правило, «лучший», «худший» и «средний»). Это так называемый групповой выборочный прием.

Повидовой выборочный прием предполагает, что в государственный архив поступают отдельные виды и разновидности создаваемых источниками комплектования ценных документов.

Таким образом, повидовой и групповой выборочные приемы отлича­ются друг от друга по следующему принципу: все от избранных (группо­вой), немногое от всех (повидовой);

3. учреждения, не являющиеся источниками комплектования го­сударственных архивов. Особое внимание требует отбор на государственное хранение документов о подготовке и проведении массовых политических кампаний (референдумов, выборов). Кроме того, весьма усилилась роль учреждений и организаций социально-культурной сферы, общественных организаций и творческих союзов. После пересмотра списков многие из этих учреждений стали самостоятельными источниками комплектования.

Такова система критериев и методика комплектования государственных архивов, которая сложилась к началу 1990-х гг. и вполне может быть использована при комплектовании архивов документами, созданными до 1991 г. Однако изменения в государственном аппарате, общественно-политической жизни страны, эконо­мическом развитии привели к тому, что в комплектовании по­явился целый ряд новых проблем.

Во-первых, после распада СССР бывшие союзные республики, ставшие независимыми государствами, приняли собственное архивное законодательство, в связи, с чем возникла проблема, связанная с претензиями бывших союзных республик на матери­алы, которые уже поступили на государственное хранение. Одна­ко в соответствии с основнымнаучным принципом архивоведения — «недробимости архивных фондов и комплексов фондов» — было принято решение - не перемещать материалы.

Во-вторых, с изменением статуса архивных фондов (объекты федеральной собственности и собственности субъектов Федера­ции), уточняется профиль комплектования ар­хивов: архивы

 

- 4 -

федерального уровня, архивы субъектов федера­ции, муниципальные архивы. Архивисты предлагают способ ре­шения этой проблемы на основе «принципа территориальности комплектования", т.е. гдеродился (архивный фонд), там и приго­дился (принят на дарственное хранение независимо от фор­мы собственности в подчинения).

В-третьих, в связи с распадом централизованной ведомствен­ной системы во всех отраслях управления пересматриваются крите­рии определения источников комплектования. Так, например, осо­бое внимание архивистов обращено на критерий места учреждения в отраслевой системе, поскольку уровень подчиненности учрежде­ния уже не отражает реального значения его деятельности. Рост самостоятельности государственных учреждений приводит к тому, что все меньше их документации поступает на хранение в фонды вышестоящих органов. В связи с этим растет число государственных учреждений — самостоятельных источников комплектования.

return false">ссылка скрыта

В условиях реформирования экономики архивисты столкнулись также с неотложной проблемой приема на государственное хране­ние документов ликвидированных учреждений, которые не имеют правопреемников. Это создает для архивов «девятый вал» внеплано­вого приема документов, вследствие чего они «тонут», не успевая обрабатывать поступающие документы временного и постоянного хранения. Особое внимание в данной ситуации следует обратить на документы по личному составу, срок хранения которых 75 лет; иногда они могут быть отданы на постоянное хранение. Сведения из этих документов порой могут решить судьбу человека. Прием этих доку­ментов в государственный архив в составе фондов ликвидированных учреждений - это один путь решения проблемы, другой — созда­ние специальных межведомственных архивов по личному составу, особенно на районном и городском уровнях. Эти «промежуточные» архивы могли бы освободить Федеральную архивную службу РФ от большого количества социально-правовых запросов.

В-четвертых, в 1990-е гг. наблюдается устойчивая тенденция к «разгосударствлению» всех сфер управления. Роль государственных структур постоянно сокращается в таких отраслях как экономика, культура, общественно-политическая жизнь. Поэтому, если Феде­ральной архивной службой РФ не будут приняты меры по сохране­нию документов негосударственных структур, значительная часть цен­ных источников по истории современности будет утрачена. В связи с этим перед государственными архивами стоит двуединая задача:

- выявить негосударственные структуры, фонды которых отно­сятся к профилю комплектования данного архива, и установить, какие из них являются источниками комплектования;

- установить «договорные отношения» с представителями этих структур.

В результате выявления негосударственных структур составляют­ся списки потенциальных источников комплектования госархивов.

 

- 5 -

Источниками комплектования государственных архивов явля­ются организации нового типа, в деятельности которых образуются документы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежа­щие обязательной передаче на государственное хранение (организации с государственной или муниципальной форой собственнос­ти) и на основе договора (с другими формами собственности).

Списки источников комплектования составляются на основе несколько видоизмененной системы критериев, которая активно обсуждается в современном архивоведении.

