Важнейшие термины в сфере электронного документооборота.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98);комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа ("Википедия").
Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения (ГОСТ Р 51141-98).
Система управления документами (records system): информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007).
Управление документами (records management): совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007).
Электронный документооборот (ЭДО)–
(i) документооборот, организованный с использованием системы электронного документооборота, при котором основная масса документов организации (предприятия) используется в электронном виде и хранится централизованно (экспертное определение [12]);
(ii) единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции "безбумажного делопроизводства" ("Википедия").
Документ на машинном носителе –документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной (ГОСТ Р 51141-98), пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.
Электронный документ –
(i) "документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах" (Федеральный закон [13]);
(ii) "документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме" (Федеральный закон [14]) ;
(iii) это любая текстовая, звуковая, графическая и другая неструктурированная информация, созданная с помощью средств компьютерной обработки информации, и сохранённая на машинном носителе.
Электронный документ в системе электронного документооборота состоит из текста (содержимого электронного документа) и карточки – формы, содержащей набор атрибутов, описывающих документ (наименование документа, автор, дата создания, корреспондент и т.д.).
Электронный документ может быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) (экспертное определение 12);
(iv) документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата ("Википедия").
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) –
(i) "электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию" (Федеральный закон [15]).
(ii) "реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе" (Федеральный закон 14); аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов ("Википедия");
(iii) реквизит электронного документа, предназначенный для удостоверения источника данных и защиты электронного документа от подделки(экспертное определение 12);
Системы электронного документооборота, СЭД (системы автоматизации документооборота) –
(i) "организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации" ("Википедия", март 2010 г.);
(ii) "автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие в слабоформализованной форме инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению" ("Википедия", ноябрь 2010 г.);
(iii) это система автоматизации работы с информационными документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками. При этом под документами в первую очередь подразумеваются неструктурированные электронные документы (файлы Word, Excel и пр.). Как правило, СЭД включает в себя электронный архив документов и систему автоматизации деловых процессов и поддержку функциональности делопроизводства.
В западной терминологии для подобных систем используются термины EDMS, ECM System [16] (экспертное определение 12).
Бизнес-процесс –
Совокупность нескольких связанных между собой процедур либо функций, которые совместно реализуют некоторую задачу бизнеса или политическую цель /обычно в контексте организационной структуры, описывающей функциональные роли и отношения/ (экспертное определение 12).
N.B. Здесь существенно отметить, что терминология и содержание сферы "системы электронного документооборота" «сегодня», как и «вчера», находятся в стадии перманентного, практически ежедневного, развития и уточнения – как и любой современной стремительно развивающейся сферы инновационной деятельности. И в этом нет ничего удивительного. Важно, что это развитие только благоприятствует интенсивному повышению качества государственного управления…
Основные принципы электронного документооборота ("Википедия")
· Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.
· Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
· Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
· Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
· Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
· Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.
Ключевые требования к системам электронного документооборота [17]
Система электронного документооборота (СЭД) должна поддерживать полный традиционный жизненный цикл обработки и хода исполнения документа: от подготовки или поступления в организацию/предприятие, регистрации, передачи на исполнение, согласования, утверждения, отправки, в том числе с использованием электронной почты и электронно-цифровой подписи, – до передачи документа на архивное хранение с дальнейшим выделением его к уничтожению.
Полнофункциональная СЭД в обязательном порядке должна обеспечивать автоматизацию практически всех технологических процессов обработки документов, обращающихся в организации/предприятии – среди них:
- регистрация, учетиконтроль входящих, исходящих, внутренних документов, обращений граждан, организационно-распорядительных документов;
§ подготовка и согласование проектов документов;
§ учет и обработка документов, находящихся на архивном хранении;
§ применение электронно-цифровой подписи (ЭЦП);
§ разделение доступа к документам;
§ инструментарий резервногосохранения и восстановления информации.
Кроме этого комплексные СЭД, как правило, должны включать следующие функции:
§ возможность массового трансферта бумажных документов в электронный вид, использование поточного сканирования, распознавания и привязки документов;
§ индексирование и релевантный поиск по контексту с учетом морфологии языка;
§ обмен электронными документами между территориально распределенными подразделениями;
§ учет и хранение электронных документов;
§ интеграцию с технико-программными средствами защиты информации, программным обеспечением удостоверяющих центров, систем электронной почты;
§ информационный обмен с системой межведомственного документооборота;
§ информационное взаимодействие с сайтами организаций/предприятий для обеспечения автоматической обработки обращений граждан;
§ программный инструментарий для функционального расширения СЭД, увеличения объемов хранения и обработки данных;
§ наличие развитого и интуитивно понятного программного интерфейса.
