Правила проставления отметок согласования на документах.

Проставление отметок согласование может производиться как внутри учреждения, так и вне его. Внутри согласование оформляется визой. При визировании документов кроме подписи указывают ее расшифровку и дату. При необходимости указывают должность визирующего.

На внутренних документах визы ставятся в левом углу документа или обороте.

Внешнее согласование обычно оформляется грифом согласования. Слово «согласованно», наименование должности лица, личная подпись, расшифрованная дата, прописными буквами СОГЛАСОВАННО.

Если согласование производится коллективным органом:

Согласованно:

Протокол заседания профкома

03.10.2012 №10

После визирования документы подписываются.

 

 

35.Правила утверждения и заверения документов.

Утверждение – особый способ удостоверения документа после его подписания.

Реквизит «гриф утверждения» состоит из следующих элементов: слова «Утверждаю»; должности лица, удостоверяющего документ; его личной подписи; расшифровки; даты.

УТВЕРЖДАЮ

Министерство с/х и продовольствия

Республики Беларусь

подпись И.О.Ф.

дата

Располагается «гриф утверждения» в правом верхнем углу листа документа перед текстом.

При утверждении документа каким-либо распорядительным документом «гриф утверждения» состоит из слова «Утверждено», наименование документа в именительном падеже, даты и индекса документа.

Например:

Утверждено

Приказ министерства

образования РБ

03.11.97 №9

На документах, связанных с расходами материальных и денежных средств, а также в случае, предусмотренными правовыми актами, подпись заверяется гербовой печатью. В негосударственных организациях – печатью организации.

Оттиск печати проставляют таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и личной подписи.

Оттиск проставляемой печати и личная подпись должны быть хорошо читаемы.

Пример:

В организации могут использоваться простые печати. Они воспроизводят наименование соответствующего учреждения или его структурного подразделения.

Право иметь и пользовать печатью фиксируется в положении о структурном подразделении.

Ответственность за хранение и правильное использование печати несут их руководители. Место хранения печати определяется руководством организации. Документы, оформленные на бланке и подписанные, печати не требуют.

Перечень документов, на которых проставляется печать, следует включать в инструкцию по документированному обеспечению управления организации.

Простые печати также могут проставляться на копиях в документах, направленных в другие организации.