 

Критерий Пояснение

1. Функционально- целевое Выполнение основных задач отрасли, уникальность,

назначение учреждения. новизна товаров и услуг, стабильность, участие в

в международных и региональных программах.

2. Масштаб деятельности. Многопрофильность производства товаров и услуг;

объем уставного фонда; состав учредителей и участ-

ников; межрегиональная деятельность; численность

работников.

3. Вид организации. Сложившаяся структура и организация деятельности,

наличие иностранного партнера, наличие уникальных

или наиболее типичных структур.

4.Полнота отражения Степень повторения ценной информации, в том числе
информации. в фонде других организаций.

 

Среди источников комплектования особую группу составляют общественные организации - партии, союзы, движения, студии, клубы и др. Критерии определения источников комплектования в отношении этой категории фондообразователей только разрабаты- ваются. Однако, опираясь на опыт ЦАОДМа и Других центров хранения современной документации и архивов общественных движений, можно наметить общие тенденции в отборе на постоянное хранение документов этих организаций. На основания изучения хроники общественно-политической жизни архивисты делят всю совокупность современных общественно-политических организаций по направлениям и характеру их деятельности на общественно-политические, религиозные, правозащитные, культурные, экологические и др.

Политические организации в свою очередь по ориентации под­разделяются на национал - патриотические, марксистские, соци­ал-демократические, либерально-демократические и др.

В каждой из этих групп выделяются, в свою очередь, лидирующие организации, в документах которых наиболее полно должна отразиться история того или иного общественно-

 

- 6 -

политического направления. Далее, при непосредственном изучении архива организации вступает в силу критерий истории фонда, т.е. наличие в: архиве организации документов, наиболее полно отражающих важнейшие события общественно-политической жизни страны и, региона, а также деятельность самой партии и ее лидеров и раз­личных движений, структуру региональных отделений движения.

 

 

Тема 1.2. Прием документов в Г.А. и В.А.

Рассмотрим процесс принятия документов на хранение в ве­домственном и государственном архивах.

Передача дел на хранение в ведомственный архив. После опера­тивной работы с документами дела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ве­домственный архив сдаются дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.

В процессе передачи дел необходимо проверить:

- правильность формирования и оформления дел;

- соответствие количества дел постоянного и долговременного хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой, и коли­чество этих же дел, включенных в опись.

Проверка формирования дела предполагает установление соответ­ствия между заголовком дела на его обложке и содержимым дела. Принципы формирования дел отражены в их заголовках, кото­рые, в свою очередь, закреплены в номенклатуре дел учреждения.

Дела, передаваемые в ведомственный архив, должны подвер­гаться в структурном подразделении полному оформлению. Это зна­чит, что каждое дело должно быть переплетено и подшито, листы дела должны быть пронумерованы, причем нумерация должна быть скреплена заверительной надписью в конце дела, где указывается общее количество листов; обложка дела должна быть правильно оформлена, т.е. содержать название учреждения и структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, крайние даты дела, срок хранения дела, количество листов в деле. Кроме того, на особо ценные, личные, судебные и след­ственные дела, а также другие категории дел составляется внут­ренняя опись, в которой указывается заголовок и дата каждого документа, его индекс и номера листов дела, на которых нахо­дится документ.

Сопоставление количества дел в номенклатуре и в описи - очень ответствённая задача. Бели в

описи дел постоянного и долговре­менного хранения меньше, чем было заведено в соответствии с

 

- 7 -

номенклатурой, об этом следует составить справку и предпринять все меры к розыску недостающих дел.

Материалы долговременного хранения по личному составу (до 75 лет), по которым исполняется множество социально-правовых запросов граждан, поступают, на хранение в объединенные меж­ведомственные архивы. Сроки хранения документов в ведомствах, имеющих отраслевые фонды, определяются специальным согла­шением между ведомством и Росархивом.

Ниже приводятся сроки хранения документов в архиве учреждения.

 

Вид документации Срок хранения, лет

Записи актов гражданского состояния; документы

по личному составу; записи нотариальных действий

и судебных дел; хозяйственные книги 75

Научная, технологическая, патентная документация 10

Конструкторская документация 15

Проектная документация по капитальному

строительству 25

Телеметрическая документация 5

Кинодокументы, фонодокументы, видеофонограммы 3

Фотодокументы 3

Документы на машинных носителях 5

Передача дел на хранение в государственных архив. Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а также по актам приема-передачи.

В государственном архиве строго следят за соблюдением сроков передачи документов от источника комплектования в госархив. Ниже приводятся сроки передачи документов от источников комплектования в государственный архив.

