Современные офисные пакеты. Пакет MS Office.

Деятельность любой организации или даже одного человека, можно классифицировать по трем направлениям:

Ø Подготовка и оформление текстовой документации

Ø Составление и обработка таблиц и ведомостей

Ø Сбор и обработка данных.

Следует отметить, что зачастую в одной и той же организации выполняются все эти работы, где-то отдельно, где-то комплексно. А это значит, что все компоненты интегрированного пакета как раз и предназначены для осуществления офисной работы (Office – служба, должность).

Современные офисные пакеты, как правило, связаны с офисной деятельностью людей, которая включает:

· делопроизводство,

· управление и контроль,

· создание отчетов

· и работу с информацией – ввод, поиск, обновление, обмен между офисами.

F Офисная деятельность, ориентированная на использование компьютерных офисных пакетов, называется офисной технологией.

Современные офисные пакеты содержат:

q Текстовый процессор,

q Табличный процессор,

q СУБД,

q Органайзер (планировщик)

q Средства поддержки электронной почты

q Программы создания презентаций

q Графический редактор.

Компоненты интегрированных офисных систем могут работать самостоятельно, а благодаря унифицированному интерфейсу легко осваиваются.

Наиболее популярными являются следующие офисные пакеты:

1. Microsoft Office Professional (и другие версии)

2. Borland Office

3. Lotus SmartSuit

4. Microsoft Works (текстовый процессор, электронная таблица, СУБД)

5. "Русский офис" (Лексикон, система машинного перевода с русского на английский и наоборот, система ведения личных финансов, база нормативных документов).

В состав пакета Microsoft Office обязательно входят:

Ø MS WORD – текстовый процессор,

Ø MS EXCEL – табличный процессор,

Ø MS ACCESS – СУБД,

Ø POWER POINT – система для создания презентаций,

Ø Photo Editor – графический редактор,

Ø OUTLOOK – система для посылки (приема) сообщений, расписания встреч и т. д.

Отличительной особенностью интегрированного пакета Microsoft Office является:

1. Однотипный интерфейс - общие команды меню, стандартные пиктограммы одних и тех же функций, стандартная работа с диалоговыми окнами,

2. Общий сервис для программ (словарь, средства проверки правописания, построитель диаграмм),

3. Легкость обмена и ссылок на объекты (метод динамического обмена данными – DDE через буфер обмена, метод переноса объектов – "drag and drop", метод связывания и внедрения объектов - OLE (Object Linking and Embedding)).

4. Возможность создания документов, интегрирующих в себе данные, созданные разными программами пакета и даже отдельных приложений, например, мультимедиа-приложениями. Интеграция, т. е. связывание различного рода документов, созданных разными приложениями, осуществляется с помощью гиперссылок.

5. Возможность наглядного представления документа, который получиться в результате в виде твердой копии на принтере, так называемая технология WYSIWYG (What You See Is What You Get) - "Что Вы видите, то Вы и получаете".

6. Дополнительные возможности: для создания собственного интерфейса для офисных приложений используется универсальный язык Visual Basic for Applications (VBA — Visual Basic для приложений)

Контрольные вопросы:

1. Что понимается под офисной деятельностью?

2. Какие программы включаются в офисный пакет?

3. Какими свойствами обладает пакет MS Office?

4. Можно ли создавать интегрированные документы в рамках пакета MS Office?

6.5. Прикладные системы подготовки текстов

Системы подготовки текстов можно разделить на следующие:

Ø Редакторы текстов

Ø Редакторы документов

Ø Редакторы научных текстов

Ø Издательские системы.

Программное обеспечение для ввода, редактирования, хранения и печати текстов называется текстовым редактором или текстовым процессором.

Несмотря на то, что эти термины употребляют как синонимы, различие существует.

Редактор текста (Text Editor) – это программа для строчного ввода текста и редактирования достаточно простых текстов (служебных документов или программ). Эти редакторы обладают минимальными возможностями.

Текстовый процессор (Word Processor) служит для подготовки текстов достаточно сложной структуры. Диапазон возможностей текстового процессора значительно шире.

Как правило, текстовые редакторы создают тексты в ASCII-коде. Такие тексты имеют всего лишь два служебных символа: "конец строки" и "конец файла", в отличие от закодированных текстов, созданных процессорами.

Основные характеристики текстовых процессоров

1. Автоматический переход на другую строку, перенос слов.

2. Выравнивание текста.

3. Разбиение текста на страницы.

4. Изменение параметров страницы.

5. Проверка лексики.

6. Предварительный просмотр.

7. Включение иллюстраций и т. д.

Наиболее популярным и широко применяемым в различных областях является текстовый процессор MS Word из офисного пакета MS Office, поэтому в данном курсе будут рассмотрены основные понятия и функции MS Word.