Вопрос 26. Управление библиографической деятельностью библиотеки.
Планирование библиографической работы (перспективное и оперативное). Нормирование библиографической работы, методика планирования с учетом норм времени. Учет библиографической работы и отчетность (формы учета библиографической деятельности).
Планирование является ведущей функцией управления в социальных системах. В основе планирования библиографической работы, как и работы библиотеки в целом, лежат общие принципы планирования: научная обоснованность, директивность. Нельзя забывать также о главенствующей роли планирования в управлении библиографическими процессами, особенно в условиях организационно расчлененной библиографической службы библиотек, когда библиографические процессы выполняются разными отделами библиотеки.
Различают два вида планирования - перспективное и оперативное (текущее). Перспективный план, разрабатываемый чаще всего на пять лет, носит прогностический характер и отражает тенденции развития библиографической деятельности библиотеки.
Годовой план библиотеки состоит из: текстовой части, в которой излагаются основные задачи библиотеки на очередной год; перечня видов работ всех подразделений с цифровыми показателями по соответствующим разделам; объяснительной записки к плану. План библиографической работы является структурным разделом общего годового плана библиотеки.К контрольным показателям рекомендуется относить число читателей библиографического отдела, число посещений, количество книговыдач, библиографических справок, количество абонентов системы информирования,информационных мероприятий, составленных библиографических пособий и т.д.Набор показателей, подлежащих включению в годовой план, определяется с учетом типа библиотек. Однако при любом решении вопроса библиографическому подразделению крупной библиотеки в своем годовом плане целесообразно отражать все направления библиографической деятельности с детальным раскрытием их содержания. К этим направлениям относятся:
• формирование СБА (комплектование фонда справочных и библиографических изданий, пополнение каталогов и картотек, их редактирование, ввод БЗ в БД и т.д.);
• библиографическое информирование;
• СБО;
• составление библиографических пособий и их использование в работе с читателями;
• работа по библиотечно-библиографическому обучению читателей;
• методическая помощь библиотекам по вопросам библиографической работы;
• участие в научно-исследовательской работе библиотеки;
•повышение квалификации работников библиографического подразделения.
Нормирование библиографических процессов.
Роль годового плана как главного средства управления намного повышается благодаря использованию в планировании норм времени на выполнение библиографических процессов. Они позволяют достаточно точно определить объемы работ и рассчитать трудовые затраты на всю совокупность библиографических процессов, обосновать учет и отчетность, сравнить нагрузку исполнителей, оценить деятельность подразделений библиотеки и их сотрудников по сходным показателям, определить коэффициент трудового участия.
В 1997г. были выпущены «Межотраслевые нормы времени на работы, выполняемые в библиотеках» (М, 1997), утвержденные Центральным бюро нормативов по труду Министерства труда и социального развития Российской Федерации. Они отличаются полным набором процессов и операций, относящихся.в частности, к библиографической деятельности.
В свое время были изданы нормы времени, адресованные соответствующим типам библиотек.Одним из требований к планированию не основе норм является четкое формулирование названий процессов и правильное определение единиц их измерения и учета.
Методика планирования библиографической работы с использованием норм времени.
Разработка плана начинается обычно с изучения задач библиографической работы на предстоящий год. Предпосылкой для всех этапов планирования служит надежная информационная база, включающая знание об окружении библиотеки, ее пользователях и даже о ее конкурентах.
Анализируются итоги прошлого года и основные (предварительные) показатели, характеризующие выполнение плана текущего года, востребованность продуктов и услуг (как правило, план на следующий год составляется за 2 месяца до окончания текущего года). Необходимо не только обратить внимание на количественные показатели, но и выявить положительные моменты, учесть недостатки в работе и вызвавшие их причины, сделать правильные выводы.
Проект годового плана обсуждается на производственном совещании сотрудников библиографического подразделения и утверждается руководством библиотеки.
Помимо годового и квартальных планов в библиографическом подразделении практикуется составление специальных (целевых) планов на отдельные виды работ -проведение конкретного научного исследования, составление ретроспективного библиографического пособия и т.д.
Учет библиографической работы библиотек и отчетность.Планирование библиографической работы не только способствует совершенствованию организации труда, но и позволяет наладить систематический контроль за всеми процессами, учет и отчетность. Учет в сочетании с контролем выступает в качестве важной функции управления библиографической деятельностью. В конечном итоге учет и контроль - это средство целенаправленного воздействия на коллектив сотрудников, участвующих в реализации плана.
Формы учета библиографической работы.
Текущая работа библиографов учитывается в индивидуальных дневниках, а также в едином журнале библиографического подразделения, где учет ведется по основным разделам, обозначенном в плане. Весьма важным в организации учета является правильное определение, как самих процессов, так и единиц учета. Единицами учета являются заявленная абонентами тема и оповещение о каждом документе. Такой первичный учет позволяет ежемесячно подводит итоги работы по процессам, подсчитывать время, затраченное на выполнение всех процессов, а также составлять индивидуальные отчеты каждый квартал.
Особенности учета справочно-библиографической работы.
Учет в этой области имеет специфические особенности. Его целесообразно вести по единой форме не только в библиографическом подразделении, но и в других отделах, занимающихся справочно-библиографическим обслуживанием. Ведение унифицированного. Единообразного учета способствует правильному и обоснованному планированию работы, изучению потока запросов, совершенствованию справочно-библиографического аппарата, повышению квалификации работников.
К объектам учета относятся разовые библиографические и фактографические запросы и ответы на них, выполненные в форме справок и консультаций (включая отказы), а также запросы, перенаправленные в другие библиотеки или службы информации. Учетной единицей является запрос и ответ на него - устная или письменная справка, содержащая сведения о документах по определенной теме, или об одной уточненной библиографической записи, или о местонахождении конкретного документа, или о выявленном факте. Соответственно учет выполненных запросов производится путем суммирования всех справок, зарегистрированных в учетных формах, принятых в библиотеке.
Книга учета и бланки запросов являются важными первичными учетными документами; на их основе анализируют состояние справочно-библиографического обслуживания и составляют отчет.Важнейшей частью управления является контроль за выполнением плановых заданий, а также проверка выполнения предписаний технологических и должностных инструкций, соблюдения стандартов, норм времени на библиографические процессы.
Контроль выступает в качестве важнейшей функции управления библиографической деятельностью библиотек. Контроль за выполнением основных библиографических процессов возлагается на заведующего библиографическим отделом, а в ЦБС, не имеющих библиографического отдела, - на работника отдела методической и библиографической работы, или другого подразделения, в который входит библиографический сектор.
Отчет о выполнении планов библиографической работы.
Итоги выполнения квартальных и годовых отчетах, являющихся завершающим звеном учета, контроля и отчетности библиографического подразделения. Составляются отчеты на основе ежеквартальных отчетов библиографов, дневников и книги учета справочно-библиографической работы и библиографического информирования.
Форма и структура отчета должны соответствовать форме и структуре плана.
В отчетах библиографическая деятельность представлена показателями, характеризующими библиографическое обслуживание: количество выполненных справок, количество индивидуальных и групповых абонентов информационного обслуживания.
Вопрос 37