В порядке исторического отступления – о рождении термина СЭД [18]
Несмотря на то, что Системы электронного документооборота (СЭД) относятся к старейшему сегменту программного обеспечения (ПО), сегодня ситуацию здесь можно охарактеризовать словом "формирующаяся". Массовое применение вычислительной техники началось в нашей стране примерно двадцать лет назад с приходом персональных компьютеров, именно тогда и появилось понятие "электронный документ". Чуть позже в борьбе за право обозначать отрасль ПО управления документами вступило слово "документооборот". Точнее, оно оборонялось от других терминов, в том числе зарубежных (сначала workflow, потом – Enterprise Content Management, ECM). И, тем не менее, именно аббревиатура СЭД еще в середине заканчивающегося десятилетия утвердилась в качестве практически официального названия отрасли (хотя были у нее и конкуренты – СДО, САД, СУД...). Вместе с тем парадокс заключается и в том, что как раз "электронный документооборот" на самом деле не вполне адекватно отражает положение дел с реальным использованием СЭД даже сейчас и скорее отражает наше идеальное представление о том, что мы хотим получить от таких систем – поскольку о полной замене бумажного документооборота электронным мы можем пока только мечтать.
Проблема заключается еще и в том, что, сколь-нибудь четкого, общепризнанного определения понятия СЭД просто не существует (сравните два его определения в Википедии – март 2010 г. и ноябрь 2010 г., раздел "Важнейшие термины…" пособия).
Оценивая ситуацию в области СЭД, нужно отметить, что, по сути, только сейчас закончился этап автоматизации бумажного документооборота (электронный учет бумажных документов), и мы начинаем поворачиваться в сторону создания полноценных систем электронного документооборота.
За последние 15 лет российские СЭД-решения прошли путь от переноса в электронную форму регистрационно-учетных журналов до создания систем "сквозного документооборота" в масштабах крупных холдингов. Такие системы "научились" согласовывать документы в электронном виде, хранить образы, использовать ЭЦП, коллективно работать над проектами документов, контролировать поручения, реально ускорять информационные потоки в организации. СЭД стали средством поддержки не только сотрудников канцелярии, а значительной части управленческого персонала.
Сегодня во многом различие между нашей СЭД и "их" ECM определяется достаточно просто: СЭД подразумевает автоматизацию системы управления организацией (чаще всего на уровне аппарата канцелярии при руководстве), а ECM – автоматизацию деятельности предприятия в целом.
Концепция ЕСМ – Enterprise Content Management (управление корпоративным содержимым) [19]
Начиная с 2001 г. всё большую популярность стала набирать концепция "управление корпоративным содержимым (Enterprise Content Management – ECM)", а не управление электронным документооборотом. Термин ЕСМ появился с легкой руки торговой ассоциации AIIM International и накрывает собой все системы управления корпоративной информацией.
С точки зрения отраслевых аналитиков, концепция ЕСМ предлагает много бизнес-преимуществ. ECM-система, интегрирующая все контентно– и процессно-ориентированные технологии внутри предприятия/организации, обеспечивает общую инфраструктуру для управления его документооборотом, минимизирующую необходимость развертывания и поддержки множества технологий для реализации различных бизнес-функций. Суть данного подхода состоит в том, что корпоративное содержимое не должно принадлежать только одному приложению или системе. Оно должно быть доступно для множества приложений и свободно распространяться между ними. Важным свойством ECM-инфраструктуры является ее независимость от единственного универсального хранилища содержимого. В ECM-инфраструктуре интегрируется множество специализированных (или унаследованных) репозитариев[20] данных, включая, в том числе, хранилища электронных документов об изделиях, электронную почту, хранилища Web-содержимого, файловые системы и даже СУБД. Таким образом, ECM-инфраструктура обеспечивает общий слой интеграции (или виртуализации) для каждого репозитария данных (позволяя делать запросы к ним откуда угодно по всему предприятию), тем самым минимизируя необходимость интеграции систем управления электронными документами и систем управления содержимым от множества вендоров[21]. Кроме того, с помощью ЕСМ-инфраструктуры реализуются такие сервисы управления корпоративным содержимым, как персонализация, контроль доступа, управление полномочиями пользователей и др.
Следует отметить, что ECM существует до настоящего времени лишь как концепт, и ECM-инфраструктура сегодня в большой степени представляет собой только взгляд на перспективы развития рынка СЭД.
Сегодня СЭД – это информационная система конкретного предприятия, помогающая структурировать и автоматизировать работу с информацией (и документацией) в широком понимании, включая используемое программное обеспечение, методологии, регламенты работы, стандарты предприятия и т.д. ECM – это концепция, точка зрения на структуру предметной области работы с информацией. В российской практике СЭД, как правило, автоматизируют лишь часть задач ECM, обычно это управление документами и их хранение, управление потоками работ. Но в то же время ряд организаций автоматизируют с помощью СЭД и нетипичные для ECM задачи, находящиеся на стыке “интересов” других классов систем (ERP, CRM и пр.), такие как работа со счетами, с контрагентами, с кадрами и т.д.[22]
Системы электронного документооборота (СЭД): классификация [23]
Сегодня СЭД не просто приложения, предназначенные для перевода бумажных документов в электронный формат, и даже не средства автоматизации делопроизводства, а полноценный инструмент управления бизнес-процессами. При всем многообразии решений этого класса, интенсивным развитием рынка СЭД существует несколько подходов к их классификации.
