Электронные архивы документов

Основной целью создания электронных архивов является структурирование имеющихся в компании документов, организация их хранения в электронном виде и поиск в электронной информационной базе, формирование подборок по нужным критериям. В качестве объектов хранения могут выступать любые документы: финансовые, управленческие, видео– и аудиоданные.

Одна из важнейших функций электронного архива – обеспечение сохранности документов. Она реализуется посредством контроля за несанкционированным удалением или редактированием документов. Проще говоря, доступ к архиву или отдельным его частям имеют только те сотрудники компании и в том объеме, в каком им это позволено. В некоторых архивах есть возможность вести протокол работы клиентов, поэтому всегда можно отследить, кто, когда и чем интересовался.

Использование электронных архивов позволяет сократить время на поиск информации в разы, упорядочить огромные массивы данных, практически исключает возможность утраты или порчи бумаг.

В процессе электронизации бумажные документы сканируются на специализированном оборудовании, позволяющем делать это в промышленном масштабе. Получаются образы документов, попросту говоря, их фотографии. Далее они индексируются по полям (дата создания, версия, автор, тип документа и т.п.). Это делается для занесения реквизитов в специальные карточки документов (типа библиотечных), по которым в дальнейшем можно отыскать сам документ. Кроме того, отсканированные документы можно с помощью специальной программы перевести из картинки в обычный текст, что в дальнейшем дает возможность вести полнотекстовый поиск. Когда все эти процедуры проделаны, информация систематизируется и разносится по папкам.

Электронные архивы применяются в учреждениях, где требуется хранить большое количество документов в структурированном порядке, производить их поиск, отслеживать изменения. К таким учреждениям относятся архивы, аналитические службы, информагентства, ситуационные центры, силовые ведомства, промышленные предприятия и т.д.

Российский рынок электронных архивов документов представлен системами "Электронный архив ЕВФРАТ" (Cognitive Technologies, Россия), Effect Office ("Гарант Интернэшнл", Россия), "1С: Архив" ("1С").