Источникикомплектования Срок передачи, лет

Федеральные органы государственной власти- Генеральная

прокуратура РФ; органы государственной власти и проку-

ратуры республик; отраслевые академии; государственные

­объединения; учреждения, организации, предприятия фе-

дерального и республиканского подчинения. 5

Органы государственной власти и прокуратура краев облас-

тей, городов федерального значения, автономной области,

 

 

- 8 -

автономных округов; прокуратура городов и районов, го-

сударственных учреждений ор­ганизаций, предприятий крае-

вого, областного под­чинения, подчинения автомной

области и окружного подчинения. 10

Органы местного самоуправления; учреждения, организации,

предприятия городского и районного подчинения, предприятия

сельского хозяйства. 5

Совместные предприятия с участием государства; организации и

объединения смешанных форм собствен­ности, в уставном капи-

тале которых имеется преоб­ладающая доля федеральной или

государственной собственности. 10

Передача документов из каждого учреждения — источника ком­плектования в государственный архив осуществляется ежегодно или раз в 3-5 лет (в зависимости от объема документов фондооб-разователя). Естественно, что если у архива 200 источников комп­лектования, регулярное комплектование возможно только при со­ставлении графика приема документов из учреждений. Комплек­тование государственного архива документами данного фондообразователя осуществляется в несколько этапов:

- сначала на заседании ЭПК госархива утверждается опись дел постоянного хранения, которые должны быть переданы в архив (этот экземпляр описи остается в государственном архиве);

- затем в ведомственный архив выезжает сотрудник государствен­ного архива для проверки физического и санитарно-гигиеничес­кого состояния дел, оформления дел и т.д.;

- наконец, на последнем этапе, в соответствии с описями поединично передаются дела на постоянное хранение. В особо цен­ных делах проверяется количество листов. Если количество дел в описи больше количества реально передаваемых дел, в описи де­лается новая итоговая запись, а ведомственный архив составляет справку о причинах отсутствия дел.

Основным документом, на основании которого производится прием документов на хранение, является акт приема-передачи документов на хранение. В акте указывается учреждение, передаю­щее документы, и архив, в который они поступают, причина пе­редачи (истечение сроков ведомственного хранения или ликвида­ция учреждения), а также реальное количество передаваемых ко­пий, количество особо ценных дел и др. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями государственного и ведомственного архивов.

Вместе с документами передаются еще два экземпляра описи (в дополнение к экземпляру, оставшемуся в архиве после утверж­дения описи на ЭПК государственного архива). Один экземпляр описи остается в ведомственном архиве. На трех экземплярах опи­си, переданных в государственный архив, делается отметка о пе­редаче документов. Всего составляется четыре

 

 

- 9 -

экземпляра описи. Прием документов от источников комплектования не государственной части Архивного фонда РФ имеет свою специфику. Как показывает опыт, сохранность документов у этих фондообразователей оставляет желать лучшего, поэтому рекомендуется принимать документы через пять лет после окончания их делоп­роизводства. Собственники документов могут передавать свои до­кументы в собственность государства на хранение в учреждения Федеральной архивной службы России, государственные музеи и библиотеки. При этом передача права собственности на доку­менты оформляется соглашением (договором) с архивным уч­реждением.

В случае необходимости условия хранения и использования документов могут включать ограничения права доступа и использования документов, содержащих тайну личной жизни, коммерческую тайну, являющихся объектом авторского права и др.

Документы личного происхождения также могут поступать государственный архив по договору дарения, по завещанию, решению суда или нотариальных органов о признании документов бесхозными, по договору купли-продажи.

На временное хранение (депонент) документы личного происхождения передаются на основании личного заявления владельца.

При приеме документов также составляется акт приема передачи, к которому прилагается сдаточная опись.

Особо важное значение имеет договор между архивом и владельцем, поскольку на его основе документы передаются в государственную собственность. Поэтому следует детально обсудить с владельцем каждый его пункт.

В современных условиях архивисту зачастую необходимо пользовать методы «активного комплектования»:

- проведение бесед с фондообразователями о важности сохране­ния их документов;

- выявление потенциальных источников комплектования в органах регистрации юридических лиц, а также на основе изучения! хроники общественно-политической жизни;

- анкетирование, интервьюирование лидеров и членов партий и движений, запись митингов и других событий общественно-политической жизни, запись устных воспоминаний;

- сбор воспоминаний, составление хроники событий;

- сбор документов, отражающих общественное мнение, участие; во встречах, «круглых столах» с фондообразователями.

Основой работы по «активному комплектованию» является вы­сокий профессионализм, компетентность, вежливость и актив­ная жизненная позиция архивиста.

 

- 10 -