Все системы электронного документооборота (СЭД), представленное на мировом рынке, можно с достаточной степенью условности разделить на две базовые группы: универсальные системы и приложения для автоматизации отдельных бизнес-функций предприятия/организации.
Универсальные системы не привязаны к отдельным процессам, а предлагаются, как правило, в качестве базового пакета, который предприятие/организация настраивает, или, вернее, подстраивает под свои специфические нужды.
На мировом рынке господствует тенденция к лидерству комплексных универсальных систем, в то время как для российского рынка характерен высокий спрос на продукты, автоматизирующие отдельные функции или процессы с последующей интеграцией их в структуру информационной сети.
Эксперты компании "РБК Консалтинг" предлагают классификацию СЭД в зависимости от специфических задач, определенной "ниши", занимаемой в рамках общей системы документооборота:
n системы WorkFlow,
n системы делопроизводства,
n электронные архивы документов,
n системы коллективной обработки документов и
n комплексные системы управления документами.
§ Термин WorkFlow характеризует системы, направленные на автоматизацию большого числа бизнес-процессов компании, при этом удельный вес каждого из них невелик. WorkFlow позволяет работать с такими бизнес-процессами, контент которых подвергается постоянным изменениям и дополнениям. Важной особенностью является возможность работы с неструктурированными данными.
§ Системы делопроизводства – это автоматизированные системы построения и контроля за выполнением потоков документов в соответствии с представлением заданной логики делопроизводства в программном обеспечении. То есть речь идет о создании документов в потоковом режиме с возможностью слабой или жесткой маршрутизации и отслеживанием жизненного цикла каждого документа.
§ Электронные архивы представляют собой интегрированные в информационную систему предприятия систематизированные каталоги корпоративных документов. Перевод бумажных версий в электронные осуществляется посредством разных методов, в том числе, методов поточного сканирования. Электронные архивы состоят непосредственно из хранилища документов, программного обеспечения, обеспечивающего взаимодействие архива с элементами информационной системы: серверами, приложениями (модульная система), а также верхней надстройки – программного обеспечения, управляющего хранилищем и модульной системой ввода-вывода.
§ Системы коллективной обработки документов предполагают поддержку совместной работы с документом, включая разработку маршрутов движения документа и описание сценария движения, определения круга лиц, причастных к работе с документом, установку уровня их прав и полномочий.
§ Комплексные системы синтезируют функции отдельных приложений и подсистем и подразумевают комплексную автоматизацию бизнес-процессов предприятия.
Эксперты компании "International Data Corporation" (IDC) выделяют в секторе СЭД:
n системы, ориентированные на автоматизацию бизнес-процессов (business process EDM – Electronic Document Management),
n корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM),
n системы управления контентом (Content Management Systems),
n cистемы управления информацией (Information Management Systems),
n системы управления изображениями/образами (Imaging Systems) и
n системы управления потоками работ (WorkFlow Management Systems).
§ СЭД, ориентированные на автоматизацию бизнес-процессов (business process EDM), используются для специфических вертикальных и горизонтальных приложений. EDM-системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым.
§ Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM) обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных СЭД аналогичны функциям СЭД, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, решения этого класса не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются, как общекорпоративные технологии.
§ Системы управления контентом (Content Management Systems) обеспечивают создание, доступ и управление контентом, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции). Доступность информации не в виде документов, а в виде объектов меньшего размера облегчает процесс обмена информацией между приложениями.
§ Системы управления информацией (Information Management Systems) или порталы обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet/extranet. С их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. С помощью порталов обеспечивается доступ через стандартный Web-навигатор к ряду приложений электронной коммерции (обычно, через интерфейс ERP-системы).
§ Системы управления изображениями/образами (Imaging Systems) осуществляют конвертацию отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму (обычно, в формате TIFF). Данная технология лежит в основе перевода в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов. В число базовых функций стандартной системы обработки изображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей по поиску изображений и др.
§ Системы управления потоками работ (WorkFlow Management Systems) предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов.
И, в завершение раздела, необходимо еще раз отметить, что национальное слово "документооборот" невозможно однозначно свести к одному из общеупотребимых англоязычных ИТ-терминов. Конечно, есть строгое определение, предлагаемое ГОСТом (ГОСТ Р 51141-98), но на практике задача, как правило, ставится максимально широко – автоматизация всех аспектов деятельности организации, связанных с обработкой и "жизнью" документов. Наиболее полно такому подходу все же соответствует современная концепция Enterprise Content Management.